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スケジュールを立てる

★仕事の進め方
 スケジュールを立てる


 仕事は、
  納期に間に合わせることが絶対条件。
 期限に間に合わなくなってあわてないために
  スケジュールを立て仕事を進めていきます。

 スケジュールに関して正しいのは?

 1)仕事は納期から逆算してスケジュールを立てる。
 2)スケジュールは、できるだけ綿密に分刻みに立てる。
 3)スケジュールを立てる時は、毎日の仕事から、
  週、月、年へと部分から全体を考えていくとよい。
 4)終業時間の1割程度を余裕の時間としてみておく。

正しいのは、1)と4)です。

 ○1)仕事は納期から逆算して計画を立てる。

 ×2)計画は、
     できるだけ綿密に分刻みに立てる。

 ×3)計画を立てる時は、
    毎日の仕事から、週、月、年へ
    と部分から全体を考えていくとよい。


 ○4)終業時間の1割程度を余裕の時間としてみておく。
  
  

スケジュールを立てるときは・・・

☆ゆとりを持つ

 綿密で余裕のない計画よりも、
 時間や内容に幅を持たせておきましょう。
 会社の仕事では、
  日常の電話の応対はもちろん、
  不意の来客、
  思わぬトラブルなど予定に入っていない様々な事態が発生しがちです。
 予定外の事態が起こることをあらかじめ考え、
  仕事時間の1割ほど余裕をみておくと


☆全体から部分へ

目先だけにとらわれずに、
  1年・半年・1ケ月・1週間を単位にし、
  部分的ではなく、
  仕事全体を考えた上で計画を立てましょう。


 1日の仕事は、
  自分なりに予定を工夫して、
  限られた時間を計画的に使うように心がけます。
 優先順位の高い順に計画的に仕事を進めましょう。


☆優先順位の考え方
 まず、
 自分が抱えている仕事の「重要度」「期限」の確認を行います。

次の3つに分けます。

 1 重要で急ぎの仕事
 2 重要だが、急ぎでない仕事
 3 重要でも急ぎでもない仕事

 その中で、
 “最も重要で急ぎの仕事”から 取りかかりましょう

 仕事の基本を自覚して自信を持って仕事に取り組みましょう
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だめな企画書

ダメな企画書は何が悪い?

・目的やコンセプトがわかりやすく明記されている
・ユーザビリティやアクセシビリティなど、
  最近のキーワードも盛り込まれている
・自社のウェブサイトのユーザーセグメントも見やすい
 
一見
 良さそうな企画書である。

しかし、
 この企画書に予算をかけようとは思わない。

なぜならば
1.背景や現在のウェブサイトの状況
 (アクセス状況など)なので、
 現状がどうなっているのか、
 まったく把握できない。


2.ユーザビリティの向上が
 必要だと断言しているが、
 なぜ
 ユーザビリティが
 必要なのか理由がわからない。


3.コンセプトを含め、
 「使いやすい○○」
 「わかりやすい□□」
 「ファッショナブルな△△」など、
 曖昧な表現が多く、
  どう変わるのか想像できない。


4.図を表記しているにもかかわらず、
 その説明がない
 図を表記した意味がわからない。

5.数値データがまったくない。

すなわち 
 「現状分析」
 「数値情報」
 「ROIの視点」がまったくない


あらためて読み直すと、
 根拠がない企画書が多いことに
 気づくこともある

※「ROI」とは
 Return On Investmentの略で、
 日本語で言うと「費用対効果」のことである。

「夢をかなえるゾウ」

「夢をかなえるゾウ」を読んで

夏休みの読書課題の「夢をかなえるゾウ」を読んだ。
実に面白い本で読み始めたら
 食事をする時間も惜しいくらいで一気に読み終えてしまった。
私がこの本を読んで学んだこと、
 感じたことは大きく3つある。

まず第1に、
「人は
 小さな習慣の積み重ねから
 変わっていくものである。」


主人公は
 ガネーシャから
  靴を大切に扱うこと、
  トイレをキレイにすること、
  小さな金額でいいので募金をすること。


などを
 実践することを求められ、
 それに応えることにより
  自分の心の中に
  小さな変化が起きてきたことを感じる。


いつも偉そうなことを言いながら、
 服装がだらしなく、
 机の上も汚い学年主任の●●先生には
 是非とも学んでほしい言葉である。と思う。

第2に、
「人は
 行動することによってしか
 変わらない。」


頭で考えるだけなら誰でもできるが、
 実際に行動しないと何も変わらない。

 とガネーシャは言っている。

※ガネーシャは、ヒンドゥー教の神の一柱。
 太鼓腹の人間の身体に
 片方の牙の折れた象の頭をもった神で、
 4本の腕をもつ。
 障害を取り去ったり、財産をもたらすといわれる。



