ファシリテーションのコツ!

会議がうまく進行できない!そんな時は・・・
ファシリテーションのコツ!

会議の進行にあたり、
 中立的な立場で参加者の意見を引き出し、
 活発な議論を促すための調整役となる「ファシリテーター」。
限られた時間を有効活用し、
 充実した会議となるよう、
 ファシリテーターとして押さえておくべきポイントをご紹介します。

◆イメージする
 「どんな人が来るのか」
 「どのように進めるのか」など、
 当日の進行をあらかじめイメージしておきます。
なかなか思うように進まないのが現実ですが、
 そんな時は1つの進行案にこだわりすぎないように注意しましょう。
事前に複数の進行案を考えておけば、
 それらを柔軟に組み合わせることもできます。

※参加者全員で、会議のテーマや目的・到達目標を共有しよう!
議論やワークショップを始める前に、
 「何を話し合うのか」
 「なぜ話し合いが必要なのか」
 「どこまで話し合うのか」など、
 会議の目的や到達目標、
 発案者の思いを共有し、
 会議の方向性をきちんと確認しましょう。

◆ほぐす
参加者の緊張をほぐしましょう。
雑談やアイスブレークで、
 初対面の参加者同士にもつながりを持たせ、
 発言しやすい雰囲気をつくります。

◆よく見る
参加者の表情や話し合いの姿勢をよく見て、
 「なんだか元気がない」または
 「置いていかれている」参加者がいないか、
 「本音で、本当に話し合いたいこと」を話せているか、
 しっかり確認しましょう。
会議がうまく進行できない!
 そんな時は・・・
  ファシリテーションのコツ!

◆問いかける
「○○について」といったテーマだけ掲げて、
 「さあ、話し合いましょう」と言っても、
 なかなか意見は出ません。
 「●●を実現するためには、
 どんな方法があるでしょう?」
 「▲▲の時、どうしますか?」といった、
 意見の出やすい具体的な「問い」を、
 いくつか考えておきましよう。

◆「聴く」と「待つ」
ファシリテーターに必要な力の中でも、
 「聴く」と「待つ」は2大巨塔といえます。
参加者の声を「しっかりと聴く」、
 参加者の反応や答えを「しっかりと待つ」ことを心がけましょう。

◆整理する
意見は出しっぱなしでは意味がありません。
全体の意見を見渡しながら、
 会議のテーマや方向性に当てはまっているかどうかの精査や、
 似たもの同士の意見をグループ別に分類するなど、
 きちんと整理していきましょう。

◆返す
意見の整理ができたら、
 会議のふりかえりを行い、
 集約した「まとめ」や、
 「次に向けた宿題」などを参加者へ返します。
返したものを参加者全員がきちんと受け止めているか、
 しっかり確認しましょう。

◆しっかりと居る
ファシリテーターとして自信を持ち、
 しっかりと会議に向き合いましょう。
参加者の力を信頼すると同時に、
 自分の力を信頼してもらうことも重要です。
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ファシリテーション術

コクヨファニチャー株式会社 【コクヨの研修】
 スキルパーク シニアトレーナー下地 寛也(しもじ・かんや)

コクヨで実践している、
会議ファシリテーションのスキルについて

「時間通りに始まらない」
「資料ばかり見ている人がいる」
「建設的な意見が全く出てこない」
「途中で退席する人が出る」
 など、問題が山積している会議が非常に多いことが印象に残っています。

なぜ、
 こうしたダメな会議になってしまうのでしょうか。

それは、
 進行役の立場にある人(司会者、ファシリテーター)が
 「会議の進め方の基本」を知らない上、
 そのことを自覚できていないからに他なりません。

ダメな会議には
 「アイデア・意見が出ない」
 「時間通り結論が出ない」
 「会議の空気が重苦しい」

 という三つのパターンがありますが、
 それぞれ対処するためのアプローチは異なります。

ここでは、
 その対処法について考えていきましょう。

(1)アイデア・意見が出ない(アイデアマネジメント)
 誰からも発言がなくて
  場がシーンとしてしまい、
  当事者意識の感じられない会議というのはよくあります。
 この場合の責任は
  進行役にありますが、
  そもそも質問の仕方が悪いことが問題です。

 例えば、
  「残業をどう思う?」
  といったような漠然とした質問の仕方では、
  一般論しか出てきませんよね。

 「A営業部門の一人当たり残業時間は月40時間。
 一方、
 B営業部門は10時間です。
 このような差が出るのは、
  どこに原因があると思いますか?」などと、
  具体的な問いかけをしなければ発言は出てきません。

