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あなたのメールが無視され続ける12の理由

緊急のメールを送っているのに返信が遅いのは不愉快です。しかし、問題はメールを受け取った相手にあるとは限りません。あなたのメッセージの出し方に問題があるのかもしれません。

メーリングリストのより多くのメンバーにメールを開いて、内容を読んでもらい、メールの中のリンクをクリックしてもらう方法ついては、研究によって多くのことが明らかにされてきました。それに比べて個人的、もしくは仕事上のメールで同様の結果を出すことに関する情報は多くありません。

仕事で緊急の課題があったとき、影響力のある人に自己紹介をしたいとき、会議を開くとき、どうしたらすぐに返信メールをもらえるでしょうか。

なぜあなたのメールへの返信が遅いのか、もしくは全くもらえない状態が続くのか、その原因を以下に一覧で紹介します。これらのありがちな間違いやヒントに注意すれば、より早く、より着実にあなたのメールに対して返信が来るようになるでしょう。

1. 返信をもらいたい相手をCCに入れて送信している
CCでメールを受け取った場合、単に情報共有のためにメールを受け取ったと見なす人が多いのです。彼らは自分宛てにメールが送られていると思わないので、彼らから返信が来る可能性は下がります。全員から返信が必要な場合はCC機能を使うのは避けましょう。理想を言えば、1人ずつ個別にメールを出すべきです。CCを使わなければならない場合は、CCに入っている人を含め全員からの返信が必要だとメールの冒頭でその旨をはっきり記しておきましょう。

2. タイトルがつまらない
読み手に、至急返事が必要だと理解させるようなうまい件名を考える必要があります。件名に「大至急」といった、感じの悪い文言を入れる以上に効果があります。それは、詳細を件名に書き込むということではありません。

たとえば、「Stevoさん、明日までにこの決断を下さないといけません」というようなシンプルなもので良いのです。まず、その個人を宛先に入れます。すると相手は自分の責任を認識します。次に、件名は緊急性を感じさせ、なおかつ好奇心そそるものにします。そうすることですぐにメールを開いてもらえる可能性が高くなります。

3. 要件をすぐに切り出していない

メールが簡潔であるべきなのは誰もが知るところですが、メールが短く、数項目で納まりきらない場合は、自分の要件を冒頭で明らかにしておかないと見過ごされる恐れがあります。

つまり、必要なことを初めの1、2文目で丁寧に伝えるということです。詳細についてはあとで述べれば良いですが、あなたが必要としていることのポイントは初めに提示しする必要があります。

4. メッセージがつまらない
あなたのメッセージは退屈で、要領を得ないもので、専門用語に溢れ、細かすぎると皆が思っている場合、彼らはあなたのメールを開くのを億劫に感じるでしょう。

そうならないように、あなたからのメールを皆が楽しみに待つように工夫してみましょう。ユーモアを駆使し相手に個人的に語りかけるようにして、堅苦しい表現の使用は避けましょう。文章を短くしてパンチを効かせましょう。おもしろい画像(GIF)を入れましょう。誰かに何かをお願いする場合でも相手の1日を明るくしてあげることができるのです。

5. 期限を設けていない
上記の例の続きになりますが、相手がどうしても4時までに返事ができない場合もあります。その可能性も考慮して以下のようにそのメールには追加の内容を加えておくと良いでしょう。

「この質問への回答は本日午後4時までにどうかお願いします。もし不可能であれば正午までにその旨お知らせいただければ別途調整いたします」

7. メールの重要度が高くない
あなたのメッセージの発信が本当に緊急を要するのものであるならば、あるメールソフトを使用すると、それが一目でわかるようにしてメールを作成することが可能です。Microsoft OutlookとApple Mailはメールの重要度の設定が可能です。残念ながらGmailではできないので件名に「大至急」と入れ、その重要度を明確にすることが一番良い手段でしょう。

これは、本当に緊急の場合のみ使用します。やりすぎるとこの方法は効果がなくなります。


8. 威嚇していない
聞こえは悪いですが、実際はそうでもありません。送信相手に対し、もし期限までに返信がなければそれなりの結果が伴うことを伝えましょう。たとえば、「午後2時までにお返事がない場合、問題はないと見なし、請負業者に1万ドルを送ります」など。

その上で依頼を無視することを選ぶのであれば、彼らの意見抜きで物事が進んでいくことを、彼らは明確に理解しているということになります。意見を聞いてほしいのであれば、すぐに返事をする必要があるということです。

9. 相手が返事をしやすい内容にする
あなたの要求が非常に漠然としている場合、受け手は必要以上に細かい返事を書かなければならないと考えがちです。単に「はい」か「いいえ」で返事が済むのなら、そのように相手に伝えましょう。会議を設定するのであれば、とりあえず都合の良い時間を3つ4つ提示しましょう。相手にメールの返信で負担を掛けないようにできることをしましょう。

