「“NG”資料」を「“伝わる”資料」に生まれ変わらせるパワーポイント5箇条

伝わる「パワポ」5箇条

1.タイトル/言葉は短く
文章が長いと、
 人はそれを読むことに集中してしまう。

パワーポイントでは内容を要約して、
 短いキーワードで伝えるようにしたい。
まずは文章を1行に収めるトレーニングをしてみよう。

2. フォントは大きく
文章を詰め込み過ぎないために、
 「フォントは18pt以上のものを使う」という決まりごとを作っておくといい。
文章をそぎ落とす訓練になり、
 また見た目にもわかりやすいため、一石二鳥だ。


3. 色使いに注意する
重要なポイントを目立たせるため、
 色を使うのは有効だが、
 多くの色を使いすぎると目が散り、
 分かりづらくなってしまう。
相手先のコーポレートカラーも意識しつつ、
 3色を限度にしたい


4. 統一感を出す
フォントの大きさや文字の流れ方
 (左から右、上から下など)が乱れていると、理解がしづらくなる。
色に関しても
 「ポジティブな話は青」
 「ネガティブは赤」
 など、ルールを決めておこう。


5. つながりを意識する
スライドの弱点は、
 1枚1枚が印象的でも、
 つながりがわかりにくいこと。
スライドの最後に、
 「だから/しかし」など次につながる接続詞を入れておくと、
 話すことが苦手でも安心だ。



パワーポイントやキーノートは、
 あくまでプレゼンテーションを分かりやすくするためのもの。
ゴチャゴチャと内容を詰め込みすぎず、
 「1 スライド・1 メッセージ」を意識して、
 可能な限り簡潔なものにしたい。

ポイントは、
 冗長な文章をキャッチコピーに、
 キャッチコピーをより簡潔なネーミングに落とし込むこと。

ひとことで伝わるところまで
 そぎ落とされたコンセプトこそ、
 人に響くものになる。


リハーサルを入念に行えば、
 キーワードだけの簡潔な資料で話を進められるはず。
パワーポイントに文章を詰め込みがちな人は、
 「資料に任せて、本番で楽をしようとしていないか」
 と自分に問いかけるようにしよう。
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プレゼンの本質とは?

プレゼンターは、
 良いプレゼンをするために
 様々な準備をします。


プレゼンとは
 自分の主張を発信することが
 最終ゴールなのでしょうか?

 それは少し違うと思います。

では、
プレゼンの本質とは
 何なのでしょうか。


 「自分の主張を聞き手に理解してもらい、
  納得・共感を得ることで、
  自分が期待する行動を起こしてもらう」こと。


プレゼンの最終結論とは
 ・最も重要なメッセージを
  一言で言えるくらい
  シンプルに整理しておくことが大切です。


というのも、
 本当に伝えたい主張を明らかにして、
 聞き手の記憶に深く刻みつける必要があるからです。

さらに、
 それを聞き手が理解できる内容にする、
 ということがとても大切です。

自分は何週間もかけて準備をしていますから、
 プレゼンの内容やそれに関する知識もしっかり理解している状態です。

しかし、
聞き手はプレゼンの場で
 予備知識なく話を聞くことに。


そのため、
シンプルな構成
 ・分かりやすい内容を心掛け、
  聞き手がストレスなく
  理解できるようにしなければなりません。


そして、
 聞き手に納得
 ・共感してもらうという部分。

プレゼンで重要なのは、
 相手に納得した上で
 「この提案を受けてみよう」と思ってもらうこと。

そのためには、
自分の主張を
 論理的に説明する必要があります。


そこに加えて、
 「この人なら任せられそうだ」
 「この人を信じてみよう」
 という信頼も勝ち取ることが必須。

つまり
 「論理的な説明」と
 「情熱」の両方が必要になります。
 


聞き手にそうした心理的な変化をもたらし、
 自分が期待する行動を起こしてもらうためには、
 プレゼンのゴールを明確に定めておく必要があります。

聞き手にも明確に伝えるために、
 締めくくりの部分に
 具体的なアクションプランなどを
 入れておくのも良いでしょう。


自分からのみ発信するのではなく、
 聞き手と双方向のコミュニケーションを発生させる。
これが真の「プレゼンテーション」と呼べるのではないでしょうか。

プレゼン前に確認! チェックリスト

プレゼンのプロと言われる人ほど、
 チェック・事前準備に時間をかけています。


あのスティーブ・ジョブズも、
 プレゼン前のリハーサルに
 2日費やしたと言われています。

チェックリストに沿って、 
 客観的に見直しをしてみてください。

【導入】
1.プレゼンの目的は具体的に明示されているか。
2.最初に全体像や流れを伝えているか。
3.聞き手の関心や興味を引き出せているか。

【本論】
1.流れが自然で矛盾はないか。
2.情報量は適切か。
3.時間配分は適切か。
4.分かりやすい説明がなされているか。
5.データや具体例は適切か。
6.重要ポイントを強調しているか。

