【コツ6】句点「。」のルールを覚える 

わかりやすい文章を書く12のコツ
読みやすい文章を作るための12のコツを紹介。

(安田 正/株式会社パンネーションズ・コンサルティング・グループ 代表取締役)


~例文~

改善前 
●今回の試験には受験資格が設定されている(45歳以下。)
●・・・ということでよろしいでしょうか?。

改善後!
●今回の試験には受験資格が設定されている(45歳以下)。
●・・・ということでよろしいでしょうか?


ここが問題

句点「。」の打ち方が間違っているので読みにくくなっています。


「正しく『。』句点を打つ」で解決

正しく句点「。」を打つために以下の3つのルールを覚えましょう。
句点「。」は原則としては文の終わりに打ちます。これは、誰でもご存知のルールです。
それ以外にもビジネス文書を作成する上では下記の3つのルールを覚えておきましょう。


句点「。」ルール

●ルール1
 文末に注釈の丸カッコ( )を使うときには、
 丸カッコの後に句点を打つ

 例:簡潔な文章を書くポイントの1つは、一文を短くすることである(50文字以内)。
  1000ポイントたまると、1000円バックキャンペーン中(8月末まで)。
●ルール2
 筆者名、クレジットなどを丸カッコに入れ
 文末につけるときには丸カッコの前に句点を打つ

 例:年次有給休暇の平均取得日数は8.1日である。(Re.term新聞)
再来年7月G20サミットが大阪で開催されることが決定した。(Re.term通信)
●ルール3
 「!」や「?」で終わるときは句点を打たない
 例:あなたの文章スキルは大丈夫か?
やはり、そうであった!

( )や「!」「?」で終わっている文章の文末の句点を迷ってしまう場合には、
 これら3つのルールに従って打ってみましょう。




--------------------------------------------------------------------------------



安田 正●1953年生まれ。1990年に企業向け研修会社 、株式会社パンネーションズ・コンサルティング・グループ設立。早稲田大学理工学術院非常勤講師。著書に「ロジカル・ライティング」(日本実業出版社)など多数。
http://www.pan-nations.co.jp/index.html
スポンサーサイト

長すぎて分かりにくい文章は分ける

文章は、
 長ければ長いほど分かりにくくなります。

たとえば、
 大学入試で出題される現代文の問題はだらだら長いものがたくさんあります。

文章ひとつが2行3行と続き、
 回答者を困らせます。

こういった文章が選ばれているのは、
 大学入試が落とすための試験だからです。


日本語の文章は、
 述語が文末にきます。


文章が長いほど
 述語である「だから、どうした」といった内容が
 分かるまで時間がかかってしまいます。

文章の内容が最後まで読まないと理解できないため、
 分かりにくいのです。



たとえば次の文章です。

読みにくい文章の例

人類がいかに進化した生き物であるかという問いには、これまであらゆる説明がされてきたが、まったく次元の違う説明をまとめようとしても、うまくまとまらないし、人類の遺伝子構造がどのような変化をたどってきたかが大切である。
一文がたらたらと長すぎて、難解です。その上、「うまくまとまらないし」と「人類の遺伝子構造が~」の間が上手につながっていません。


こんな場合は、
 接続詞を用いて文章いくつかに区切ってしまえば、
 すっきりとした分かりやすい文章になります。


読みやすい文章の例

人類がいかに進化した生き物であるかという問いには、これまであらゆる説明がされてきた。しかし、まったく次元の違う説明をまとめようとしても、うまくまとまらない。それよりも、人類の遺伝子構造がどのような変化をたどってきたかが大切である。
書き手自身も、長々とした文章になると、最初に書いた文章を忘れることがよくあります。最悪の場合、最初に言ってることと、後から言ったことがちぐはぐのおかしな文章になってしまいます。


書いた文章を読み返すとき、
 文章が長いと感じたり、
 一文でたくさんの情報を詰め込みすぎたと感じたら、
 分割するといいでしょう。

一文を短くするだけで、
 文章は読みやすくなります。

見やすいプレゼンテーション資料の30 の作り方

22 「データ」を示すと、説得力は倍増する。

プレゼンテーションで
 説得力を出したいのなら、
  意見を述べるだけでは
  よくありません。

よくありがちな間違いは
 「わたしは○○だと思います」という言い方です。


プレゼンター自身の意見はわかりますが、
 説得力としては乏しい。

個人がいいと思っているのは、
 なかなか強く心を動かされないのです。


聞き手が知りたいのは
 「みんなはどう思っているのか」です。


裏付ける「証拠」がほしいのです。

こういうときに役立つのが「データ」です。

例えば、
 新しいノートパソコンの提案を
 プレゼンテーションで発表するとしましょう。

商品に何が求められているのか。

プレゼンターが
 「今、商品に求められている改良は『軽さ』です」と
 主張しても「本当かな」と疑います。

たしかに重要なのはわかりますが、
 果たして本当に1 番重要なことなのか、
 説得力がありません。

そこで活用したいのが「データ」です。

例えば、
 事前に消費者からのアンケートを採ります。

簡易的なアンケートであろうと、
 立派なマーケティング・データになります。

集めたデータを、
 プレゼンテーションの際、
 一緒に発表するようにするのです。


消費者1,000 人からの寄せられた要望
  軽くしてほしい 467 人
  デザインの種類を増やしてほしい 324 人
  価格を下げてほしい 210 人
 スクリーンを大きくしてほしい 119 人