10. メールを送信するタイミングが悪い
上司が木曜日の午後はいつも仕事に追われていることを知っているのなら、火曜日のうち送ることが可能なメールは木曜の朝まで待たずに送ってしまいましょう。同僚が、毎朝山のようなメールを抱えているのを知っているなら、彼らの受信箱が空になった頃を見計らってメールを送りましょう。そうすればあなたのメールが埋もれてしまうことが少なくなります。

11. メールを送りすぎている
もしあなたが職場で、しつこくメールを送ってくる人間として有名ならば、同僚は受信箱にあるあなたからのメールを即座に無視するでしょう。
メールの送信は、重要なメールに限定することを習慣にしましょう。そうすれば受信箱のあなたのメールを気に留めてくれる可能性が高くなるでしょう。

12. 感謝をしていない
人に頼みごとをして感謝を示さなければ、すぐに周りの人間は快くあなたに協力しなくなります。それはメールのやり取りでは、単純にあなたを無視するという形で表れます。人は、相手の時間や労力に敬意を払う人間に返事をし、協力するものなのです。

ですから、すぐに返事をくれる相手にはお礼をしてください。わざわざ返事をくれた人や力になってくれた人には必ず感謝の意を示しましょう。

試しにやってみよう
返信が遅かったり、もらえなかったりすることでお困りならば、上記のような間違いを犯さないようにしましょう。そうすれば、相手はあなたのメールを開いて、読んで、すぐに返事をするようになるでしょう。数週間これを実践すれば、習慣になるはずです。気づかないうちにあなたはメールの達人になっているでしょう。










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忙しい相手に配慮したビジネスメールの書き方

例:判断をして欲しい時

今回のシステム開発ですが、スクラッチ開発の方がメリットがあるように思います。

[スクラッチ開発のメリット/デメリット]
——————————————————————
◇メリット:△△△△△△△△△△△△
◆デメリット:△△△△△△△△△△△△
——————————————————————

コストが変わらないのであれば、拡張性が高いスクラッチ開発が向いていると思います。
詳細は御打合せの際に、ご説明させて頂きます。

※判断を仰ぐ時は、
 選択肢とそれぞれのメリット、デメリットを提示した方が
 スムーズにいくような気がします。
何かを提案するときは、
 判断材料も一緒に提示した方が親切です。



例:確認項目が何個もある時

下記、御手数ですがご確認下さい。

[ご確認事項]
——————————————————————
1.△△△△△△△△△△△△
2.△△△△△△△△△△
3.△△△△△△△△△△△△△△
4.△△△△△△△△△△△△△
——————————————————————

1、2に関しては、前回御打合わせ通りに進めさせて頂きます。
3、4に関しては、貴社でもご確認頂けますと幸いです。

※確認項目に番号を振ると、
 後述する際、番号で記載すればいいので便利です。



例:日程を調整する時

下記日程でご都合の良いお時間はございますでしょうか。

16(水)12:00〜19:00
17(木)12:00〜19:00
18(金)12:00〜19:00

お忙しい中とは存じますが、ご検討頂けましたら幸いです。
また、上記以外でも○○様のご都合の良い日程を何点か頂けましたら御調整させて頂きます。

※基本的に皆様お忙しいので、
 一方的な要求は失礼です。
 先方の日程が合わない場合も想定するのはマナーだと思います。



英数字は半角に統一する

半角と全角が混じっているメールは何だかだらしなく見えます。
(多分金融系とか大手にいた人は違和感を感じると思います…)
言葉尻、半角/全角は統一した方がいいです。
また、使用する漢字も統一しましょう。

例:
制作、製作、開発 ・・・ 制作に統一など
貴社、御社 ・・・ 貴社に統一など

※忙しい相手に、
 読み易いメールを作成してあげるのも優しさです。



出来る限り具体的に。
 ”こちら”、”あちら”、”そちら”は使わない。


「こちらは・・・になります。」
より、
「お伝えさせて頂いた〇〇は〇〇になります。」
の方が明確です。

出来る限り誤解が無いよう、
 シンプルに伝わるように、「こちら」「あちら」「そちら」ではなく、
 具体名を記載した方が良いと思います。

※誤解が生まれやすい単語、曖昧な言い回しは、
 先方に再度返信メールを作らせる事になります。
出来る限り分かり易くシンプルに、
 やり取りを少なくするのは自分と相手の共同作業です。



