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②トヨタが新たに取り入れた考え方を

オフィスでよく見る残念な風景

 例えば、こんなことがオフィスで起きていないでしょうか。

1.「これをまとめておいてくれ」と上司に書類作りを依頼された部下。
 「はい! わかりました!」


 ところが、でき上がった書類を見て、上司はイマイチ顔。

上司「いや、これはお客さまとの打ち合わせに使うものなので、社内用語を散りばめたような書類を求めていたんじゃないんだよね……」(先に言えばよかった)
部下「やり直しですか……」(先に言ってくださいよ)

 部下は一生懸命に仕事をしていたのです。ところが、上司の評価が得られなかった。どうしてこんなことが起きてしまったのか。それは、こういうことではないでしょうか。

→ 
 何のために資料をまとめるのか、
 「目的」の共有がなかった。



 ほかにも、こんなことが起きていないでしょうか。

2.「部長との相談のために、
 このデータをまとめておいてくれないか」と上司にお願いされた部下。
 「はい! わかりました」(よし、頑張ってまとめるぞ)


 ところが、上司は不機嫌顔。

上司「いや……。こんなに細かくなくてもよかったんだけど……」(しかも上がりが遅い。もっとざっくりでよかったんだよ)
部下「そんな簡単なものでよかったんですか……」(なんだよ、もう)

 これもまた、部下は一生懸命に仕事をしていました。なのに、上司の残念そうな声が聞こえてしまった。どうしてなのか。こういうことだと思うのです。

→ 
 どんな資料をまとめるのか、
 「アウトプットイメージ」を共有できていなかった。


 例はほかにもあります。

3.「これ今日中にできるでしょ。
 やっといて!」と上司から言われた部下。
 「はい! わかりました」


 ところが、上司は夕方になってイライラ顔。

上司「まだできないの? 早くしろ。あと一時間しかないぞ」(ったく、ちゃんとやり方まで教えておけばよかった)
部下「はい、急ぎます」(最初にやり方まで確認しておけばよかった……)

 上司は任せて大丈夫だと安心していた。部下もできると思っていた。なのになぜ、こんなことが起きてしまったのか。こういうことではないでしょうか。

→ 
 どうやって資料を作るのか、
 具体的な「手順」が共有されていなかった。


 こんな例もあります。




4.「今回のイベント企画は大丈夫か。
 よろしく頼むぞ」と言う上司に、
 部下は「前回と同じ内容でいくので大丈夫だと思います」


 ところが直前になって、部下から「イベント会場が使えなくなりました」と報告があり、上司はあきれ顔。

上司「会場借用の承諾は書面にしなかったのか?」
部下「電話でお願いしただけです」

 当然、合意したことが書面になっていると思っていたのに、できていない。これでは上司はがっかりです。それは、この原則が忘れられていたからでしょう。

→ 
 それぞれの仕事で、
 どういう状態であれば大丈夫なのかが
 共有されていなかった。


もう一つ挙げてみましょう。

5.上司に対して、「こういう案でいきたいと思います」と部下。
 ところが、上がってきた書類に上司は不満顔。


上司 「AとBの情報は把握しているみたいだけど、Cの情報からも考えてるの?」
部下「あっ! Cの情報が抜けていました。すぐにやり直します……」

 出し直し、やり直しは、部下も上司も疲弊します。モチベーションも大きく下がる。どうしてこんなことが起きるのか。

→ 
 仕事に必要な情報を
 漏れなく把握できていなかった。


 こんなケースもあります。

6.「前任の残した手順のとおりに書類作りをやっておいてくれ」と言う上司に、
 部下は「はい! わかりました」


 ところが上司は怒り顔。部下は、こんな複雑なやり方でなくても、違うやり方のほうが効率的だ、とやり方を変えてしまった。

上司「こらっ! お客さまからお叱りの連絡が来たんだぞ。いつもと違う、と」(ちゃんとワケまで伝えておけばよかった)
部下「申し訳ありません」(確認しておけばよかった)

 自分なりに判断していいことと、するべきではないことがありますが、こういうことはよく起こります。だから、肝に銘じておかなければいけないことがある。要するに、こういうことではないでしょうか。


→ 
 手順やルールには、
 なぜそうするのか「ワケ」があるのに、
 勝手に判断してしまった。



基本的なことが、
実はできていない


六つの例を挙げました。
いずれも、部下は一生懸命に仕事をしていたのです。
ところが、
 
上司からは芳しい評価を得ることができなかった。
その理由を六つ掲げました。


1.何のために資料をまとめるのか、
 「目的」の共有がない。
2.どんな資料をまとめるのか、
 「アウトプットイメージ」を共有していない。
3.どうやって資料を作るのか、
 具体的な「手順」が共有できていない。
4.それぞれの仕事で、
 どういう状態であれば大丈夫なのかが共有されていない。
5.仕事に必要な情報を漏れなく把握できていない。
6.手順やルールには、
 なぜそうするのか「ワケ」があるのに、
 勝手に判断してしまう。


ご覧になって、どんな印象をお持ちになられたでしょうか。
こんなことは仕事の基本、
 自分たちの会社にはまず起こらない。
そんなふうに言えるリーダーは、
 そうそういないのではないでしょうか。


実際には、
 こういうことが
 オフィスではたくさん起きている
 現実があると思うのです。


そして、
 仕事のやり直し、
 作り直しは大きなロスをもたらしています。
生産性を大きく下げ、
 スピードを阻害します。
しかも、
 社員はやる気を削がれてしまう。
モチベーションは上がらない。


だからこそ、
 こうした状況を生み出さないために、
 絶対に必要なことがあると私は思っています。
私たちは「実は基本的なことができていない」
 という認識を持っておかなければいけないということです。

そこでスタートさせたのが、
 仕事の質を向上させるために、
 トヨタが新たに取り入れた考え方でした。
この取り組みは、
 工場の現場から始まり、
 現在ではスタッフ部門まで全社で進めています。

管理者になる前も、
 管理者になってからも、
 私がずっと感じていたのは、
 一生懸命やっているのに、
 結果で文句を言われてしまう理不尽さが、
 会社ではあまりに多いということでした。


だから、
 それを起こさせないための取り組み、
 と言ってもいいと思います。

そして、この取り組みを、
 トヨタ社内では
 「自工程完結」という名称で呼んでいます。

どうしてこの名前なのか、
 詳しくは後に語ります。
そして海外ではそのままローマ字で
 「Ji Kotei-Kanketsu」
 もしくは略して「JKK」と呼ばれています。
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