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会議のムダ取り

会議の目的やゴールを明確にする。
参加メンバーや開催時間を見直す。
必ず結論を出す。


会議には
 「情報共有」、
 「アイデア出し」、
 「意思決定」など、
 さまざまな目的があり、
 業務を進める上で欠かせないものです。

一方で、
会議に費やす時間が1日の大部分を占める人もいて、
 「会議が多くて仕事にならない」と嘆く声まで聞かれます。

このため、
 会議を効率的に進めることは、
 一人ひとりの仕事を効率化する上でも、
 重要な意味があります。

まずは、
会議を始める前に、
 会議の目的と到達目標を明確化して、
 議論の方向性を一定に保ち、
 時間のムダを省くことが重要です。

同時に、
 終了時間を厳守し、
 会議が間延びして効率性が下がることや、
 ほかの仕事の遅延を防ぐことも必要です。

さらには、
資料の確認は会議前に行う、
 会議終了後に決定事項を確認する、
 参加者全員に発言してもらうなど、
 会議のムダ取りと効率化策を考えることも有効です。


事例1
社内会議のためだけの資料を廃止した。
上長への報告会議では、
 工程表など現場が普段使っている資料を流用して使用するようにした。
経営トップも懇談会の場で「資料が多い」などと発言して後押ししてくれ、
 無駄な資料が大幅に縮減された。
また、
副次的な効果として、
 資料の質が向上した。(H社)


事例2
会議時間は、
 会議内容に合った時間
 (「15 分・30 分・60 分、最長 90 分まで」)をあらかじめ代表が決める。
このルールによって、
 十分整理してから会議に臨むようになった。(A社)

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ダラダラ会議を効率化させる

ダラダラ会議を効率化させるアジェンダの使い方

アジェンダとは、
 会議における検討課題、議題、議事日程など、
 事柄、行為の流れを定めたもの。


1.参加者全員の意識を統一できる
 今回の会議は
  どこまでをゴールにするのかなど、
  参加者全員の意識統一ができます。

2.時間を効率的に使え、ムダな時間が省ける
 時間配分を考えることで、
  大切な部分に時間をかけることや、
  ダラダラとしてしまう時間を無くすことができます。


3.アジェンダを作る際のポイント
 アジェンダを作る際に気をつけておくことで、
 効果的に会議をすすめることができます。


4.会議の目的を明確化する
 参加者が目的がわからないような会議は意味がありません。
 キチンと目的を明確化して、
  全員が同じ目的の中で話ができるよう準備をしましょう。


5.「報告・議論・決定」したいことを短い言葉で表現する
 簡潔にまた具体的に書くことで、
  参加者にも伝わりやすくなります。


6.詰め込みすぎにならないように、時間配分を行う
 時間には少し余裕を持つようにし、
  議題を詰め込みすぎないようにしましょう。


効率的な会議の進め方
 
1.会議の冒頭に必ずゴールを読み上げること
 ゴールを全員で共有することで、
  意識が共有でき、
  会議がスムーズに運びます。
 その際にゴールが間違っている場合は、
  修正を加えることが必要です。

 
2.進行役は論点のズレや方向性を軌道修正する
 たまに論点がズレることや、
  方向性が違う方向に行く場合などがあるので、
  その場合は進行役が時間を見ながら軌道修正を行います。


3.意見が出ない時は一人一人が意見を言う場を作る
 たまに意見が出ない場合は、
  進行役が指名し、意見を促すことも大切です。
 またあまり意見が出ない場合は、
  事前にアンケートなどで意見を集めておく方法もあります。

4.最後に今後のアクションと担当者を決める
 会議で話し合ったままにせず、
  最後に確認として、
  今後のスケジュールなどのアクションと担当者などを決めておくことが必要です。
  ここが曖昧だと、次の行動に移すことができません。


5.次回のアジェンダを確認する
 決定事項の報告、
  持ち越し案件の再議論など、
  次回のアジェンダ内容も確認しておくことが必要です。
 確認することで、担当者がスムーズに動くことができます。