30〜50文字程度で改行して読み易い文面に

ダラダラと長文が続くメールは、読み解くのが大変です。
もし、相手が1日に100通以上のメールを見ている忙しい人だとしたら、読んでくれない可能性もあります。

30〜50文字くらいで改行
1ブロックは4〜5行程

を心がけましょう。

※相手が100通/1日のメールを毎日見ている人だと思って、読み易いメールを作るのもマナーかも。

まとめ

投資会社にいた時、
 上司がメールの書き方に細かい人で、
 日々日々、居残りでメールの書き方を勉強していました。
当時は「お世話になります。」の意味も分からず、
「お世話になってないのになー」と、のほほーんとしていたのを思い出します。
ビジネスメールは以外と誰からも教えてもらえないので、今ではとても感謝してます。

メールはおもてなしです。
そして、基本的に皆様忙しいです。

自分がメールを送る相手は、
 多忙な時間の合間を縫ってわざわざ自分のメールを読んでくれているのだという認識を持ち、
 丁寧に文章を書くクセを付けた方が、色々上手くいきそうな気がします。

回答をお願いする

1.よろしくご回答のほど、お願い申し上げます。
2.早急なご回答をお待ち申し上げております。
3.ご回答いただければ誠にありがたい次第です。
4.折り返しご返事をいただきたくお願い申し上げます。
5.ご一報くださいますようお願い申し上げます。
6.恐れ入りますが、なにぶんのお返事をお待ちしております。
7.折り返しのお返事をお待ちしております。

相手から必ずすぐに返信がある、うまいメールの終わらせ方:ビジネスパーソン メール術

×「お手すきの時に」
×「お暇なときに」

○「ご返信をお待ちしています」
○「良い返事を待っています」

× お手すきの時にでも返信をいただければ幸いです。
○ それでは、ご返信をお待ちしております。
○ 良いご返事をお待ちしております。

× いつでもよいので、ご返信ください。
○ 8月30日 15時までにご回答いただければ幸いです。
○ 出欠確認のため、8月30日までにご返信をお願いいたします。

× できるだけ早く、○○の進行についてご連絡ください。
○ 本日13時までに、○○の進行状況をお知らせください。
○ お手数ですが、添付の資料についてご確認をよろしくお願いいたします。


1.返信を待っている旨を伝える

相手からの返信や回答が必要な場合は、
 
 ○「ご返信をお待ちしています」

 とはっきりと相手に伝えることが重要。
 返信が必要であることが相手にも分かります。


依頼やお願い事で相手からの承諾を得たい時は、

 ○「良い返事を待っています」

 という期待を込めた一文にしてもよいでしょう。

逆に、相手に遠慮して
 「お手すきの時に」
 「お暇なときに」
 と返信を求めるメールを見かけますが、
 後回しにされ、
 やがて返信することを忘れさられる確率も高くなるので注意しましょう。

× お手すきの時にでも返信をいただければ幸いです。
○ それでは、ご返信をお待ちしております。
○ 良いご返事をお待ちしております。


2.返信の期日を指定する

返信を求める時は
 「いつでもよいので」より、
 「○月○日までに」と期日を指定すると、
 返信率がぐっと上がります。

 相手から確実に返信がほしい時は
 「締切」を設け、早めに連絡することを心掛けましょう。

相手に気を回して
 「いつでもよいので」と期日をあいまいにしてしまうと、
 相手も
 「急がなくていい」
 「そのうちに」と捉え、
 返信がどんどん延びていくことに。

 「いつでも」ではなく
 「いつまでに」と事前に伝えることが肝要です。

相手からの返信を急かす場合も
 「急いで」「できるだけ早く」より
 「本日13時までに」と、
 具体的に期日を指定しましょう。

× いつでもよいので、ご返信ください。
○ 8月30日 15時までにご回答いただければ幸いです。
○ 出欠確認のため、8月30日までにご返信をお願いいたします。

× できるだけ早く、○○の進行についてご連絡ください。
○ 本日13時までに、○○の進行状況をお知らせください。


3.具体的に書く

メールを結ぶ時の定番フレーズとしてよく使われるのが
 
×「よろしくお願いいたします」です。

収まりのよい無難な表現ですが、
 このフレーズだけで片付けてしまわず、

○「何について」よろしくお願いしたいのかを述べると、

相手にもこちらが求めていることが具体的に伝わります。

 資料を確認してほしい、
 企画書を検討してほしい、
 出欠を知らせてほしい…など、
 相手に求める対応を明らかにしたうえで、
 「よろしくお願いいたします」と結ぶことです。

× 以上、よろしくお願いいたします。
○ お手数ですが、添付の資料についてご確認をよろしくお願いいたします。



<ワンポイント>「お体、ご自愛ください」?

相手の健康を気遣う結びのフレーズ
 ×「ご自愛ください」。
   「自愛」という言葉には
   「自分自身を大切にする」という意味があるため、
   「お体、ご自愛ください」は意味が重複してしまいNG。
  「お体」を添える必要はなく
 
 ○「くれぐれもご自愛ください」のように使います。
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