長文のビジネスメールを送る際に注意したいマナー

長文のビジネスメールを送る際には
 マナーが存在します。

ビジネスメール自体、
 プライベートなメールと違って
 色々気を遣う部分があり、
 幾つかのマナーが存在します。

特にお客様へ送るメールの場合は、
 まず受け取った相手が読みやすいように
 心掛けましょう。

あくまで、
受け取った相手に
 あなたの伝えたい事がちゃんと伝わらない
 長文のメールは相手に迷惑ですし、
 マナー違反となります。


適度に改行し、
 全体のレイアウトをスッキリと整える

具体的には、
 長文ですからずっと文章が羅列されているわけではなく、
 適度に改行をします。
それも、
 あくまで全体のレイアウトのなかでの
 「読みやすさ」を意識しましょう。

 適度に空白行をいれて、
 全体のレイアウトをスッキリとさせます。

特に伝えたい箇所・訴求したい箇所には、
 改行したうえで「■」や「・」などの記号を
 文頭に持って来て、
 相手がパッと見てすぐ、
 そのブロックが重要な箇所であると
 認識できるようにするのが、
 ビジネスメールでのマナーです。

そうすれば、
 長文のなかでも伝えない事が埋もれずに、
 きちんと相手に伝わります。



CCやBCCの使い分けで工夫する
ビジネスの長文メールですから
 当然、宛先は
 その長文メールを送信する相手だけではなく、
 「参考のため」の意味もあるので、
 CCの宛先に上長や関係者を入れるのが
 ビジネスメールでのマナーと言えます。

その仕事やプロジェクトの進捗や流れも
 上長や同僚などの関係者に伝えられますからね、
 ここはしっかり、
 ビジネスメールのセオリー通りにマナーを順守しましょう。
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適切な行数の長さのマナー

メールの適切な行数
メールの適切な行数ですが、
 10行から20行程度が調度良いでしょう。

短い行数ですと、
 相手に心がこもっていないと思われてしまいますし、
 長すぎるとよむ気がなくなってしまいます。


最近のメールは20行でも長い?

最近のビジネスメールですと、
 20行でも長過ぎるという声を聞くことがあります。

これは、
パソコンからではなく、
 スマートフォンに転送して
 メールのやり取りをしている方が増えているからではないでしょうか。

スマートフォンで
 メールのやり取りをしているとわかった場合は、
 行数を少なくすると良いかもしれません。


短すぎるメール・長すぎるメールの対処法

短すぎる場合
行数があまりにも少ない場合ですが、
 この場合は
 「確認の返事だけで失礼致します」という
 文章をつけるなどの工夫をし、
 短文でも失礼のない挨拶をすると良いでしょう。


行数が多い場合
行数が多い場合ですが、
 その場合は、
 改行を入れ、
 見やすさに工夫をしたり、
 先に見逃してほしくない部分だけをまとめておくといいでしょう。

また、
短い時と同様に、
 「長文で失礼致します」
 という文章があるとより良いです。

メールの件名を決めるときのビジネスマナー

ビジネスメールを送るとき、
 相手の目に最初に触れる部分といえるのが、
 メールの件名です。

メールの件名を見ることで、
 相手はそのメールの内容や、
 緊急性も判断します。

コミュニケーションを対面で取るときに、
 第一印象がカギを握るように、
 メールの件名も大切なのです。

ここでは、
ビジネスメールの件名に関するマナーを紹介します。


件名なしはご法度!

ビジネスメールを送るとき
 気をつけるべき最初のことは、
 件名を入れ忘れて送ってしまうことです。

件名が無いと、
 相手はどのようなメールか判断できないですし、
 場合によってはウイルスメールと間違われて読まれない場合もあります。

メールの件名は確実に入れるようにしましょう。


相手の気持ちを考えて件名を付ける
絵文字を使った件名を送るのは
 ビジネスマナー違反です。

ビジネスですから、
 絵文字や遊びの表現などを入れると不快に思われてしまいます。
また、【至急!!!】などと
 物凄く急いでいるのだという表現を
 「!」を使って表現することもNGです。
相手の感情を著しく損なうような件名は
 自覚がないとわからないものです。
相手が受け取ってどう思うのかを考えることで、
 絵文字やビジネスマナーの基本を逸脱するような件名は
 なくなるのではないでしょうか。


件名からメールの内容がわかるようにする
ビジネスマナーで重要なのは、
 メールの件名を簡潔に入れることです。
受信者が件名を一目見て、
 メール内容がどんなものなのかを
 想像できるような物にしてあげると良いでしょう。
そのメール内容で何度もやり取りをするなら、
 メールを探しやすくなります。


また、
 メールの重要度を表すために、
 「【重要】【要連絡】【至急】」等を
 メールの件名に付けると、
 相手への配慮が行き届いた良いメールになります。




皆さん、
 きちんとメールの件名の書き方がちゃんとできていますか。
受信者の気持ちを害するような、
 そしてビジネスマナーに反するような件名は
 付けないよう、
 ビジネスマナーを守って件名を付けましょう。

中身を読みたくなる!ビジネスメールの件名の書き方

ビジネスメールを出すとき、
 1番気を遣わなくてはならないのは
 件名ではないでしょうか?