7.会議をスムーズを行うために事前にしておくコト
 必ず進行・書記役や必要だと思うので、
 事前に決めておきましょう。

効果的な会議

短時間で効果的な会議を運営するための
 6つのコツ
 

1.アジェンダを設定する
 事前に会議のアジェンダを設定し、
  出席者に議論してほしいポイントと各議題の配分時間を明らかにしておく。
 こうすることで、
  「その会議で何を達成すべきなのか?」を各人に考えさせる
  その目標達成に向けて焦点を合わせさせることができる。

2.議事録係を決める
 会議の議事録をとる人を決める。
 Googleはプロジェクタを使ったプレゼンテーションをうまく活用していることで知られているが、
  会議の進行と同時に、
  議事録もプロジェクターで映すようにしている。
 会議の欠席者にも議事録が共有され、
  会議での決定事項はこれを使って確認することになっている。

3.小規模の会議に時間を小分けする
 5~10分単位で時間を小分けし、
  プロジェクトやテーマ別の小規模な会議や打ち合わせに振り向ける。
 一日中、
  会議や部下からの報告・相談に拘束されがちな管理職や経営陣も、
  この方法を活用すると緊急なことが起きても融通が利きやすく、
  よりテーマを絞って各会議に臨める。


4.「オフィスアワー」を設定する
 米国の大学で一般的なオフィスアワー制度をオフィスでも応用し、
  スタッフとの面談や打ち合わせのためだけに使う時間を確保しておく。
 Mayerさんの例では
  16時~17時半がオフィスアワーで、
  相談や提案があるスタッフは
  "早いもの勝ち"の予約制で打ち合わせできる仕組みになっている。


5.政治力は使わない、データを基本とする
 アイデアそのものよりも個人的な好き嫌いで判断する上司は、
  スタッフのやる気を損なわせる。
 Googleでは科学における意思決定プロセスと同様、
  経営陣の個人的な好みや社内の政治的な思惑ではなく、
  事実や証拠に基づき意思決定することになっている。


6.時間を守る
 Googleの会議は大きいタイマーをプロジェクターで映し出すことで知られているが、
  これは会議に集中させるために一定の効果がある。
 時間にメリハリをつけること、
  公平性と公正性を担保する風土と仕組みを作ること、
  記録はきちんと残しておくことなどが、
  ポイントのようですね。

すごい会議を行うための方法とコツ!

会議について、当たり前のことを、当たり前にまとめます。

そもそも会議会議という前に、
 その会議が何の会議なのかを、
あなた自身、
 もしくは参加者が理解しているかどうかを確認しましょう。



何のための会議なのかを考える
 ・何か行動を決めるための会議
 ・共有、確認するための会議
 ・アイデア出し、想像(ブレスト等)するための会議


 なのかということを事前に明確にしておく必要があります。



何をもってよい会議とするかも
 きちんと把握しておきましょう。


 良い会議 = 目的を達成する会議

これ以下でも、以上でもなく、
 会議をするからには、
 何かしらの目的があるはずです。
 
その目的をしっかり定めることと、
 それに向かって、
 会議することを忘れないで下さい。



目的を達成するために重要な5つ
 1.目的が明確である
 2.必要な人が参加している
 3.意見が言いやすい環境、
  意見を引き出せる司会がいる
 4.会議の結果が共有されている
 5.会議後に生かせるような仕掛け作りや、
  責任者設定ができている


