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ビジネスシーンの言葉づかい

ビジネスシーン特有の言いまわしをマスターしよう!
ビジネスシーンでは、
 誰に対しても丁寧な言葉づかいをするのが基本です。
間違っても、
 友人との会話で使うようなタメ語はいけません。
敬語を使いこなすことも必要ですが、
 まずベースとなるのは丁寧な言いまわし。

語尾に“です・ます”をつけるのはもちろん、
 普段使っている言葉の言い換えでグンと大人度がアップします。


言葉づかいは信用にかかわる!
×・・・○○の件ですね。わかりました。いま調べてくるので、ちょっと待っていて下さい。
    (唐突に)
    質問の件ですけど… 

○・・・○○の件ですね。かしこまりました。
    ただいま調べてまいりますので少々待ちいただけますか。

    お待たせいたしました。ご質問の件ですが…

 ※社会人としての常識的な言葉づかいができれば、それだけで信用度が違います!!


覚えておきたい定番フレーズ

×いつもどうも          
○お世話になっております

×わかりました          
○ かしこまりました / 承知いたしました 

×どうしますか          
○ いかがいたしましょうか    

×いいですか           
○よろしいでしょうか

×そうします           
○そのようにいたします

×そうです             
○さようでございます

×いま、行きます         
○ただいま、まいります

×話しておきます         
○申し伝えます
  
×(恐縮の)すみません     
○ 恐れ入ります

×(依頼の)悪いんですが    
○お手数をおかせします / お忙しいところ申し訳ございませんが



ランクUP↗ マナー  「すみません」ばかり使わない
謝罪のほかお礼、お願いなど幅広く使える“すみません”。
でも、それぞれによりふさわしい言葉を使ったほうが好印象です。

お礼
×どうもすみませんでした。
○ どうもありがとうございました。

お願い
×すみません、手伝っていただけますか。
○ お手数をおかけいたしますが、お手伝い願いませんか。

声かけ
×すみません、ちょっといいですか。
○ 恐れ入ります、少しよろしいでしょうか。



大人度アップの丁寧な言いまわし
誰      → どなた              どのくらい  → いかほど
あとで    → のちほど            本当に    → 誠に
もうすぐ   → 間もなく             すごく      → 非常に
すぐに    → さっそく             とても     → 大変
前に     → 以前に               ちょっと    → 少々
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社内の敬語変換文例

社内でよく使う敬語の文例です。

普段の言い回しを、
 敬語に変換しています。


上司や先輩に呼ばれた時

何か用ですか?
⇒先輩には… 何でしょうか?
⇒上司には… お呼びでしょうか?

今、手が離せません。ちょっと待ってください。
⇒先輩には… 
  すみません、終わり次第、すぐに行きます。
⇒上司には… 
  申し訳ありません。一段落しましたら、すぐに参ります。


◎ポイント
 「ちょっと」という言葉は使わない。
 上司には「すみません」という言葉は使わない。



上司や先輩に質問する時

仕事中にすみませんが、今、ちょっといいですか?
⇒先輩には… 
  お仕事中申し訳ありませんが、今、お時間いいですか?
⇒上司には… 
  お仕事中申し訳ございませんが、今、お時間よろしいでしょうか?

教えてもらいたいことがあるのですが?
⇒先輩には… 
  お伺いしたいことがあるのですが…
⇒上司には… 
  お教えいただきたいのですが…

◎ポイント
 今、質問をしても大丈夫かどうかの
 「タイミングの確認」を必ずする。



上司や先輩に発言する時

それは、そうですが…
⇒先輩には… 
  よく分かります。ですが…
⇒上司には… 
  ごもっともです。ですが…

~という考え方もあるのでは?
⇒先輩には… 
  わたしは、~と考えていますが、どうでしょうか?
⇒上司には… 
  わたくしは、~と考えておりますが、いかがでしょうか?

◎ポイント 
 まず、相手の意見を全面的に肯定した後、
 自分の意見を述べるようにする。



会議などで、意見を求める時

意見はありますか?
⇒先輩には… 
  意見をお願いします
⇒上司には… 
  ご意見をお聞かせくださいませんか?