【結論】
1.全体の要約と再度強調はできているか。
2.聞き手への利益が明確になっているか。

著名人に学ぶプレゼン構成例

世の中には、「プレゼンの名手」と呼ばれる著名人が多々います。

プレゼンの構成が上手くいかない、
 という方は彼らを構成をマネてみることからスタートするのも手。

はじめはマネでも、
 徐々に自分の色を盛り込み、
 ブラッシュアップすることができるはずです。

ここでは、
 プレゼンが上手いと言われている
 著名人たちの構成の特徴をご紹介していきます。



スティーブ・ジョブズ
 プレゼンの名手と言えばスティーブ・ジョブズでしょう。

彼の特徴
 徹底的にシンプルであること。


話し方もそうですが、
 プレゼンの構成も極めてシンプルです。

基本的には、
 ①現状の問題点を指摘し、
 ②解決策を提示する

  のみ。

彼は、アップル社の製品と同様に、
 プレゼンにおいても「シンプルであること」に情熱を注ぎました。

不要な物を極限まで削ることで、
 必要な物を明快に伝えています。


サイモン・シネック
 マーケティング・コンサルタントである

彼の
 「優れたリーダーはどうやって行動を促すか」という講演の中で、
 「情報の順番を逆にする」
 というテクニックが紹介されています。


つまり、
 「何を」をアピールするのではなく
 「なぜ」を先に話す、ということ。


つい自社製品やサービスの良い部分ばかりをアピールしてしまいがちですが、

「なぜ」
 その製品やサービスを開発したかという点に
 注目して話すことで、
 聞き手の心を動かすことができるというテクニックです。


このテクニックはとても単純ですが、
 聞き手を引き込むチカラを持っています。


孫正義
プレゼンの達人とも呼ばれ、
 奇跡のような企業提携を世界中で実現してきた孫正義。

彼のプレゼンの中で見られる特徴の1つが、
 「大切なことを繰り返す」という点。

基本テクニックではありますが、
 基本に忠実なプレゼンだからこそ
 シンプルに言いたいことを伝えられているのではないでしょうか。

孫正義の場合、
 プレゼンの冒頭で主張を端的に伝えます。
その際、
 なぜ主張するのか根拠も併せて伝えることで、
 聞き手の納得度を上げます。


そして、
ひと通り話を伝え終わったら、
 もう一度主張を伝え、
 聞き手が自分の中で情報を整理して
 納得できるような構成にしています。

課題別プレゼン構成のポイント

プレゼンというと、
 「話す」ことより
 「構成」の部分に悩みを抱えている人の方が多い、
 というデータがあるそうです。

では、
 どのような悩みを抱えているのか
 それを解決するためにはどうしたら良いのでしょうか。


①不要に長くなってしまう
一般的に、
 「1分間に300文字のペースで話す」
 「2分で内容を一区切りさせることで飽きられない」と言われています。

しかし、
 プレゼンでは
 相手に伝えたいことをあれもこれもと盛り込んでしまいがち。

結果
 話が長くなったり、
 繰り返しが多くなったりしてしまいます。

 それでは聞き手が退屈してしまう可能性が否めません。

そこで、
 ポイントを絞り込んで
 不要なものは捨てる勇気を持ちましょう。


重要な部分には、
 分かりやすいキーワードやキャッチフレーズを作る

 と間延びせずに印象付けることができます。

また、
 どうしても長くなってしまう場合には、
 聞き手にとって
 身近な喩え話などを
 織り交ぜると良いでしょう。




②相手の感情を動かせない
プレゼンの成功は、
 「受け手側の感情を動かすこと」

 と言っても過言ではありません。

もちろん、
 話し方によるところも大きいのですが、
 構成でも相手の感情を動かせるテクニックがあります。

それは聞き手の期待感を高める、ということ。
最初の段階で期待感を高めておけば、
 最後まで興味をもって聞いてもらうことができます。

聞き手の期待感を高める具体的な方法としては、
 
「なぜ?を語る」が1番有効です。

もう少し分かりやすく言うと、
 初めに「なぜあなたはこのプレゼンを聞く必要があるのか?」を語っておくのです。

例えば、
 「このプレゼンを聞かないと、大きなチャンスを失うことになる」
 「このプレゼンを聞けば、より良い生活を手に入れることができる」などです。
 


このように、
 プレゼンを聞かずにはいられなくなる理由を冒頭で語ることにより、
 「このプレゼンは真剣に聞かなければ!」
 と相手の感情を動かし、
 自分の話に引きこむことができます。



③印象に残せない
 「テーマ」
 「構成」
 「話し方」
 を見直してみても特に悪い点はないのに、
 何だか印象に残らない…というケースもあると思います。

そんな時は、
 要所要所でできる限り
 「強い言葉」を織り交ぜてみましょう。


人は、
 強い言葉
 記憶に残る言葉
 何度も口ずさんでしまう言葉
 に惹かれる傾向があります。


それを上手く使いましょう。

例えば、
 「失敗する」でなく「破滅する」、
 「~で成功する」ではなく「~で歴史を作る」、
 「決意する」ではなく「覚悟を決める」といった具合いです。
 


重要な場所で取り入れるだけで、
 相手の記憶に話の内容を刻むことができます。
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