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もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本 - 「文章・メールはこう書き、敬語はこう使う」

もう一度確認しておきたい!ビジネスマナーの基本

文章の書き方

<正的簡平>

正確:正しい文字、言葉遣い、記述、内容
的確:誰にでも、すぐに、ハッキリ
簡素:スッキリと
平易:易しい書き方


<漢字とかなの配分>

絵本:漢字比率10%前後
読み物(小説やエッセイなど):30%
ビジネス文書:40%前後

一般的な大人が「読みやすい」と思うのは、
 漢字 比率30%〜40%。熟語を使ったり、
 やさしい言葉に直したり、
 外国語(カタカナ)を使ったりする。


<文字数>

1つの文は40字〜60字以内。
原稿用紙は1行20字詰めで、2行。
A4用紙は1行〜2行。
一般的な本は1行〜2行、 メール画面も同じ。


メールの書き方

<タイトルに求められるもの>

本文の趣旨、あらまし「見出し」。
本文、本題を連想させる「呼び込み」で自分に関係がある話題かどうか選別させる。
本文の一部を肩代わりするようなもので優先度、緊急度が分かるようにする。
出来るだけ多くの情報を盛り込み、具体的に書くこと。


<画面レイアウト>

1行の文字を増やし過ぎない(1行30文字〜35文字)で箇条書きを使うなど短文を心がける。
句読点で改行し、内容が変わる部分で1行あける。


敬語の使い方

「ご苦労様でした」
 - 目上の人から部下等に向けて使う言葉。」

「〜られますか?」「お世話様です」
 - 立場的に上の人から使う言葉。例えば、タクシーの運転手がお客さんに対して使う。

「すみません」
 - これは口語。

「ご担当者様」
 - 「ご」と「様」が二重に使われている。

<ありがとうございます>

・本当にありがとうございます
・感謝いたします
・感謝の意に絶えません
・助かります
・幸いです

定型文だと感情がなくなり、伝わらない。自分の気持ちに近い言葉を選ぶこと。

<よろしくお願いいたします>

・どうぞよろしくお願いいたします
・ 何卒よろしくお願いいたします
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします
・ご確認をよろしくお願いいたします

何でもかんでも「よろしく」ではなく、何をよろしくしてほしいのかを明確にする。

ここで紹介したビジネスマナーの基本を押さえて、
 自分なりのメールの書き方などを見つけていき、
 クライアントとしっかり関係を構築できるようにしていきましょう。
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同じ文章が何倍も読みやすくなる

"段落の付け方" 5つのポイント

だらだら書いているつもりはないけれど、
 まとまりが感じられない。
人から読みにくいと言われたり、
 自分で自分の文章が読みにくいと感じることがある。
そんな文章に”段落”を付けて、
 自分も相手も読みやすい文章を書いてみませんか?


段落とは?
 改行の部分から次の改行の前までを段落という。
 段落は文章全体を構成する要素である。

1)新しい段落にするタイミング
 感想文では、書く目当てや見方・立場を変えるときに、新しい段落にする。
 説明文では、新しい考え方や事がらに移るときに、新しい段落にする。


 改行は、「これまで話してきたこととは少し違う内容になりますよ」という合図に相当します。


2)段落と段落につながりを
 それぞれの段落にトピック文を置くようにすると、
  読む人に各段落の内容をつかんでもらいやすくなるうえ、
  文章の論理展開を明確にできます。
 トピック文とは、段落の内容を端的に述べた文のことです。


3)ひとつの段落に詰め込みすぎない
 段落は、言いたいことを整理して文章にしたものです。
 ひとつの事柄を説明するために、
  いくつかの文章を束にしたものが正しい段落です。

 間違った段落は、
  ひとつの段落にいくつもの事柄を説明する文章がいっぱい盛り込まれています。

 その段落の全体が表す考えとまったく無関係な文を入れないようにする。


4)段落の要約文(さわり)を置く場所に注意
 パラグラフ(段落)の先頭には、そのパラグラフの要約文を置く。

 段落の最初にさわりをみせる。
 これから読もうとしている文章のあらましを頭にいれておけば、
  読み手はどんな内容のことが書かれているのか、
  ある程度予測しながら読むことができ、理解が深まります。


5)段落の中の文章につながりをもたせる
 段落の中の文と文は、自然につながるようにする。
 文と文の続きぐあいには、次のようなものがある。

文は受動態ではなく、能動態で書くように心がける。

2013年07月11日 [文章の基本ルール]