なるほどその通りであると私は思う。
数学の▲▲先生のように、
 
いつも痩せたい痩せたいと
 口癖のように言っているだけの人は
 たくさんいるが、

 
そういう人で
 本当に痩せた人を私は見たことがない。


▲▲先生は私が入学する前からずっとあの体型らしい。
たぶんあの体型は
 先30年は太ることはあっても痩せることはないだろう。

実際に
 痩せるための行動を起こした人しか
 変わらないのだ。


「人は
 行動することによってしか
 変わらない。」


当たり前のことのようで
 本当に気づいている人の少ない真理が
 ここにあるような気がしてならない。

第3に、
「人は
 夢を持ち続けなくてはいけない。」

 
 ということである。

主人公は
 かつて夢を持っていた。

それが、
 いつの間にか日々の生活で流されてしまい
 夢を忘れてしまっていた。

しかし、
 ガネーシャによって、
  その夢を思い出し、
  直視し、
  その夢に向かって努力することを思い出した。

その結果は
 本の最後に出ている通りである。

人は
 夢や目標を持つことによって
 日々の行動が変わるんだな。


ということがわかった。

夢は持ち続けなくてはいけないと思った。

私は
 学校という組織に埋没してしまい、
 かつての熱い心、
 夢、
 希望を失ってしまったのであろう
 先生をたくさん見てきている。


この読書感想文の宿題を出した■■先生もその一人である。

たぶん■■先生もかつては
 夢を持っていたのだ。
それが、
 文科省、教育委員会、PTAなど長いものに巻かれてしまううちに、

次第に
 今のようなリビングデッドのようになってしまったに違いない。
 xx先生や◆◆先生も同じである。
 どいつもこいつも夢も希望もない目をしている。

※リビングデッド(Living Dead)
 リビングデッドとは、生きる屍という意味ですが、
 投資先企業が、
  業績が悪化し、株式公開等による資金回収が困難になり、
  不良債権化することを指します。

※かばね【屍】
 死体。死骸。しかばね。



子どもをなめてはいけない。
 生徒の目はごまかせないのである。

自分が果たしていないことをやらせようと
 生徒にこのような本を読ませることは、
 自分が入れなかった学校に
 子供を入学させようと勉強を強要する
 身勝手な親の心情と大差がない気がしてならない。

もし、
 先生方がこの本を生徒が読むことによって、
 「人は小さな習慣の積み重ねから変わる。」
 「人は行動することによってしか変わらない。」
 「人は夢を持ち続けなくてはいけない。」

 など
 この本に凝縮されているエッセンスを学んでほしいと期待しているのなら、
 先生方自らもそれを放棄をせず実践してほしいものである。

私が言うまでもなくこの
 「夢をかなえるゾウ」は良書ではあるが、
 これからの人生に夢も希望もある私たち世代が
 この本を読むのも良いが、

すでに夢も希望も失った先生方が読んで、
 もう一度自分と向き合うべき本なのではないだろうか。

果たして先生は
 この本を読んでいるのだろうか?
 読んだこともない本を
 「課題図書に指定されたから。」という理由で
 安直に宿題に出すサラリーマン的先生に
 この読書感想文を評価されるかと思うと、

それってどうなの?
 と思わずにいられない。

というのが私が「夢をかなえるゾウ」を読んで思った感想である。

http://kim8.blog15.fc2.com/blog-entry-402.htmlから抜粋

プロジェクト

フェーズとは、
 プロジェクト全体に対して
 それよりも小さな期間・規模でプロジェクトを区切った単位として用いられます。

プロジェクトは
 個別に実施されるため、
 絶えず不確実性を伴っているものです。

こうしたプロジェクトの不確実性を回避し、
 日常業務とプロジェクトマネジメントを結びつけ組織能力を高めるために、

プロジェクトは
 いくつかの適切なフェーズに区分して実施しなければなりません。


プロジェクトに含まれる作業を把握できたら、
 Project でタスク一覧を作成する作業を開始します。

タスク一覧は
 プロジェクトの最も重要な部分です。

タスク一覧に不備があったり、
 計画が不適切であれば、
 プロジェクトの進行を大きく妨げることにもなりかねません。

タスクをマイルストーン
 (マイルストーン:
  プロジェクト内の重要な出来事に付ける目印。
 プロジェクトの進捗状況を管理するときの着目点となります。
 期間が 0 のタスクは
  自動的にマイルストーンとして扱われますが、
  期間の長さにかかわらず、
 タスクをマイルストーンとして設定することもできます。)

 とフェーズ
  (フェーズ: プロジェクトの主要工程を構成する関連タスクの集まり。)にまとめると、

 プロジェクトに一定の構造が与えられ、
  進捗状況の評価が容易になります。

タスクとは
 タスクはプロジェクトの中心となる部分です。
 それぞれのタスクは、
  プロジェクトの完成に必要な個別の作業を表します。

タスクを計画するときは、
 一貫した方針に従ってタスクを入力していきます。
正しく定義されたタスクには明確な開始と終了があり、
 タスクがいつ完了するかをプロジェクト管理者がはっきりと判断できます。
実務上、
 タスクの期間には少なくとも 1 日を割り当てる必要があります。
タスクの期間は、
 長期に渡るプロジェクトでは長くなり、
 短期のプロジェクトでは短くなる傾向があります。

タスクを入力する際は一般に、
 作業の開始順に入力することをお勧めします。
ただし、プロジェクトによっては、
 似ているタスクをグループ化したり、
 作業するリソースの種類ごとにタスクをグループ化しなければならない場合もあります。
慣習的に組織内の特定カテゴリに分類される作業の場合は、
 そのカテゴリに従って分類することもできます。

タスク一覧の詳細レベル
タスク一覧の構造によって、
 プロジェクト計画の詳細レベルが決定されます。
プロジェクトのフェーズのみがタスク一覧に含まれていて、
 各フェーズの期間が長い場合、
 その計画はプロジェクトの概要を表したものになります。
各作業員が行う最小単位の作業までがタスク一覧に含まれている場合、
 計画は極端に細かくなります。
通常は、
 この 2 つの間を取った、バランスのよい一覧が作成されます。

タスク一覧の詳細レベルを決定するには、
 プロジェクトの進捗をどの程度詳しく管理するかを考慮するのも 1 つの方法です。
作業の規模にかかわらず、
 すべての作業をタスク一覧に含めた場合は、
 少なくとも 1 日 1 回各タスクの進捗を確認して記録する必要がありますが、
 最小の作業項目に発生したわずかな遅れも検出できます。
プロジェクトのフェーズのみを一覧に含めて進捗を管理する場合は、
 それほど頻繁にプロジェクトを更新する必要はありません。
ただし、作業に遅れが発生しても、
 そのフェーズが完了するまで遅延を検出できません。

プロジェクトの重大性、
 タスクの確認と更新を行う頻度、
 およびプロジェクトの遅延を防ぐために進捗管理する必要があるタスクのレベルなどを考慮します。

フェーズとは
アウトライン構造で階層を設定すると、
 プロジェクトをフェーズとサブフェーズ
 (サブフェーズ: 他のサマリー タスクに組み込まれたサマリー タスク。
  アウトライン機能を用いて設定します。)に分けることができます。
ドキュメントのアウトラインと同じように、
 関連するタスクがそれぞれグループ化され、
 サマリー タスク (サマリー タスク: サブタスクで構成され、
 それらのサブタスクの概要を示すタスク。
サマリー タスクを作成するには、
 アウトライン機能を使用します。
サマリー タスクの期間やコストなどの情報は、
 そのサブタスクの情報に基づいて自動的に設定されます。)
の下のレベルにまとめて配置されます。

サマリー タスクは、
 プロジェクトのフェーズまたはサブフェーズを表します。
下のレベルに配置されているタスクがすべて完了しない限り、
 そのサマリー タスクは完了したとは見なされません。

サマリー タスクは特殊なタスクです。
サマリー タスクは、
 その下に配置されているサブタスク
  (サブタスク: サマリー タスクの下位レベルにあるタスク。
  サブタスクの情報はサマリー タスクに統合されています。
  サブタスクを設定するには、
 Project アウトライン機能を使用します。)
からの情報を表したり、
 要約したりします。

したがって、
 サブタスクの期間またはコストを入力すると、
 そのサブタスクからの情報に基づいて、
 サマリー タスクの期間とコストが計算されます。
これらの計算値は、直接変更することはできません。

タスク一覧をアウトライン
  (アウトライン: プロジェクトでタスクのグループ関係を階層的に表示する機能。
 Project では、
 サブタスクはサマリー タスクの下にインデント表示されます。)
 としてまとめておけば、
 そのアウトラインまたはセクションを展開したり折りたたんだりして、
 さまざまな詳細レベルでタスク一覧を表示できます。
たとえば、
 最高レベルのサマリー タスクだけを表示すると、
 プロジェクトの主要フェーズのみが見えるようになります。
また、1 つのフェーズをすべて展開すると、
 そのフェーズで実行する必要のある作業を詳しく表示できます。
タスク一覧からアウトラインを作成するときは、
 この機能を念頭に置いて作業します。
タスク一覧をどのレベルで表示するかを考慮し、
 それに応じてアウトラインを作成する必要があります。

