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⑪トヨタの自工程完結をオフィスで使いこなすポイント(6)

ここまで、
 「目的・ゴール」
 「最終的なアウトプットイメージ」
  をはっきりさせた後、
 「プロセス/手順」を洗い出し、
 
そのプロセスごとに
 「判断基準」と「必要なもの」を明確にする。
そして、
各プロセスで
 「これで良し」と自信を持って仕事を進め、
 アウトプットにつなげていく。
これらを、
 自工程完結のポイントとして、
 トヨタの新しい仕事の進め方として紹介してきました。



そして、
その最後に加わるのが、
 仕事の結果が良かったか、
 良くなかったかを振り返り、
 良くなかった場合には、
 どこに問題があったのかを確認し、修正していくことです。


※良かった場合も
 どこが良かったのかを確認し、追加していく


また、
結果だけでなく、
 「目的・ゴール」
 「最終的なアウトプットイメージ」が良かったか、
 「プロセス/手順」や「判断基準」「必要なもの」に
 抜け・漏れや間違いがなかったかを振り返ることも重要です。


結果には
 必ず原因があります。
良い結果が出なかったとすれば、
 間違いなく、どこかの進め方に問題があったのです。

それを放置したままにすれば、
 また同じ結果になってしまいます。
これでは、
 生産性も上がりませんし、
 頑張っているのに結果が出ず、
 モチベーションも上がっていきません。


そのためにも、
 大事なことがあります。
それは、「プロセス/手順」「判断基準」「必要なもの」の
 どこに問題があったかを振り返り、
 改善策を書き残しておく、ということです。


例えば、
 毎週、毎月、毎期、毎年といった
 定例的な仕事をしていくとき、
 いったいどのようにして仕事を進めていったのか。

作業の(1)~(5)を書き記したものがあれば、
 次に同じ仕事をするときに活用することができます。

そうすれば仕事をするたびに、
 最初から進め方に悩むことなく、
 仕事に取りかかることができる。
スピードが速まることは言うまでもありません。
そして、
 次にも使うからこそ、
 振り返り、書き残したものをアップデートしていくのです。



単純に「マニュアル」と呼んでもいいかもしれません。
しかし、
 従来多くの会社にあるような簡単なマニュアルではありません。
そこには
 プロセスや手順は書かれているかもしれませんが、
 「判断基準」「必要なもの」は書かれていなかった。
それでは、
 すぐに使えるものにはなりません。
もっと詳細なマニュアルが必要なのです。


これがあれば、
 例えば担当者が替わったときにも、
 同じ仕事をすぐに新しい担当者に引き継いでいくことができます。

先にも書きましたが、
 
とりわけ
スタッフ部門で生産性を阻害している理由の一つには、
 知見がまったく伝承されていないことが挙げられるのです。



異動などで新しい担当者に替わったら、
 またゼロから仕事を始めなければいけない。
もし、
そこに
「プロセス/手順」も「判断基準」「必要なもの」
 もしっかり書かれたマニュアルがあったとしたら、
 どうでしょうか。

それは大いに活きてくるものになるはずです。
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