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見やすい資料を作るのは発表のマナー

大きな声で、ゆっくり、はっきりと発表する。

これは発表を聞いてもらうために
 誰しもが当たり前のように行なっている
 受け手への配慮です。

このような聴覚情報に関する配慮と同様に、
 視覚情報に関する配慮も忘れてはいけません。

視覚的配慮とは、
 資料を「読みやすく」することと、
 「見やすく」することです。

 文字の種類や
  サイズ
工夫する
ことで、
  資料は格段に「読みやすく」なりますし、
 文字や図形の配置や
  配色、
 資料全体のレイアウト
を考えることで、
  資料は「見やすく」、
   理解しやすい
ものになります。

また、
 研究を発展させる上では、
 より多くの人に自分の研究成果やアイデアを伝え、
 議論することが重要です。

学会のポスター会場で、
 小さな文字ばかりが並び読むのも
  一苦労なポスター、
 ぼんやりした色使いの
  目立たないポスター
 の前で立っていても、
  素通りされてしまうかもしれません。

読みやすそうでアトラクティブなポスターであれば、
 思いもよらない人に話を聞いてもらえるかもしれません。

したがって、
 研究発表においても
 「見栄えの良さ」、
 「美しさ」、
 「アイキャッチ」

  というのもある程度重要になってきます。

すなわち
 「読みやすさ」
 「見やすさ」
 「見栄えの良さ」

  が三位一体となったとき、
  多くの人を惹きつける研究発表メディアが生まれるのです。
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受け手は視覚に頼っている

人は、多くの部分で視覚に頼ります。

言葉でいくら説明されるよりも、
 写真やグラフ、
 模式図を見るほうがよっぽどわかりやすいです

口から発する言葉だけでなく、
 言葉を視覚化することは理解の助けになります。

また、当然のことながら、
 研究という分野では、
 データ(研究結果)を見て議論することは必要不可欠です。

このようなことから、
 研究発表において、
 よりわかりやすく、
 そして正確に情報を伝えるために、
 視覚的なメディアは欠かすことができません。

話の“構成”を工夫する

説得力がアップする落ち着いた話し方のコツ


話の“構成”を工夫する


1.話に説得力をつけたいときは、
 「本からの引用」などで権威を借りる

 
 例えば
  「松下幸之助さんがこうおっしゃっていました…」など、
  自分の頭や手帳、ブログなどに普段からストックしておくとよいでしょう。

2.結論 ⇒ 根拠 ⇒ 結論で話す
 聞き手は分かり易いですし、
  知的な印象を与えることが出来ます。

3.「主張」と「理由」をセットにした内容にする
 「なんとなく、こう思う」では、
  説得力がないばかりか、反感さえ買いかねません。
  自分が述べる主張には「理由」をつけると、説得力が高まります。



説得力をもたせる話し方

4.3つの愛(アイ)で相手の心を開く
 【あいさつ】
   最初の挨拶はどのような場面でも大切です。
 【アイコンタクト】
   話をするときに相手を見ずに話す人は、
   気持ちが入っているとは思えないものです。
 【アイスブレイク】
   話し合いや研修で、
   自己紹介などを行なって場が進むよう雰囲気作りをすることです。


5.論理的に説明し、感情に訴える
 あなたにとって
  役に立つ(得になる)(必要である)ことだから伝えたい」
  という自分の思いを込めましょう。


6.言いたいことは「ひと言」で言い切る
 短いから、聞きやすく、わかりやすく、納得しやすくなります。
 すっと心に入り込んで印象に残るのです。
 ことわざが良い例ですね。


7.「反対に」「正直言って」など
無意識で話している口癖に気をつける

 相手に不快感を与えてしまうこともあり、
 「癖だから」では済まされない問題です。


8.相手の立場に立って想像しながら話す
 「どうしたら相手もそれをやりたいと思えるか」
  ということを考えることが必要です。



印象をよくして説得力をUP

9.「え~と…」に気をつけて、焦った印象をなくす
 「え~と」を言わなくなると、
  頭の中でまとめてから言葉にしようとするので、
  落ち着きを演出してくれます。


10.見た目も自己演出し堂々とふるまう
 相手に信頼感を与えるには、
  外見を整え、
  発言の内容と外見のイメージを一致させることが重要です。

進捗状況を報告

シチュエーション
昨日一日、出張で不在だった上司に、
 昨日の仕事の進捗状況を報告します。

制限時間/なし

昨日私がした仕事として、
 完了したものが3つありまして、
 「○○」の広告の入稿、
 それとブログのキャンペーンの賞品の発送。
 あとウェブサイト「□□」を公開しました。

あと昨日やった作業の中で、
 今日ご相談したいことが、
 これもいくつかありまして、
 全部で4つあるのですが、

一つが「△△製品」のカタログの作成依頼が来たので、
 そちらの進め方について。
あと来週の会議の資料を一度作成したので、
 確認をお願いします。
それと××の事例の原稿が一度来て私の方で確認はしたので、
 もう一度確認をお願いします。
最後ですが、
 こういったコンプライアンスに関する資料を一度作成したので、
 こちらも確認をお願いします。以上です。



まず感心したのは、
 「完了したものが3つ」、
 「ご相談したいものが4つ」
 と最初に項目をあげていた点です。


そのように伝えれば、
 聞き手は、
 「3つ報告を受ければいいんだ」と聞く準備ができます。


制作物の内容など、
 もう少し具体的に聞きたい部分もありましたが、
 聞き手がいつもいっしょに仕事をしている上司で、
 多少省略しても伝わるのであれば、
 簡潔な言い方でいいでしょう。

言い訳など余計なことをはさまず、
 簡潔にまとまっているのも高ポイント。

間のとり方もよくなりました。

ただ、
 一つの文(センテンス)が長すぎるのが気になりました。
報告する案件が多いので、
 もう少しすっきりとまとめたいところです。
お手本の文例と細かい改善点を下に紹介しています。
文章にすると、
 全体的にちょっと硬い感じになりますが、
 一つの例として参考にしてください。


※1昨日のご報告があるのですが、今お時間ございますか?

※2昨日は、先日指示のあった、3件の業務が完了しました。
 ● 1件目は、「○○」の広告の入稿。
 ● 2件目が、ブログのキャンペーンの賞品の発送。
 ● 3件目が、ウェブの「□□」の公開です。●●

それから、
 ※3資料の確認をお願いしたいものが3件、
  ご相談したいものが1件あります。
 ● 確認をお願いしたい資料のうち、1件目が、来週の会議の資料。
 ● 2件目が、××の事例の原稿。
 ● 3件目がコンプライアンスに関する資料です。
 ● それぞれ資料をメールでお送りしていますので、確認をお願いします。

最後にご相談ですが、
 新しく「△△製品」のカタログ制作の依頼がありました。
 ● ◇月◇日発売だそうですが、進め方について後ほど打ち合わせさせてください。
 ● 昨日の報告は、以上です。


※●=一呼吸分、間をとる、
●●=一呼吸より少し長く間をとる
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