会議などで、反対意見を述べる時

反対です!
⇒先輩には… 
  とてもいい考えだと思いますが、一点だけ…
⇒上司には… 
  あえて反対意見を申し上げますが…

◎ポイント
 頭から否定する言い方は避ける。

イエス・バット話法

社内ミーティングなどで、
 上司や先輩に対して自分と異なる意見を提案する時は、
 まず相手の意見をよく聞いて内容を理解し、
 
 全面的に肯定した後、
 自分の意見を述べます。


この方法が、
 いわゆる
 「イエス・バット話法」
 といわれるテクニックです。

相手の意見をいきなり否定してしまうのは、
 部下や後輩という立場上、得策ではありません。

まずは、
 相手の意見に同意した後に持論を展開していき、
 「・・・・ではいかがですか?」と意見を伺えば、
 相手に否定的な印象を与えずに済み、
 提案も通りやすくなります。

相手の意見と自分の意見が、
 必ずしも一致していなくても使えるのが

 「おっしゃることはよくわかります」
 「ごもっとも」
というフレーズです。

相手の意見を肯定する印象を与えられる
 便利な表現なので、
 是非覚えておきましょう。


◆イエス・バット話法の前置きフレーズ

「おっしゃる通りかもしれません。
 しかし…」

「ごもっともなご意見ですが、
 もう少し検討していただきたい点がございまして…」

「確かにそうですね。
 しかし…」

「基本的には賛成です。
 しかし仮に…」

ビジネス敬語

自分がお菓子を
 ○『いただいた』
 ×『召しあがった』

 ×『すいません』
 ○『すみません』
 ◎『申し訳ありません』

先輩に
 ×『ご苦労さまです』
 ○『お疲れ様です』

指示や連絡を受けたときの返事として
 ×「了解」
 ×「了解です」
 「了解」というのは、
  「相手の考えや事情を分かった上で、それを認める」
  という意味のある言葉。

上司から「15分遅れる」と連絡を受けた時の返事
 ×「了解です」
 ○「かしこまりました」
 ○「わかりました」
 ○「承知しました」

部下が上司に「15分遅れます」と連絡したときに
 上司の返事
 ○「了解」
 上から相手を見て許す場合に使うものです。

上司より先に帰るときの挨拶
 ×ご苦労様です
 ○お先に失礼させていただきます

「ご苦労様です」は、
 一見、丁寧なようですが、
 実は目上の人が自分より目下の人や、
 雇い主が従業人に向かって言うねぎらいの言葉なので、

 上司に向かっていうのは失礼です。

上司に「ご苦労様」と言われても
 そのまま返さないように気をつけましょう。

基本は
 ○「お先に失礼いたします」、
 ○「お先に失礼させていただきます」

 ◎「何かあればお手伝いします」
 というニュアンスをこめた言い方をすると、
 より丁寧になり、やる気も伝わります。

指示の受け方と報告の仕方

指示の受け方と報告の仕方

上司からの指示の受け方
 1.指示は最後までさえぎらずに聞き、質問はあとで。
 2.要点をメモする
  指示を受ける時は必ずメモをとる。
  5W1H
   WHATなにを・
   WHYなぜ・
   WHENいつ/いつまでに・
   WHEREどこで・
   WHOだれが・
   HOWどうやって
    を確実に把握すること。
 3.カラ返事はしない
  できそうもない時は、状況を説明して優先順位など判断を仰ぐ。
 4.最後に復唱して確認
  指示の要点はくりかえして確認を。
  とくに数字や固有名詞は正確に。

上司への報告の仕方
 1.タイミングよく報告
  上司に「あれはどうなった?」と聞かれてからでは遅すぎる。
  指示事項が完了したらただちに報告を。
  ただし、
   いま話してよいかどうか、
   上司の都合を聞いてから話し出す。
 2.必要とあれば中間報告
  仕事が長引く場合は中間報告が絶対必要。
  約束の期限までにできそうにない時も、
   即刻上司に報告をして、指示を受けること。
 3.報告は簡潔に
  まず最初に結論を。
  次に原因、
   経過の順に述べる。
  前もって報告事項をまとめる習慣をつけよう。
  悪いニュースほど早く伝える
  仕事でミスした時は素直に間違いを認め、
   早めに上司に報告をして指示をあおぐこと。
  仕事が遅れそうな時も同様。
  期限直前になって「できません」と報告するのでは、
   相手は対処のしようがない。
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