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通じる文章に必要な五つの力

清水 久三子 氏

オーガナイズ・コンサルティング 代表取締役

アパレル大手を経て、1998年にプライスウォーターハウスコンサルタント(現・日本IBM)に入社。新規事業戦略立案・展開支援などのプロジェクトをリードする。その後、プロジェクトマネジメント研修やリーダー研修など社内外の研修講師を務め、独立。著書に『ロジカル・ライティング』(日経文庫)、『外資系コンサルタントのインパクト図解術』(中経出版)、『プロの資料作成力』(東洋経済新報社)など


プログラム

「関係性の認識」通じる文章に必要な五つの力
1-1 通じる文章の要件
1-2 五つの力の概説 「説得力」「論理力」「伝達力」「適応力」「修正力」
1-3 書き始める前に必ずしたい「目的設定」と「関係性の認識」

相手目線のメッセージを作り込む「説得力」
2-1 メッセージに欠かせない主張と根拠
2-2 ピラミッドストラクチャーでメッセージを組み立てる
2-3 相手視点で「なぜ?」を考えるために

相手に読む動機を与える「論理力」
3-1 「筋道」と「構成」
3-2 筋道の立て方
3-3 構成の作り方

読みやすさと分かりやすさを高める「伝達力」
4-1 言葉を厳選する
4-2 骨組みが分かりやすい文を作る
4-3 文をつなぐ

“TPO”に応じて表現を使い分ける「適応力」
5-1 文章で意識すべきTPO
5-2 Target(相手)への適応方法
5-3 Place(媒体)への適応方法
5-4 Occasion(場合・シーン)への適応方法

推敲する眼を養う「修正力」
6-1 レビューの観点
6-2 目的設定のレビュー
6-3 説得力・論理力・伝達力・適応力のレビュー
6-4 レビューのプロセス

総合演習
1.調査報告書の改善
2.要員交代の依頼文書作成

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文章を上手く書く10のコツ

文章を上手く書く10のコツ。伝わる文章は良いコミュニケーションを生む

投稿日:2016年01月28日

僕自身、いっちょまえに記事の編集・校正をしていますが、過去に書いた自分のブログ記事や送信済みメールなどを読み返した時に「なんか文章下手だな」と感じることなんてしょっちゅうです。

メールやLINE、ビジネスでは提案書や報告書など、これからも文章とつきあっていかなければなりません。
ということで今回は、僕が文章を書くときや直すときに気を付けていることをまとめてみました。
(悪い例ではBLOOMのサイトから抜粋しているものがあります。全面的に見直しが必要です…)

1,「伝えたい一文」から書く

「何を伝えたいのか」結論から書き始めると理解してもらいやすくなります。話す時も同じですよね。

良い例
「ホームページをリニューアルしてから問い合わせが減った」というご相談を多くいただきます。
主な原因は、Webサイトが持つ集客力を無視してリニューアルを行ってしまった事です。

悪い例
Webサイトが持つ集客力を無視してリニューアルを行ってしまった事が主な原因となり、「ホームページをリニューアルしてから問い合わせが減った」というご相談を多くいただきます。

2, 主語と述語を正しくつなぐ

文章を読んでいて、一瞬「ん?」と違和感を感じた時は、これが原因のことが多いです。

良い例
情報収集がたやすい今、見込み客は自ら購入を決断できる時代だ。

悪い例
情報収集がたやすい今、見込み客は購入する決断を自らできる時代だ。

3,「が」で言葉をつながない。

「が」で言葉をつなぐと、うまく文章がつながったように感じてしまうので注意しています。
読み手が一度に受け取れる情報には限界があるので、一文を切っていくとわかりやすくなります。

良い例
近年SEOではコンテンツの質が最も重要だと言われている。私は全面的ではないが重要な要素としては賛成する。サイト制作者はGoogleが提供する「検索品質ガイドライン」の重要性を理解するべきだ。

悪い例
近年SEOでは、コンテンツの質が最も重要だと言われているが、私は全面的に賛成するわけではないが、サイト制作者はGoogleが提供する「検索品質ガイドライン」の重要性を理解するべきだ。