件名がしっかりと付けられていないと、
 相手はメールを読むことすらしない場合があります。

ここでは、
 相手に読む気を持たせるために
 ビジネスメールの件名の付け方を紹介します。


内容を簡潔に件名に示す
まず大切なのが、
 内容が件名を見るだけで
 ある程度わかるということです。

「お知らせ」
「○○の件」
というメールのタイトルでは
 相手もどのようなメールかはわかりません。

しっかりと内容を示すようにしましょう。


相手へどのような行動をして欲しいのかを書く
相手に
 どのような行動をして欲しいのかを
 書くこともテクニックの1つです。

「◯月◯日の会議出席のお願い」
 などというふうに、

相手に
 どのような要求をするのかをタイトルに織り込むといいでしょう。

「【要返信】」のようにしておくのも同じ効果が得られます。


文字数はなるべく少なくする
文字数が多いと、
 メールのソフトによっては、
 途中が省略されてしまう場合がありますし、

また、
 タイトルを読むだけでも苦労してしまうと
 相手は感じてしまうでしょう。

具体的に
 簡潔なタイトルを心がけることで、
 件名は短くまとめましょう。


ここでは
相手に読む気を持たせるための
 メールのタイトルの付け方を紹介しました。

メールのタイトルを
 具体的かつ簡潔にすることで、
 より開封してもらえる確率も高まります。

ビジネスメールの書き方基本ルール

メールはいまやビジネスには欠かせない道具です。
それなのに、
 メールの作法や書き方には、
 手紙や電話のような明確なルールがありません。
恥ずかしいメールを送ることがないように、
 ビジネスメールの書き方ルールをまとめました。

1.相手の視点に立った文章にする
読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。メールはコミュニケーションの一種ですから、相手に負担をかけないように気遣った書き方ができると、あなたの高感度も信頼度も上がります。


2.メールは一往復半で終わらせるのが理想
できるビジネスマンはメールのやり取りも効率的です。こちらから出したメールに返事が来る。それに返事を出す。「自分→相手→自分」の一往復半のやり取りで用件を完結させます。理想である一往復半で完結するメールを書いてみます。


3.返信はすばやく、24時間以内に必ずする
メールの返信は早いに越したことはありません。返信が早いと「仕事が早い」「仕事ができる」といった評価を受けます。ビジネスマンとしての信頼度もアップします。逆に返信が遅ければ、相手に心配や不信感を与えてしまいます。信頼度ダウンです。


4.件名を見ただけで内容がわかるように工夫する
できるビジネスマンは、件名を見ただけで内容がわかるように工夫します。メールの中身を具体的に件名に書くようにすれば、見つけやすくなります。また、早急に対応して欲しいメールはその旨を件名に書けば、相手のリアクションも早くなるでしょう。


5.返信メールでの件名の書き方
メールを返信するとき、件名を変更しないと、自動的に件名の頭に「Re:(リー)」が付きます。「Re:」は「メールに対する返事」を示すので、件名にそのまま残して送り返します。件名に相手の社名や氏名が書いてあっても通常消しません。


6.宛名の正しい書き方
宛名は必ず一行目に書きます。構成は、「社名 + 部署名 + 名前 + 様」です。名前は苗字だけでもかまいませんが、フルネームのほうがていねいな印象を与えます。相手に役職ある場合は、役職も付け足します。


7.メールの「あいさつ」は宛名の後に必ず入れる
メールでのあいさつは、宛名の後に書きます。手紙ような堅苦しいあいさつは余り使いません。簡単で親しみやすいもので十分です。あいさつは相手との間柄や連絡の頻度によって使い分けます。よく使われるものをまとめます。


8.メールの最後は結びの言葉できちんと締める
メールは「あいさつ」で始まり、「あいさつ」で終わります。メールの最後に結びのあいさつがないと中途半端で愛想のないメールになってしまいます。印象をよくするためにも必ずつけましょう。


9.前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい
わかりやすいメールを書くコツは、一番最初にそのメールがどんな内容なのか伝えることです。メール本文が長くなると書き方次第で、メールの意図がわかりにくくなります。前置きで要点を伝えて、その後の細かな内容がスムーズに頭に入ってくるようにします。


10.メールの文章は
 「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送ればビジネスマンとしてのスキルも高く評価されます。メール本文(本題)は伝える順番を工夫すれば、わかりやすい文章にできます。「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くといいでしょう。


11.署名はシンプルにし、メールの終わりに必ずつける
ビジネスメールでは、メールの最後に必ず署名をつけます。ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。メールを受け取った相手は署名を名刺代わりに使うことができます。


12.返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる
引用には全文引用と部分引用の2種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。全文引用は、これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。
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