 以上5つが、重要なことです。



『2.必要な人が参加している』

参加メンバーの選定にも気を使うべきで、
 できれば、
 必要最低限なメンバーで構成することが望ましいです。



会議の目的が決まったら
 そのゴールにふさわしいメンバーを選定する。


決定会議であれば、
 決定に責任をもつ
 最小限のメンバーだけの参加でよいと思います。



googleにおいても意志決定のための会議は、
 8~10人以下の人数で行うことが
 大切だとされている。

会議の参加者は、
 適切かつ最小限のメンバーに留めることが重要。



若いメンバーを会議に参加させ、
 メンバーを育てるということも重要ですが、


あくまでも会議の目的は、
 『目的を達成する』ことにあるのを
 忘れないようにして下さい。




会議の司会について

 司会は、
  目的を達成するプロセスのために
  小さな成果をだすことを心がけましょう。



 小さな成果とは、
  参加者の集合知をどんどん集めることが
  わかりやすい例です。

 皆で行う会議だからこそ、
  意見を出し合ってもらわないと
  意味ないですからね。



司会者は、
 意見を言う人ではない。
参加者の意見を引き出す人である
 と覚えておいてください。


意見をまとめたり、
 質問をする。
という行為は、
 あくまでも会議参加者の
 意見を引っ張りだすために行う行為です。

バラエティー番組でも、
 名MCと呼ばれる方々は、
 この辺が絶妙ですよね。

バラエティー番組と異なるのは、
 話しを有耶無耶で終わらせず、

※うや‐むや【有耶無耶】
 物事がどうなのかはっきりしないこと


 『決定事項を明確にすること』です。

 5W2Hを意識して、
  具体的に決定に導くこと、

 そして、実行責任者を決め、
  参加メンバー全員に周知し、実行しましょう。



会議の司会の仕事 主に10個

司会役の視点で、
 会議の流れをまとめると

【事前準備】資料、アジェンダの準備
【事前準備】参加者への呼びかけ
【事前準備】リマインド=参加者へ事前準備の促し
【会議中】本日のアジェンダの確認
【会議中】ルール、役割の確認
【会議中】問題、課題を解決していく。目的を達成する
【会議中】時間を守って、進行する
【会議中】継続検討には、できるだけしない
【会議中】決定事項の総括、感謝
【会議終了後】決定事項及び議事録の共有



●参加者に遅刻をしないように注意することや、
●アジェンダの確認をする際に、
●【目的→議題→議題の説明→時間配分】について話すこと、
●それ話しながら、見えるようにホワイトボードに記載すると、
 参加メンバーの意識も高まることだろう。




会議をコントロールする
 司会の腕の見せ所

 「意見の発散と収束を使い分ける」
 「話がずれても本筋に戻すことができる」
 「目的を忘れない」
 「ゴールを意識する」
 「意見を引き出す」


 以上5つにあります。



これを意識するかしないかで、
 会議のコントロール能力が変わってきます。

ちなみに、
 このなかの「意見を引き出す」は、
 なかなか難しいもので、
 予め、意見を出しやすい傾向にあるメンバーに協力を仰ぐなど、
 根回しも重要です。

会議の進め方

司会はある程度、
 チカラ任せに決定を進めなければ行けない場面、
逆に、
 自分の主張・正論とおもえる事も胸の奥にしまい、
 参加メンバーの意見を尊重する場面もでてきます。