4, 具体性を持たせる

具体的な数字を書くとイメージしやすくなります。

良い例
Googleのアルゴリズム(検索ランキングのルール)は、年間400以上変動している。

悪い例
Googleのアルゴリズム(検索ランキングのルール)は日々変動している。

5, 文章を簡潔にする

余計な「つなぎ」を削って簡潔に言い切り、読みやすくします。

良い例
Googleのアルゴリズムは、検索者に価値のあるWebページを提供するため進化し続けている。当然、検索順位も動くので継続的に管理する必要がある。

悪い例
Googleのアルゴリズムは、検索者にとってより価値のあるWebページを提供するため進化し続けている。それに伴って当然検索順位においても影響を及ぼすため、継続的に管理する必要がある。

6, 句読点の連発は避ける

ガーっと書きなぐった後に読み返してみた時、句読点の多さにビックリすることがあります(汗)

良い例
SEOは住宅の基礎工事に例えられる。基礎がだめだと家が傾いてしまうように、SEOが不出来だと検索結果におけるパフォーマンスを発揮しない。

悪い例
SEOは、住宅の基礎工事に例えられる。基礎がだめだと、家が傾いてしまうように、SEOが不出来だと、検索結果におけるパフォーマンスを発揮しない。

7, 過剰な敬語は控える

特に成果につながるコンバージョンページでは「いただき」が連続し、過剰な敬語になりがちです。

良い例
申込書はリンク先のページからダウンロードできます。必要事項をご記入のうえ、当社宛にお送りください。あらためてこちらからご連絡いたします。

悪い例
申込書はリンク先のページからダウンロードしていただき、必要事項をご記入いただき、当社宛にご送付いただければ、あらためてこちらからご連絡させていただきたく存じます。

8, 回りくどい表現を避ける

歯切れの悪い言い回しをして事実をぼかさいように気をつけます。

良い例
営業部の成績が悪くなった。買い手の気持ちを考えていなかった。

悪い例
営業部の成績が悪くなった。売り手主導の時代は終わったと言われても仕方ない面があった。

9, 繰り返しを避ける

言葉が被っていると文章に違和感を感じるので、言葉を置き換えます。

良い例
プロジェクトチームの結束には、コミュニケーションの活性化が必要だ。その出発点として、メンバー同士が相手の話をよく聞くことから始めよう。

悪い例
プロジェクトチームが結束するためには、コミュニケーションの活性化が必要だ。そのためには、メンバー同士が相手の話をよく聞くことが必要だ。

10, 接続詞は最小限に

これもやってしまいがち。僕は文章でのつなぎ言葉は、ほとんど必要ないと思っています。
事実だけ書くようにして「どうしてもおかしければつける」くらいの方がすっきりします。

良い例
SEOは順調だ。インターネット広告とFacebookにも注力している。

悪い例
SEOは順調だ。しかし、インターネット広告とFacebookにも注力している。




偉そうに紹介しましたが、プロのライターさんたちから「良い例が良くないから」ってツッコまれないか心配でなりません。自分で気づけるように文章スキルを磨くので許してください。笑
でも「読んでくれた人から意見をもらう」っていうのが一番気付きがあるので有効かも。

そもそも文章を書くという行為は、読み手に何かを伝えるということですよね。
ビジネスでもプライベートでも言いたいことが伝わらなくて、うまくいかないことがあります。

「相手に不快感を与えないように」「言いたいとこが伝わるように」という気持ちで書けば、おかしな文章にはならないはず。大切なことは「読み手がどう感じるか」を意識することです。

もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本 - 「文章・メールはこう書き、敬語はこう使う」

もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本

文章の書き方

<正的簡平>

正確:正しい文字、言葉遣い、記述、内容
的確:誰にでも、すぐに、ハッキリ
簡素:スッキリと
平易:易しい書き方


<漢字とかなの配分>

絵本:漢字比率10%前後
読み物(小説やエッセイなど):30%
ビジネス文書:40%前後

一般的な大人が「読みやすい」と思うのは、
 漢字 比率30%〜40%。熟語を使ったり、
 やさしい言葉に直したり、
 外国語(カタカナ)を使ったりする。


<文字数>

1つの文は40字〜60字以内。
原稿用紙は1行20字詰めで、2行。
A4用紙は1行〜2行。
一般的な本は1行〜2行、 メール画面も同じ。


メールの書き方

<タイトルに求められるもの>

本文の趣旨、あらまし「見出し」。
本文、本題を連想させる「呼び込み」で自分に関係がある話題かどうか選別させる。
本文の一部を肩代わりするようなもので優先度、緊急度が分かるようにする。
出来るだけ多くの情報を盛り込み、具体的に書くこと。


