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大事なメールは受信確認の返信をお願いする

メールはいつでも読むことができます。
送った側からすれば、
 いつ読まれているのかわかりません。
相手から返信がなければ
 「きちんと送れてないのかも」と不安になることもあります。

直接話すときにはありえない、
 メールならではのデメリットです。

読んだかどうか確実に知っておきたい大事なメールは、
 あらかじめ受信確認の返信依頼を書いておくといいでしょう。
相手にひと手間とらせることになりますが、
 丁寧にお願いすれば問題ありません。

受信確認の返信を依頼1
勝手を言って申し訳ございませんが、
 お読みいただいたらご確認のメールをいただければ幸いです。

受信確認の返信を依頼2
添付ファイルを送ります。
問題なくご覧いただけますでしょうか?
お手数ですが、
 折り返しご確認のメールをいただければ幸いです。

受信確認の返信を依頼3
この件は確実にお伝えする必要がございます。
内容に関するお返事は後ほどで結構です。
最初に、
 受け取り確認のメールを送っていただければ幸いです。


メールソフトによっては「開封通知機能」がついています。
相手がメールを開くと開いた時間などを送信元に通知する機能です。
送信者が機能のオンオフを設定できますが、
 一般的には開封通知を求めるのはビジネスマナー違反ととらえる人が多いようです。

自分の言葉でお願いするのが一番です。
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ビジネスメールは必要なことだけ書く。余計なことは書かない。

ビジネスメールでは、
 必要なことだけ書くがルールです。

相手に関係のないこと、
 重要でないこと、
 言い回しが違うだけの同じ内容、
 言い訳など、
 余計なことを書いてはいけません。

必要なことだけを簡潔に書くことで伝えたいことが明確になります。

次のメールは余計なことがたくさん書かれており
 ダラダラとした文章になっています。

重複や言い訳など余計なことまで書かれたメール1
月曜日にご訪問させていただく件についてです。午前10時が訪問時間になっておりますが、1時間遅くなっても問題ないでしょうか?当日、取引先から呼び出しを受けてしまったため、約束時間に行けない可能性がでてきました。もし可能でしたら、1時間遅い時間に変更していただけると幸いです。
余計なことを省くとスッキリします。




必要なことだけが書かれた、わかりやすいメール2
10日(月)の午前10時に訪問させていただく件ですが、
できましたら午前11時に変更していただくことは可能でしょうか?
勝手をいって申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。


次のメールも同じです。

重複や言い訳など余計なことまで書かれたメール2
仕事が立て込んでおり、お返事が遅れました。申し訳ございません。連日、取引先との打ち合わせやそれに関する資料作り、また出張に出かけていたためメールに気付けませんでした。
余計なことを省いてみます。




必要なことだけが書かれた、わかりやすいメール2
お返事が遅くなり大変申し訳ございません。
出張に出かけており、本日から出社しました。

変更点や会議内容の報告メールは比較させるとわかりやすい

変更点を知らせたり
 会議の内容を報告するときに
 重宝するメールの書き方です。

物事の違いを伝えるときは、
 比較する二者を並べるとよりわかりやすくなります。

メールを書くときも同じで、変化や違いを伝えたときは、
 それぞれを対比させる書き方にすれば明快な文章になります。

次は「打ち合わせ時間変更」のメールです。
まずは比較がない例です。

対比がないメール1
お世話になっております。

打ち合わせ時間が変更になりました。

新しい打ち合わせ時間は20日(水)の午後2時からです。



よりわかりやすくするために変更点を比較させてみます。

対比があるわかりやすいメール1
お世話になっております。

打ち合わせ時間が変更になりました。

×変更前:19日(火)午前10時
○変更後:20日(水)午後2時


比較させたことでどこがどのように変わったが鮮明になります。

次は、会議内容を報告するメールです。

対比がないメール2
企画会議の結果、全国キャンペーンは東京、大阪、名古屋、福岡の四ヶ所で行うことになりました。しかし、料金体系についてはまだ確定しておりません。


 ↓ ↓ ↓

対比があるわかりやすいメール2
企画会議の結果について、ご報告いたします。

・決定事項
全国キャンペーンの開催地は東京、大阪、名古屋、福岡の四ヶ所に決定。

・未決事項
料金体系については未確定。

個人の意見には具体的・客観的な根拠を付け加える

個人の意見は内容によって、
 疑問や反論をもたれることもあります。
すんなり納得してもらえる文章を書くには、
 具体的で客観的な根拠やデータを付け加えることです。


次のメール文章をご覧ください。

個人的意見のメールは根拠がないと反論されやすい1
元旦の営業は行うべきだと思います。高い売り上げが期待できます。
なぜ「高い売り上げが期待できる」かがハッキリしていません。これでは説得力がありません。


根拠を付け加えて説得力が増したメール1
元旦の営業は行うべきだと思います。高い売り上げが期待できます。
昨年度の近隣店舗のデータによると、
 元旦の売り上げ・お客様数が群を抜いて高くなっております。(添付ファイル参照)


データを添付して具体的で客観的な根拠を示すことで、疑問や反論を解消できます。

次のメールも同じです。

個人的意見のメールは根拠がないと反論されやすい2
この分野の商品は、現在とても人気があります。関連した商品を出せば必ず売れると思います。
説得力に欠けるので、根拠を付け加えます。


根拠を付け加えて説得力が増したメール2
この分野の商品は、現在とても人気があります。

リサーチ会社によると、
 関連商品を購入したい人は37%、
 関連商品に興味のある人は42%います。

見込み客は合わせて84%もいますので、
 関連した商品を出せば必ず売れると思います。


具体的な数字を入れるだけでも非常に効果的です。

事実は意見と区別して説得力をつける

事実は誰も否定できません。
意見は主観や憶測が入るものです。
事実と意見をごちゃ混ぜにして書くと根拠が怪しい、
 説得力のない文章になりがちです。

説得力のあるメールは、
 事実と意見がキッチリと区別されています。


次のような書き方のメールは説得力を持ちません。

主観や憶測の入った説得力に欠けるメール
今回のミスは、互いのコミュニケーション不足が原因で起こったものだと思います。クライアントからの企画変更の申し出を受けた営業部が、ソフト開発部にうまく連携していなかったようです。
このメールはすべて主観や憶測の入った文章として書かれています。「~だと思います」「~ようです」とハッキリしない言い回しです。もし「互いのコミュニケーション不足」が事実だった場合は次のように書き直します。


事実を告げた説得力のあるメール
今回のミスは、互いのコミュニケーション不足が原因で起こったものです。

次の点でお互いの意思疎通がうまくいっていませんでした。

・企画の変更をソフト開発部に伝えようしたがプロジェクトリーダーが不在だった。
・伝言を依頼したが、誤解して伝わった。
・営業部とソフト開発部が確認の連絡を取らなかった。


事実を告げる場合は「~です」「~だった」ハッキリと言い切る表現を使いましょう。
それだけで信頼できるメールになります。
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