アドバイス
アウトラインは、
 複数のプロジェクトを 1 つの計画にまとめる場合には使用しません。
密接に関連した複数のプロジェクトの進捗管理が必要な場合は、
 プロジェクトごとに個別のプロジェクト ファイルを作成し、
 プロジェクト間の関連タスクの間にリンクを作成します。

マイルストーンとは
マイルストーンとは、
 通常は期間が 0 日に設定されたタスクのことで、
 主要なフェーズが完了するときや成果物のハンドオフのときなど、
 スケジュール上重要な時点に目印を付けたものです。
チャート形式のビューで、タスク期間を 0 に設定すると、
 ガント チャートには、
 そのタスクにひし形のマイルストーン ( ) が表示されます。
表示されるアイコンは、[書式] メニューの [バーのスタイル] で変更できます。
タスクを選択して [プロジェクト] メニューの [タスク情報] をクリックすると、
期間が 0 日以外のものであっても、タスクをマイルストーンに変更できます。
[詳細] タブをクリックし、[マイルストーンに設定する] チェック ボックスをオンにします。

「目標」と「目的」の違い

「目標」と「目的」の違い 村山 昇

日ごろの仕事現場で、
 私たちがよく口にする言葉:

「目標」と「目的」

この両者の違いは何だろうか?

目標とは
 単に目指すべき方向や状態
  (定性的・定量的に表される)をいう。

目的とは
 そこに意味や意義が付加されたものである。


それを簡単に表せば

 目的=目標+意味

ここで、
 次の有名なビジネス訓話
 
「三人のレンガ積み」を引用したい。

中世のとある町の建築現場で
 三人の男がレンガを積んでいた。
そこを通りかかった人が、
 
男たちに
 「何をしているのか?」とたずねた。


一人めの男は
 「レンガを積んでいる」と答えた。

二人めの男は
 「食うために働いているのさ」と言った。

三番めの男は
 明るく顔を上げてこう答えた。
 「後世に残る町の大聖堂を造っているんだ!」と。


このとき、
 三人の男たちにとって
 「目標」は共通である。

つまり、
 一日に何個のレンガを積むとか、
 工期までに自分の担当箇所を仕上げるとか。

しかし、
 「目的」は三人ともばらばらである。

一人めの男は、
 目的を持っていない。

二人めの男は、
 生活費を稼ぐのが目的である。

三番めの男は、
 歴史の一部に自分が関わり、
 世の役に立つことが目的となっている。


 ★目標は
  他人から与えられることが十分ありえる。


しかし、
 
 ★目的は
  他人から与えられない。
  意味は自分で見出すものだからだ。
 


何十年と続く職業人生にあって、
 他人の命令・目標に働かされるのか、
自分の見出した意味・目的に生きるのか

この差は大きい。

仕事の意味は
 どこからか降ってくるものではなく、
 自分が意志を持って、
 目の前の仕事からつくり出すものである。

もちろんその意志を起こすには、
 それなりのエネルギーが要る。
しかし、
 それをしないで鈍よりと重く生きていくことのほうが、
 もっとエネルギーを奪い取られる。

さて、
 あなたはどちらの選択肢を選ぶか?

ところで、
 先の三人の男のその後を、
 私が想像するに、

一人めの男は、
 違う建築現場で相変わらずレンガを積んでいた。

二人めの男は、
 今度はレンガ積みではなく、
 木材切りの現場で
 「カネを稼ぐためには何でもやるさ」といって
 ノコギリを手にして働いていた。

そして三人めの男は、
 その真摯な働きぶりから町役場に職を得て、
  「今、水道計画を練っている。
 あの山に水道橋を造って、
  町が水で困らないようにしたい!」といって働いていた。

【すべてのビジネスパーソンへの問い】
□他からの目標をこなすことだけに忙しくしていないだろうか?
□目標に自分なりの意味を加えている
 (=目的をつくり出すことをしている)だろうか?
□その目的は、パンを得るレベルのことだろうか、
それとも町の大聖堂をつくるレベルのことだろうか?

【経営者・上司・人事の方々への問い】
□働き手に、
 もっぱら「目標」だけを課していないか?
□組織が持つ事業の意味と、
 働き手が持つ仕事の意味を重ね合わせることの支援をしているだろうか?
□あなたの組織の目的は、
 パンを得るレベルのことだろうか、
 それとも町の大聖堂をつくるレベルのことだろうか?

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