不要な受動態は使わないで、
 文はできるかぎり、
 能動態で書くようにしましょう。

能動態で書いた方が、
 文意が明快になり、
 読者に自分の意図を伝えやすくなります。

一方、
 「~が大切だとされる」
 「~だと推測される」
 「~が期待される」

 のように受動態を使用しますと、
  主体が誰なのかがあやふやになるので気をつけてください。



以下、文例をあげてみます。

カンヌ映画祭でグランプリを贈られた映画の上映が開始された。

カンヌ映画祭でグランプリを受賞した作品の上映が始まった。



書いていることに自信を持てない時にには
 受動態をつい使ってしまうものです。
思いを正確に伝えるために、
 はっきりと言い切るようにしましょう。



以下の文例をご覧ください。

プレゼンテーションに初参加した時は、
 企画を通すよりも、
 審査員の印象に残ることを目標にすると良いとされている。


プレゼンテーションに初参加した時は、
 いきなり企画を採用してもらおうとするより、
 審査員の心象に残るアピールをするべきである。




受動態よりも、
 能動態の方が、
 意図が明快かつ力強く伝わりますよね。

一文は60字以内にまとめる。

2013年07月16日 [文章の基本ルール]

今回の話題は文章ではなく、文のことです。

文章は文の集まりでできています。
ですから、
 文章は、
 いくつかの文で自分の意見などを述べたものを指すのです。

一つの文が長すぎますと、
 何が書いてあるか非常にわかりにくいので、
 気をつけてください。
当然、
 文章としても、
 極めて稚拙で、
 読者に可負担を強いる最悪のものとなるのです。



一般的には、
 一文の長さは、
 60字以内にするべきだと言われています。



例えば、以下のような文章はいかがでしょうか。

ブログの記事は、読者に強い印象を与え、長く記憶させる力を持つべきだと思うのですが、そのことを、風花式で言い換えるならば「言葉は一本の矢であるべきである」となるのですが、言葉の連なりが文章になり、ブログの記事となり、読者に一度読まれたら、泡のように消えてしまうのでは空しいし、また、読まれても、読者の心を揺さぶることもできず、一瞬のうちに忘れさられてしまう記事は、不幸だと言えますから、風花としては、記事は一本の矢となり、読者のハートに突き刺さるくらいの鋭さと強さを持つべきだと主張したいのです。



非常に、わかりにくいですよね。
では、
 一文を短くして、
 書き直してみます。



ブログの記事は、
 読者に強い印象を与え、
 長く記憶させる力を持つべきです。

そのことを、
 風花式で言い換えるならば
 「言葉は一本の矢であるべきである」となります。

言葉の連なりが文章になり、
 ブログの記事となり、
 読者に一度読まれたら、
 泡のように消えてしまうのでは空しい。

また、
 読まれても、
 読者の心を揺さぶることもできず、
 一瞬のうちに忘れさられてしまう記事は、
 不幸だと言えます。

ですから、
 風花としては、
 記事は一本の矢となり、
 読者のハートに突き刺さるくらいの
 鋭さと強さを持つべきだと主張したいのです。




どうでしょうか。
かなり、
 理解しやすくなったでしょう。

長い文を書かないようにする、
つまり、
 文を短くするには、
 以下のポイントを押さえてください。



長い文を書かないようにする方法

1)文は早めに句点「。」を打つ習慣つける。

2)一文が長くなりすぎたら、
  迷うことなく、文を分割する(文の数を増やす)。

3)「~が、~が」で、文を続けない。

4)分けた文と文は、
  文意が通りやすくなるように、
  必要に応じて接続詞でつなぐ。

5)ブログの文は1~2行で改行し、
  1行空ける習慣をつける。

文末の余計な言葉を省いて、簡潔な表現にする。


2013年07月13日 [文章の基本ルール]

文末の表現において、
 もってまわった言い回しをしたり、
 無駄な言葉を加えたりして、
 読みづらくしてしまう場合があります。
読者にまわりくだどいとか、
 あやふやな印象を与えてはマイナスとなりますので、
できるかぎり、
 文末では余計な言葉は省いてください。



以下で、冗漫(冗長)な表現を、簡潔に書き直しみます。

「~しないようにする」⇒「~しない」

「~することは避ける」⇒「~しない」

「~するようにする」⇒「~する」

「必要であると言える」⇒「必要だ」

「~とすることにしたわけである」⇒「~とした」

「~と言えなくもない」⇒「~と言える」

「述べることにします」⇒「述べます」

「~したいと思います」⇒「~します」

いかがでしょうか? 

文末は、
 よほど気を付けないと、
 無駄な言葉を入れてしまいがちなので、
 ご注意ください。
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