<画面レイアウト>

1行の文字を増やし過ぎない(1行30文字〜35文字)で箇条書きを使うなど短文を心がける。
句読点で改行し、内容が変わる部分で1行あける。


敬語の使い方

「ご苦労様でした」
 - 目上の人から部下等に向けて使う言葉。」

「〜られますか?」「お世話様です」
 - 立場的に上の人から使う言葉。例えば、タクシーの運転手がお客さんに対して使う。

「すみません」
 - これは口語。

「ご担当者様」
 - 「ご」と「様」が二重に使われている。

<ありがとうございます>

・本当にありがとうございます
・感謝いたします
・感謝の意に絶えません
・助かります
・幸いです

定型文だと感情がなくなり、伝わらない。自分の気持ちに近い言葉を選ぶこと。

<よろしくお願いいたします>

・どうぞよろしくお願いいたします
・ 何卒よろしくお願いいたします
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
・ご確認をよろしくお願いいたします

何でもかんでも「よろしく」ではなく、何をよろしくしてほしいのかを明確にする。

ここで紹介したビジネスマナーの基本を押さえて、
 自分なりのメールの書き方などを見つけていき、
 クライアントとしっかり関係を構築できるようにしていきましょう。

おかしな文例

【文例21】
耳ざわりのいい音色。


「肌ざわりがいい」「手ざわりがいい」とは言いますが、「耳ざわりがいい」とは言いません。
なぜなら、
 「耳ざわり」は「耳障り」と書き、「肌ざわり」「手ざわり」は「肌触り」「手触り」と書きますから、
 「さわり」の意味がまったく違うのです。
「障り」とは邪魔、差し支えという意味です。
同じように「目障り」も「目触りがいい」などとは言いません。


【文例22】
 不慣れな夜道で足元がおぼつかず、ますます不安な思いがつのった。


「おぼつかない」は、
 「心細く頼りない」「疑わしい」という意味の形容詞で、
 その語幹は「おぼつかな」です。
「おぼつか」が「ない」のではありませんから、
 文例のように「おぼつかず」とか「おぼつかぬ」とは言いません。

【文例23】
 最近、電車の中で床に座り込むような世間ずれした若者が増えてきた


文例のなかの「世間ずれ」は、
 「世間にずれている」「常識がない」という意味に使われていますが、
「世間ずれ」の「ずれ」は
 「ずれている」のではなく、「すれている」ことを表しています。
つまり、
 世間を知り尽くして悪賢くなり、
 世渡り上手になった人のことを「世間ずれした人」というのです。
決して誉め言葉ではありませんが、かといって世間に疎いという意味でもありません。

【文例24】
 前人未到の地に降り立つ。


文例のように、
 まだ誰も足を踏み入れていない土地のことを表す場合、
 「前人未到」ではなく「人跡未踏」を用います。
「前人未到」は、主に学問や研究の分野で、
 誰もまだそのレベルまで達していないことをいう言葉で、
 「物理学の分野で前人未到の業績を上げた」というふうに用います。

【文例25】
 松井選手の打球は、あわやホームランかという大当たりだった。


「あわや」とは、何か好ましくないことが起こる寸前だという状態を表す副詞です。
「危うく」と同じような意味です。
ですから、文例の場合、守備の側からの発言であれば正しい使い方ですが、
 攻撃側の発言だとすれば間違った使い方となります。
もっとも、最近ではよい場面での用法も広まってきているようです。

おかしな文例

【文例16】
・部長、あのメモでわかられたでしょうか。
・お口に合いますかどうか、よろしかったらいただいてください。
・やはり社長も存じておられましたか。
・どうしても母にお目にかかっていただきたいのです。
・ぜひ、お知恵をご拝借したいのですが。


