わかりやすい説明を今日から実践

文字色■分かりにくい説明の原因をひも解く!

同じテーマを説明するに際しても、
分かりやすい人がいる一方、
何を言いたいのかよく分からない人もいます。

『分かりやすい説明・話し方』
大事なことは理解するけど、
 それってどうしたらいいの?」
そんな疑問を持たれたこと、ありませんか。

そもそもなぜ分かりにくい説明に
なってしまうのか。

その辺りの原因が明らかとなれば、
必然的にどうすればいいかも
はっきりするはずです。

ということで、まずは
分かりにくい説明にみられる、
共通点を挙げてみましょう。

a.話す行為自体に不慣れ。
b.話し方に問題がある。
c.話す内容に問題がある。
d.話の展開に問題がある。


それぞれ簡単に説明します。

「話す行為自体に不慣れ」というのは、
例えば、緊張して声が上ずった状態を
想像してください。

始終そういった話し方をされると、
聞き手はかなり辛いことでしょう。


「話し方に問題がある」とは、
例えば、とても早口であったり、
感情が高ぶりすぎてろれつが回って
いなかったり、といった状態を指します。

これも度を越すと、
話し手が何を言っているか、
聞き手には理解できません。


「話す内容に問題がある」とは、
話が抽象的であったり、
専門用語濫発であったりと、

しゃべっている内容そのものが
よく分からない状態のことです。


「話の展開に問題がある」とは、
話の順番が不適切なために、
聞き手が全体像を頭に描けない
ケースなどが相当します。


これらのいずれか、あるいはその
複合によって「分かりにくい説明」は
現実のものとなってしまうのです。




■関心の的をつかみ、大→小の流れで説明する

では、分かりやすくするには、
具体的にどうすれば良いのでしょう。

a.b.については
慣れの問題もありますので、
ここではc.「話す内容」及び
d.「話の展開」にスポットを当て、
方策を説明したく思います。

大きく2つのことを意識する必要があります。
1)相手の関心事を踏まえる。
2)大→小の流れを徹底する。
それぞれ説明しましょう。

1)相手の関心事を踏まえる。
  人は常に自分の興味を中心に置き、
  相手の話に耳を傾けます。


  例えば、お客様から製品クレームが
  入ったとしましょう。

  すると、営業担当は販売動向が気になり、
  製品担当は原因究明に明け暮れ、
  役員クラスは損益インパクトを心配します。

  これは自分の置かれた立場から、
  その事象(現象)を捉えるからです。

  ということは、同じ説明をするにしても、
  聞き手の関心事を中心において話せば、
  相手が興味を持ち、積極的に耳を
  傾けてくれるようになる、
  ということを意味します。

  聞き手が積極的であれば、理解される
  可能性がかなり高まると思いませんか。

  元々の話は同じであったとしても、
  相手に応じて視点(切り口)を変える
  というのは、分かりやすさを左右する
  重要な要素なのです。



2)大→小の流れを徹底する。
  人が物事を理解する際は、
  まず大枠を頭に描き、
  そこに各論を関連づけていきます。


  特に聞き手が疎い分野については、
  この流れが顕著になると同時に、
  自分の知っている似た情報と
  ダブらせながら理解しようとするのです。


  ですから、話をする時は、
  まずは全体概要、あるいは結論を説明し、
  その後に詳細、または理由を伝えると、
  比較的理解されやすくなります。


  また、特に難しい内容に関しては、
  一般的に知られていそうなものに
  例えると聞き手の理解が深まります。

  例えば、コンピューターのCPU
  (Central Processing Unit=中央処理装置)
  を説明する場合、
  「CPUとは、人間に例えますと“頭”に相当します」
  といえば、性能を左右する重要なパーツ
  であることが誰にも理解できるでしょう。

  「大→小の流れ」とは、最初に
  全体地図を相手の頭に入れてもらい、
  「次に説明するのは、地図でいう
   “この部分”に当たります」と、
  ナビゲートしてあげることなのです。


  専門用語なども“ナビゲート”と“例え”を
  併用すれば、相当程度に理解されることと思います。




■しつこいくらいに『繰り返す』必要あり

上記2点を意識していただければ、
少なくとも「何が言いたいか分からないよ」
という聞き手のなげきは排除可能なはずです。

最後に、もう一つだけ、ポイントを。
それが『繰り返し』の効用。

聞き手は、話し手が思っているほどに、
物事を理解できません。


特に初めて聞く話は、
その傾向が強まります。

ですから、話し手が「ここは重要」
と思うことは、途中に何度となく
繰り返すことをオススメします。

「こんなにしつこく言って大丈夫かな」
くらいで丁度良いのです。

結果として
「なんとなくだけど、分かったよ」
となれば、それは伝わった証。

「分かりにくい話だな」と言われる
ことは決してないでしょう。

自分の説明力に、もし不安を感じるなら、
上記3点、ぜひお試しください。
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説明上手になるにはちょっとしたポイントがあるんです・・・