変えることのできることを変えてゆく勇気と、
変えることのできないことを受け入れる落ち着きと、
その二つを見極める智恵を身に着けよう。



会議が終われない3つの理由

会議が延々と長引いてしまったり、
 会議をした結果、
 何も決まらないという事態が見受けられる会議があります。

その原因は大きく3つあります。

①「想像」を「事実」と思い込み、
  会議を開く

 
 不確かな情報や、
  断片的な情報を元に話しだしてしまう会議のことです。

 会議が終わらない一番の原因はこれです。

 本人にきっちり確かめていない噂や、
  裏が取れていない情報を鵜呑みにして、
  話しを進行することがないようにしましょう。

 特に、ネガティブな内容は噂になりやすく、
  尾ひれがたくさんついている。

 これについて、
  行くあてのない議論を交わしている会議は、
  実は多いのです。



②「できないこと」と
 「したくないこと」を混合してしまう


 決定したことについて、
  実現性を疑うような声があがれば、
  まずはこのことを思い出して欲しい。

 「それは違う!」
 「そういうことじゃない」
 「実現不可能です!」

 そういう発言が出るときは、
  たいてい怠けて、
  できることをできないと言っているだけの場合が圧倒的に多い。

 「できないこと」は、
  その力量、
  技術的課題やその解決にかける工数、
  予算といった客観的な制約のもとに語るべきです。

 もちろん業務において、
  「できないこと」も
  「したくないこと」もあってもいいと思います。

 人間ですから。

 しかしながら、
  その2つを混合して話すと議論は終わりません。

 会議で繰り広げられる
  「難しいです」がそのどちらであるか、

 常に注意する必要があります。



③その場で決められないことを延々と話しこんでしまう

 そもそも、
  そのテーマはその場にいるメンバーが、
  決めることなのかという視点も時には必要になってきます。

 大抵が、
  まとまらない議論については、
  『現場で決めることではなく、
    より高いレイヤーで決定されるべき内容』

 『上層部で決めるべきことなく、現場側の意見が必要』
  のどちらかが該当する。

こうした場合、
 やみくもに結論に至ることを目指すのではなく、
まずは「決めるべきことを決める」ことに
 議論を集中させた方が効率的です。



会議議事録の取り方

 議事録を担当する人が、
  毎回一緒であるとは限らないため、
  必ず、全員で共有できる、
  議事録のフォーマットを用意して下さい。

 議事録担当になった人は、
  そのフォーマットを元に、
  会議内容をまとめていくため、
  その仕事自体も楽になります。

一般的な会議議事録のフォーマットは、
1.日時
2.場所
3.出席者(議事録の作成者名は別途記入)
4.議題
5.結果
6.会議の経過
7.備考
の7つもあれば、充分です。

ただ、社内で行う場合は、
 「2.場所」の項目だけ削ってしまっても構わないです。

また、中身は、もちろんですが、保存方法にも配慮が必要です。

データ保存する場合は、
 タイトルをしっかり「日付_会議or打ち合わせ名_議事録」などにして、

誰でも簡単に探し出せ、
 迅速に共有可能な保存名をとることです。

ちなみに、
 会議は単純に口頭でのみ行う必要はない。

いろいろな会議運営の仕方があるので、
 方法論として、おさえておくと良いと思います。

ブレストが最も有名なアイデア出しの方法ですが、
他にも多くの手段があります。

すごい会議とは?

すごい会議は
 幹部と組織を劇的に変革します


貴社の経営幹部の
 発言・動きがすごい会議で
 劇的に変わった瞬間、
 組織そのものが劇的に変わります。

すごい会議は、
 経営チームであるメンバーの
 発言や行動を劇的に変え、
 組織に変革をもたらします。

●×「なぜ?」ではなく
 〇「どのようにすれば~」で言ってみる。


 ×「なぜ遅刻したのか?」と聞くと
 ⇒「寝坊した。電車が遅れた」などの
  いい訳やできない理由の説明 が返ってきます。


 〇「どのようにすれば遅刻しないようになるか?」
  と聞くようにすると


 「目覚 ましをもう一つ買います。
 一つ前の電車に乗るようにします」などの
 対策や解決策が返ってきます。


何かうまくいかない時、
 とりあえず
 ×「なぜ?」はひとまず置いておいて
 〇「どのようにすれば~」と 言ってみます


●「それじゃあうまくいかない」ではなく
  「□□を○○に変えてみたら」で言ってみる


 ×「それじゃあうまくいかない」は
  批判をしているだけなので、
  そこからほぼ何も進みません。


  多くの会議室で批判の応酬が起きていて、
  これが会議の成果にダメージを与えています。

 〇「□□を〇〇に変えてみたら」
  の提案の形にするだけで
  会議は1歩前進します。


 批判をするのではなく、
 まず提案を言ってみることが
 会議を停滞させずに進めるコツです。

×「エアコンがきつくて寒い」ではなく
  〇「Aさん、エアコンの温度を上げてください」で言ってみる。


 「エアコンがきつくて寒い」は
  問題を指摘しているだけなので、
  問題解決するのに時間がかかります。
 
 これを「Aさん、エアコンの温度上げてください」のリクエストにすると、
  問題が早く解決されやすくなりま す。

 このとき、「○○さん(誰に)」、
  「○○までに」(いつ)、
  「○○していただけますか?」
 (具体的な行 動)が明確化されていることがポイントです。 

 ※(誰に)は“自分に”であることも多い。

すべてのメンバーが経営全体に責任をもつという変化
 これまですごい会議を導入した企業様の変化をみると、
  まず経営幹部が自らの担当部門を超えて、
  経営全体に責任を負うようになります。

 なぜなら幹部全員でひとつの目標を作り、
  その目標達成にコミットするからです。
 そして、組織全体に一体感が生まれます。

 すごい会議では、
  全部門が大きな目標を追いかけます。

 そのため、
  部門を超えた協力や連携が生まれるのです。

 さらに、全社的な業務効率も高まります。
 すごい会議を通じて、
  経営幹部1人ひとりがPDCAサイクルを回し、
  プロジェクトマネージメントの手法を身につけます。
 その手法を自部門にも活かし、
  業務効率を向上させられるのです。
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