 敬語の誤り。

(添削文)
 「部長、あのメモでおわかりになったでしょうか」
 「お口に合いますかどうか、よろしかったらお召し上がりください」
 「やはり社長もご存知でしたか」
 「どうしても母に会っていただきたいのです」
 「ぜひ、お知恵を拝借したいのですが」



【文例17】
 仕事納めにあたり、専務の音頭によってビールで乾杯した。
 それに先立ち、社長からねぎらいのお言葉をいただいた。


「それ」「これ」「その」などの指示語を使う場合は、
 どの言葉を受け、どの言葉を指しているかをはっきりさせなくてはなりません。
読み手が探さないですむように、
 指示語の使用はなるべく避け、
 具体的な言葉を繰り返したり、言い換えるほうがベターです。
なくても意味が通じるのであれば省略してもかまいません。
★指示語の使用はなるべく避ける
 「それ」「これ」「その」


(添削文)
 「仕事納めにあたり、社長からねぎらいのお言葉をいただいた。
 続いて、専務の音頭によってビールで乾杯した」

【文例18】
 経済成長著しい「中国の脅威論」が語られるとき、
  その根拠とされるものはおもに三つあります。
 第一安い労働力、第二広大な国土と世界一の人口、
  そして第三として国民のハングリー精神です。


ある事柄の要件や特徴などを列挙して説明する場合は、
書き方を統一しないと、
 読みにくく落ち着きのない文章になってしまいます。
ここでは、「第一に~、第二に~、第三に~」とすべきで、
 文章が長くなると不統一になりやすいので注意が必要です。



【文例19】
 ずいぶん前に小学校の通信簿から5段階評価が消えてしまったときは、まあやむを得ないのかなと思っていましたが、最近では運動会の徒競走でも順位をつけないところがあるそうです。学業であれ何であれ、優秀な成績をあげた子どもが正当な評価をされなくて、そうでなかった子どもも何の変哲もないというあり方はどうかと思います。人間はどうあがいたって、それぞれに優劣がつくものです。それは生まれつきの素質による場合もありますが、その人の努力の大小による場合もあります。徒競走は、生まれつきの素質の要素がとくに強いから順序をつけるのはよくない、という発想なのでしょうね。


★改行のない文章は
 視覚的にも悪く、
 とても読みにくくなってしまいます。

前の文と内容の違う話になる場合は、
 文頭を一字下げて改行します。
たとえ一行の文章であっても、
 内容が違うときは改行します。
また、同じ内容であっても、長く文章が続く場合は、
 五、六行目あたりの区切りのよいところで改行します。

(添削文)
 「ずいぶん前に小学校の通信簿から5段階評価が消えてしまったときは、まあやむを得ないのかなと思っていましたが、最近では運動会の徒競走でも順位をつけないところがあるそうです。
 学業であれ何であれ、優秀な成績をあげた子どもが正当な評価をされなくて、そうでなかった子どもも何の変哲もないというあり方はどうかと思います。
 人間はどうあがいたって、それぞれに優劣がつくものです。それは生まれつきの素質による場合もありますが、その人の努力の大小による場合もあります。徒競走は、生まれつきの素質の要素がとくに強いから順序をつけるのはよくない、という発想なのでしょうね」


【文例20】
・店に押しかけた主婦たちは、倉庫にあったトイレットペーパーまですべからく買い込んだ。
・昨年の日本経済はどの分野でもすべからく上昇傾向にあった。


「すべからく」は、
「当然・・・・・・すべきである」とか「当然なすべきこととして」という意味で、
 多くの場合、当然の意味の助動詞「べし」を伴って、
 「すべからく・・・・・・べし」という形で用いられます。
「不正経理に関与した官僚は、
 すべからく懲戒免職に処すべきだ」というふうに使います。

1番めの文例は、「すべて」という意味で誤用されている例です。
 発音が似ていることから起こる間違いです。
2番目の文例は、「おしなべて」の意味で誤用されている例です。
 「おしなべて」とは、「大体の傾向として」という意味です。
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