■説明上手とは、「技術+ホスピタリティー」保有者のこと

説明上手とは、
聞き手に「分かりやすい」と
感じさせられる人のこと。

説明力とは“スキル”(技術)です。
ですから、誰もが後天的に
身につけることが可能。

でも真の説明上手を目指すなら、
スキルを手にするだけでは充分と言えません。

そういった技術を持つと同時に、
「聞き手が分かりやすいように工夫を凝らす
 ホスピタリティーの実践できる人」
になる必要がある、と言えます。

だからこそ、聞き手に心から
「分かりやすい」と感じてもらえるのです。

そうは言っても、こんな点に気をつけると、
「分かりやすい」と思ってもらえる
ポイント的なことがあります。



■全体構成の良し悪しが分かりやすさを大きく左右

1)「結論→理由→具体例→結論(の繰り返し)」という構成で話をする。
  分かりやすいか否かに大きく
  影響するのが“全体構成”。

  話し手の頭の中に整理されている情報も、
  聞き手に取っては初耳かもしれません。

  ですから、聞き手が話を整理しやすいように、
  最初に話の骨格を示してあげると
  聞き手の理解が進むのです。

  つまり、結論、あるいは全体概要など
  を最初に説明する、ということ。

  その後、理由、あるいは詳細説明に入ります。
  その上で、具体例を入れてあげると、
  聞き手はイメージしやすくなり、

  「なるほど!」と内容が腹に落ちていきます。

  そして最後にもう一度、
  ポイントとなる結論を話すことにより、
  聞き手は一層理解を深められる次第。

  しゃべり方としては、
  「結論から言うと」「なぜなら」
  「例えば」「もう一度まとめると」

  といった感じになります。

  上記構成は基本的にどのような話にも使用可能。
  会議等における説明、プレゼン、スピーチなど、
  さまざまな場面で活用いただきたいと思います。




■あなたの説明、中学3年生でも理解できますか?

2)「分かりにくい言葉」を排除する。
  「分かりにくい言葉」とは、
  専門用語・業界用語・難解用語・略語など
  を指します。

  「自分としてはごくごくスタンダード」と
  思っている言葉も、もしかしたら世間では、
  そうなっていないかもしれません。

  ですから、
  「これはちょっと分かりにくいかも知れない」
  と思ったら言い換えにチャレンジすれば
  よろしいかと。

  「パソコンのCPU」(Central Processing Unit=中央処理装置)
  なら「パソコンの心臓部」と言えば、
  多くの人が理解できるはずです。

  ちなみに言葉の選択に迷った場合、
  「中学3年生でも理解可能か」を
  基準にすれば、間違いありません。

  義務教育は全ての人が受けている、
  という前提ですから。




■数字積極活用で分かりやすさアップ

3)数字を積極活用する。
  これには2つの意味があります。
  一つが、例えばポイントが3つの場合、
  「ポイントは3つあります。
   最初が・・・、2つ目が・・・」
  というように全体の数と、
  その何番目に当たるかを数字で示す、
  ということ。

  そして二つ目が、資料化の際は、
  数字等を積極活用する、ということです。

20140318_2_説明上手になるにはちょっとしたポイントがあるんです・・・(本田氏確認用)

  例えば市場動向に関する資料を
  作るなら図のようになります。

  各項目に数字等を入れることで、
  どの項目がいくつあるかが瞬時に分かるため、
  「分かりやすい」と思ってもらえるのです。




■意味をしっかり押さえた上で説明するのが大人のマナー

4)自分の言葉を使い、聞き手に顔を向けて話をする。
  「自分の言葉を使う」とは、
  自分がしっかり内容を理解し、
  その上で話す、ということ。

  自分がきちんと理解していない言葉を
  使えば、説明に自信のなさが出ると同時に、
  時に誤使用してしまう危険性もあります。

  それは信頼を損ない、
  場合によっては聞き手に不信感を
  与えてしまう可能性も。
  言葉選び、要注意です。

  「聞き手に顔を向ける」というのは、
  言葉の通り、相手を見て話すということ。

  相手の目を見続けると、これはこれで
  威圧感を与える可能性がありますので、
  口元近辺に視線を置きながら、
  時々聞き手の目を見ると、信頼が
  生まれ、分かりやすさにつながっていきます。




■主役は“聞き手”であることをお忘れなく・・・

5)聞き手主導で説明する。
  「聞き手主導」とは、
  聞き手のペースに合わせる、
  ということ。

  相手が不安そうな顔をしていたら、
  「ちょっと分かりにくかったですかね?
   もう一度説明させてください」といった
  ようにホスピタリティーを発揮すれば、
  「分かりやすいだけでなく、親切」と
  好感度倍増。

  ある意味、些細なことですが、
  こんなことを説明途中に入れられるか
  否かで相手の理解度に雲泥の差が
  でてしまうのです。




■「分かりやすい」説明、ぜひ我がものに!

上記5点、急に全部は無理かもしれませんが、
説明上手を目指すのであれば、
ぜひ一つ一つチャレンジしていただきたいと思います。

「分かりやすいね」と言ってもらえる
説明になるはずですから・・・。

説明上手と言われてしまう5つのコツ

■磨きをかけることで誰もが一級に説明者に・・・

説明が上手くて、思わず「なるほど!」
とうなずいてしまう人っていますよね。

説明の巧拙を決する
そのほとんどが、後天的なもの。
つまり学習により磨かれるものです。

努力次第で誰もが
  説明上手に変身可能と言えます。

「説明上手!」と言わせるための“5つのコツ”

■「聞き手が知りたいこと」に焦点を当てる

1)聞き手の興味の対象を知る。
  セミナー講師をさせていただくと、
  参加者皆が同じ内容を聞いているにもかかわらず、
  捉え方が一様でないことに気づきます。

  人は自分の興味をベースに相手の話を
  聞くため、全く同じ話を聞いても、
  響く情報が一律にはならないのです。

  ということは、聞き手の興味がどの辺り
  にあるかが分かれば、そこに焦点を当てることで、
  好意的に話を聞いてもらえ、かつ、
  聞き手の頭に残りやすくなる、と言えます。

  それは理解が進むことを意味します。
  つまり「上手に説明してもらった」という
  聞き手の満足につながっていくのです。

  以下に、例を挙げ、関連情報を記載して
  おりますので、併せご一読を。
  ◎「“聞き手の興味”を踏まえた話し方」については、こちらもご覧ください




■聞き手の持つ情報量に応じ、話すレベルを調整する

2)聞き手の知識レベルを把握する。
  興味の対象が一緒なら、
  同じ説明内容で構わないか。
  答えは“否”です。

  車好きの大人と子供、「車が好き」
  ということでは興味の対象は一致しますが、
  持っている知識レベルが大きく異なっている
  ことでしょう。

  エンジン構造に関する話をするなら、
  子供には十分に噛み砕いて、一方の
  大人にはある程度の専門用語も交えながら
  話した方が、理解が進むはずです。

  このように、説明においては、聞き手の
  知識レベルを把握し、それを踏まえた
  話し方をすると、「なるほど!」と
  納得してもらいやすくなります。




■“最初が肝心”、それは説明における要諦

3)“つかみ”に注力する。
  説明の出だしというのは、
  聞き手の頭が最も冴えるタイミングです。

  「今日はどんな説明なんだろう?」と
  思いながら、話し手に注目している状態。

  その時間を制するかどうか、
  つまり冒頭の数分で、その説明の成否が
  決まると言っても過言ではないのです。

  ですから、冒頭は聞き手に目を向け、
  一人一人に直接話しかけるように、説明の
  趣旨(概要、あるいは結論など)を伝えます。

  いきなりスクリーンや資料に目を
  向けさせるのではなく、話し手の
  方を向くようにさせるのがポイント。

  その際、聞き手のメリット
  (デメリット回避)を含めた話ができると、
  興味度合いが増します。

  「これからお話する内容を実施すれば、
   ○○万円の効果が期待できます」
  と言われれば、
  「なになに、ちょっと聞いてみるか」
  という気持ちになりませんか。

  そうなれば、後の説明にしっかり
  耳を傾けてもらえる可能性大。

  それは正に“つかみ”が上手で
  あったことの証なのです。

  冒頭部分、そこは特に気合を入れて
  話したいパートと言えましょう。




■全体構成の練り込み度合いが、上手い説明に直結

4)「結論を先に、説明を後に」を心がける。
  これについては、以下に詳細を記しております。
  話の構成は、分かりやすさに直結する部分。
  充分な練り込みが必要です。
  ◎「説明内容の構成」については、こちらをご覧ください




■具体化を通じ、理解を促す

5)具体例を盛り込む。
  説明下手な人に多いのが、
  内容が抽象的なこと。

  抽象的な話(「人としてどのように生きるか」など)
  を伝えなければならないとしても、
  途中に具体例を盛り込めば、
  聞き手の理解が深まります。

  別の何かに例える、という方法も
  ありますし、他の良く知られる何かと
  比較する、あるいは順位を示すのも有効。

  英・仏両国の規模を示すなら、
  以下のように具体化すると、多くの人が
  イメージしやすいと思いませんか。

  「英・仏の人口は日本のおよそ半分、
   順位で言えば英が22位、仏21位、日本は10位です」




■“思いやり”が説明力の根底

説明上手とは、極論を言えば、
いかに相手の視点に立てるか。

話し手が伝えたいことを、聞き手の
興味や知識レベルに照らし合わせ、
どれだけ噛み砕いて話せるか、
という“思いやり”の強さに根差します。

あなたのホスピタリティー、
大いに発揮してはいかがでしょう。

SDS法

S = Summary  ・・・・ 全体
D = Details  ・・・・ 詳細
S = Summary  ・・・・ 全体


例として、ニュース番組を想像してください。

最初の
 Sは今日のニュース項目。
 Dは、各ニュース項目の詳細。
最後の
 Sは、今日のニュースの総括。

NHKのニュースはこんな感じですよね。

この方法をプレゼン、セミナー、講演で使います。

このブログを例にとれば、
今日は、
 人前で話すためのポイント

まず、
 一つ目は人前で話す時、
 誰でも必ず悩みとして持つ、
 あがりについてです。
そして
 2つ目は、
 聴講者全員に話を聞いてもらう方法 
 アイコンタクトについてお伝えしましょう
最後に、
 あなたの話をよりリアルに感じてもらう方法 
 ゼスチャーについてです。

(この部分が、最初のSにあたります。)

そして、Dの部分でそれぞれの詳細をお話しします。
そして、最後にまとめとして、(最後のSです)
人前で話すのは大変なことです。
しかし、
 今日お話しをしたあがり・緊張緩和対策を、
 実行してください。
必ずや、
 自分自身で驚くほどの落ち着いて話をしている新しい自分に出会えることでしょう。

落ち着いて話が出来れば、
 聴講者に対して気配りする余裕さえ生まれてきます。
一人一人に対してお話をするんです。
キッチリ相手の目を見て話しかけてください。
もう、
 既にあなたはアイコンタクトの効果的な方法も手に入れました。

そして、
 聴講者の心に訴えかけてください。
ゼスチャーを駆使するんです・・・・・・・・・・・・
と、まとめ上げていきます。

最初の
 Sで、結論を言います。
 何についての話なのかを聴講者に情報を伝えます。

そして、
 その内容。
最後にまとめとして今日の振り返り。

同じ話しを、
 手法を変えて3回伝える事になります。

この話の構成がSDS法です。

話の構成の組み立て方

~『起承転結のアレンジ』~

構成の組み立てにおいて
 最も古典的な原理原則は、
 『起承転結』です。

『起承転結』とは・・・

漢詩の句の並べ方。
 起句でうたい起こし、
 承句でこれを承(う)け、
 転句で趣(おもむき)を転じ、
 結句で結ぶという形式。

最も理想的な展開である一方、
 この起承転結の構成を完成させることは難しくもあります。

◆ 『起』と『結』は必須
◆ 『承』と『転』は臨機応変に


『起承転結』の
 それぞれの位置づけと、話の起こし方


《タイトル》 
 結論を臭わす ~今日の言いたいことは? 

《起》
 ・話のきっかけ。今日話すことになった理由

 「こんなことがありました」
 「こんな人と出会いました」
 「こんな本を読みました」



《承》
 ・情報の補完。具体例

 「また、・・・」
 「関連して、・・・」
 「例えば、・・・」
 「言い換えると、・・・」
 「ちなみに、・・・」



《転》
 ・別の観点からの具体例。逆説。疑問点
 
 「しかし一方で、・・・」
 「別の観点から見ると・・・」
 「別の例を挙げると、・・・」


《結》
 ・結論。主張。主観。『転』の疑問への答え

 「考えてみると、・・・」
 「やはり、・・・」
 「結局は、・・・」
 「感じた点として、・・・」
 「つまり・・・」



こうやって見てみると、
 『承』『転』は、その位置づけが似通っています。
話を展開されるためには両方あったほうがベストですが、
 区別して考えると難しくなってしまいますので、
 そこは単純に「事例を2つ並べる」位の感覚で捉えておけば十分でしょう。
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