※複数回答のため、重複あり
 ひと桁の細かい数字まで見せます。

細かいアンケート結果から、
 生々しい現実味が伝わってきます。

このデータを見せた後に
 「今、商品に求められている改良は『軽さ』です」
 と言えば、強い説得力があります。


データが証拠になるからです。

説得力は、やはりデータです。

細かい数字を出すと、
 聞き手はうなずき始めるのです。

もちろん新商品の開発などは、
 直感を頼りにする場面もあります。

しかし、
 多数の人を説得させる場合、
 やはりデータ以上に強い説得力はありません。

あなたのプレゼンテーションには、
 意見ばかりになっていませんか。

意見だけで説得しようとするのは
 限界があります。

統計データやアンケートデータなど、
 使えるデータはどんどん使うべきです。

特に男性の場合は、
 データを重視する傾向があるので、
 非常に有効です。

人間は、
 数字によって説得されるのです。


その22
 説得力をつけるために、
 データを活用しよう。

見やすいプレゼンテーション資料の30 の作り方

19 「ここだけの話」があるプレゼンテーションは、
  評価が上がりやすい。


プレゼンテーションに
 「ここだけの話」を
 含めるようにしましょう。


ほかのところで話しては困る秘密の話です。

たったひとつだけで結構です。

もったいぶっているわけではありません。

「やましいな、いやらしい」と思う人もいるようですが、
 考えすぎです。

人前で発表するからには、
 そうしたリズムも大切です。

プレゼンテーションでは、
 聞く人をどきどきわくわくさせるような
 努力が必要です。

視聴率の高い番組には、
 どくどくわくわくする気持ちがあるように、
 プレゼンテーションでも
 どきどきわくわくする気持ちを含めるのです。

ここだけの話には、
 大きな効果が3 つあります。

 (1) 聞き手の注意が向く
   聞き手の注意を喚起させる効果は、絶大です。

  不思議なことに、
   ここだけの話を始めると、
   居眠りしかけていた人の目が覚め、
   真剣に耳を傾けるようになります。

 (2) 資料のページ数を少なくできる。
   ここだけの話は、
   資料には書けない内容です。

   資料に書けないため、
    資料のページ数の削減に貢献します。

 (3) 有意義な発表内容だったと思われやすい
   誰でも秘密の話を聞けると、
   得した気分になります。

  「出席できてよかった」
  「聞けてよかった」と満足されやすくなります。

  その結果、
   プレゼンテーションの評価が上がりやすくなるのです。
 
その19
 資料には書けない「ここだけの話」をしよう。

見やすいプレゼンテーション資料の30 の作り方

13 使う色は3色までに限定すれば、
 自然と見やすい資料ができあがる。


プレゼンテーションの初心者は、
 できるだけ使用する色を限定すべきです。

もちろん色を否定しているわけではありません。

カラフルな資料のほうが立派できちんとしている印象があります。

しかし、
 その領域に手を出せるのは、
 
プレゼンテーションに慣れ、
 しかも色の特性をきちんと理解した人のみです。

本来、
 色の使い方というのは、
 非常に難しい。


 「赤と緑は見づらくなる」。

 「白と黄色は識別しづらい」。

 「下地が黄色に黒い文字は、危険を意味する」。


 赤は情熱を意味し、
 
 ピンクは暖かみをイメージさせ、

 青はすがすがしさ

 を連想させる

 黒は収縮色であり

 明るい色は膨張色。

 色には特性があります。


しかも、
 色の組み合わせによって、
 意味や特徴は多種多様に変化します。

こうした点をきちんと把握しておかないと、
 カラフルな色使いというのは、
 すぐにできるものではありません。

慣れていない人が色を使いすぎると、
 大抵は失敗します。

プレゼンテーション初心者に限って言えば、
 失敗しないために、
 カラフルな色使いを避けます。

できるだけ色を限定したほうが成功に結びつきやすいのです。

では、
 問題なのは使う色の目安です。

目安は、3 色までです。

会社のロゴの色、
 白い紙に黒い文字を除いて、
 3 色までです。

この法則を守っていれば、
 大きく失敗することはありません。


その13
 「使う色は3色まで」を意識しながら、
 資料を見直そう。
検索フォーム
最新記事
最新コメント
カテゴリ
リンク
FC2オンラインカウンター ここから --> 現在の閲覧者数: