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最も重要な仕事のスキル、ビジネス・コミュニケーション(1)

コンサルタントが世界一やさしく教えるビジネス思考(19)
太期 健三郎 だいごけんざぶろう
ワークデザイン研究所 代表

ビジネス・コミュニケーションスキルは、仕事をしていく上で最も重要なスキルの一つです。仕事における問題のほとんどは、コミュニケーションの行き違いにより発生します。コミュニケーションスキルを高めれば、仕事の問題発生を防いだり、仕事の生産性を飛躍的に上げたりすることができます。そして、このスキルはちょっとしたコツと意識で高めることができるのです。

■ビジネスにおける「問題発生」原因のほとんどはコミュニケーション

ビジネスでは、さまざまな場面でコミュニケーションスキルが求められます。打ち合わせ、商談、報告・連絡・相談、メールや文書作成、プレゼンテーション、交渉……など。

そして、仕事における多くの問題は、コミュニケーションが原因で発生します。あなたが最近遭遇した問題を思い返してみてください。伝えたつもりが伝わっていない、誤って伝わった、対人関係でストレスを感じた、トラブルやクレームが発生した、無駄なやり直しなど余計な手間が発生した……などなど。そのほとんどが、コミュニケーションの行き違いによって起こったと思いませんか?

コミュニケーションスキルを高めれば、これらの問題発生を防ぐことができますし、あなたの仕事の生産性を飛躍的に高めることもできるのです。

コミュニケーションスキルは、問題解決力と並んで、仕事力を高める最も重要なスキルです。いえ、ビジネスだけでなく、生きていく上で最も大切なスキルと言えるでしょう。

問題解決力については、当コラムバックナンバーの3回、4回をぜひご覧ください。



■そもそもコミュニケーションとは?

日常でもよく使われる言葉ですが、そもそもコミュニケーションとは何でしょう?辞書を引けば、「人間がお互いに意思、感情、思考を伝え合うこと。文字、絵、声、表情、身ぶりなどによって行う」というような説明が記されています。キーワードは「お互いに」「伝え合う」です。一方的に伝えることはコミュニケーションではありません。コミュニケーションは情報のキャッチボールなのです。

[図表]コミュニケーションはキャッチボール

Why 伝える目的は何か?
  ・報告なのか? 連絡なのか? 相談なのか?
  ・提案なのか? 説明なのか? 謝罪なのか? など
What 伝える内容は何か?
  ・伝えたい内容を一言で言えば何か?
  ・事実なのか? 意見なのか? 推測なのか?
How どのように伝えるのか?
  ・伝える手段(対面、電話、メールなど)

・伝えるタイミング/場所、・伝え方(話し方、言葉の選び方)など

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『成果を上げる人の仕事の戦略』(太期健三郎著 アイ・イーシー)を元に作成

■ビジネス・コミュニケーションを考える三つの視点

どのような状況でのコミュニケーションでも、「Why」、「What」、「How」の三つの視点を意識しましょう。「Why」は伝える目的、「What」は伝える内容、「How」は伝える方法です。

例えば、あなたが仕事の進め方について上司に相談するとしましょう。相談という「目的(Why)」は明確で、「伝える内容(What)」も整理されている。しかし、「伝え方(How)」が適切でなくて、「なぜ、このタイミングで相談するんだっ!?」「メールじゃなくて対面で相談することだろう!」ということは往々にしてあります。

Why、What、Howをチェックリストとして、常に三つの視点を意識しながらコミュニケーションを行うように習慣化すると良いでしょう。

■ロジカル・コミュニケーションとハートフル・コミュニケーション

「heartful」という形容詞は英語にはなく、「心のこもった」とか「心暖かく」という意味で使われる和製英語です。ビジネス・コミュニケーションと言うと、ロジカル(=論理的)であることに重きを置いて考えてしまいがちですが、それと同じくらい、ハートフルであることは大切です。

内容は論理的(ロジカル)で正しいことでも、伝え方によっては「そんな言い方はないだろう!」と受け手が思ってしまう場合があります。



コミュニケーションは感情を持つ人間同士がやり取りするものです。そして、ただ相手に伝えれば良いというものではありません。多くの場合、コミュニケーションは相手に何らかの行動をうながすために行われます。

「伝える」自分のことを考えるだけでなく、相手=受け手が「どのように受け止めるのか」を考えて行いたいものです。

次回は「ビジネス・コミュニケーション(2)」として、コミュニケーション手段の使い分け(Face to Face、電話、メールなど)や、コミュニケーションスキルを高めるヒント、などを説明します。どうぞご期待ください。

(今回のコラムは、以下の書籍を参考にしました)
『成果を上げる人の仕事の戦略』(太期健三郎著 アイ・イーシー)
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