発言には、
 「事実を述べる」
 「アイデアを述べる」
  の2種類がありますが、
  事実を述べることは簡単ですね。

 ありのままのことを言えばいいんですから。
 
しかし、
 アイデアは誰もが
 簡単に言えることではありません。
 
ここで知っておいてほしいのは、
 
アイデアとは
  「ひらめき」ではなく、
  「既存の知識の新しい組み合わせ」ということ。
 

ですから、
 
進行役は
 アイデアを引き出すために、
 「これまでの経験から、
 この点について言えることはありませんか?」

 といった聞き方をしなくてはなりません。

アイデアを出す力は、
 トレーニングで身に付けることができます。
先ほど申し上げたように、
 
アイデアとは
 既存の知識の組み合わせですから、
 その組み合わせのプロセスや
 パターンをいろいろと試していくことで、
 アイデアを出す力はついてくるのです。


これはスポーツと同じで、
 適切なトレーニングを日々積んでいけば、力は付いていきます。
それができれば、
 必ず自分の過去の蓄積からアイデアを出すことができるようになります。

アイデアを出すためのヒントとしては、
 「何かムダになっていることはないか?
 (削る、無くす)」
「何かまったく方向性を変えられることはないか?
 (逆にする)」
「何か極端に短く(長く)することはできないか?
 (誇張する、配分を変える)」
「何か他の業界でヒントになることはないか?
 (関連付ける)」といった視点を持ち、
常識や当たり前になっていることに対して、
 問いかけや疑問を投げかけてみることです。
そこから、新しいアイデアや発想は生まれてくるのです。

会議を進める際は、
 進行役となる人が質問内容を細かく具体的にして、
 その中でいろいろな視点から問いかけを行い、
 皆の考えや思いを引き出していくことです。
そうしたアプローチを意識的に行えば、
 アイデアや意見が出ないということは少なくなるでしょう。

(2)時間通り結論が出ない(タイムマネジメント)
意見は出るがなかなか話がまとまらず、
 時間だけがどんどん過ぎていき、
 結論にまで至らない会議というのも、起こりがちです。
ここで結論が出ないのは、
 何よりも決め方自体を決めていないからです。


会議の決め方は、
 4種類しかありません。


 「参加者の多数決で決める」
 「責任者の直感(判断)で決める」
 「評価項目で評価して決める」
 「(時間はかかるが)議論で全員が合意して決める」

  の四つです。

ダラダラと会議が続いて
 時間内に結論が出ないのは、
 4種類のうちどれにするのかを決めていないからです。


定刻が来ても結論が出ない時や
 徹底的に議論をしても決まらないような時は、

進行役に
 
「今日の会議の結論は
 どうやって出すのでしょうか?
 責任者に一任しますか?
 それとも多数決で決めますか?」

 
 と問いかければいいのです。

このような決め方を知っておくことで、
 時間通りに結論がでないという事態は、
 大幅に回避することができるはずです。

(3)会議の空気が重苦しい(チームワークマネジメント)
意見は出るし、
 論理的な会話も行われますが、
 参加者同士が対立して険悪なムードになり、
 重苦しい雰囲気となってしまう会議もありますね。
言うまでもなく、
 こういう会議の空気を作っているのは、
 その場にいる人たちの中で、
 立場の一番高い人です。
こういう状況では、
 どうすれば空気が重苦しくなくなり、
 議論をスムーズに進めることができるでしょうか。

それには、
進行役となる人が、
 会議の空気をコントロールしようという
 意識を持つことが大切です。


会議の際に進行役がやるべきなのは、
 「笑顔を作る」
 「傾聴する」そして
 「発言をほめる」
こと。

「笑顔」は、
 意識して作るべきです。


無表情な顔では
 人は意見を言いにくいので、
 特に進行役の立場にある人は、
 日頃から意識して口角をあげるよう、心がけてください。

同様に、
 「傾聴」(しっかり相手の話を聴くこと)も
 自ら実践していくことが重要です。

そして、
 発言に対しては積極的に「ほめる」こと。

参加者は
 発言するのに勇気が必要ですが、
 「いいですね」の一言で
 参加者のモチベーションは高まります。

このような工夫を行うことで、
 ポジティブで自由な意見が出る空気を作っていきましょう。

なお、会議の空気を作るには、
 最初の5分間が重要です。

進行役がするべきことは
 「板書の引き受け」
 「時間割を作る」
 「批判後回し宣言」
 「自分が引っ張る」
の四つ。

その後、
進行役は
 三つのマネジメントに集中します。


 「例えば、どんなことですか?」と問いかけを行う
   「アイデアマネジメント」
 「あと20分、頑張りましょう」と皆に時間を意識させる
   「タイムマネジメント」
 そして参加者の発言に対して
 「いいですね」と相づちを打つ
   「チームワークマネジメント」の三つ。

このような会議のファシリテーションテクニックを身に付けられれば、
 活発な意見・アイデアが出て会議が進行し、
 時間通りに結論が出るようになるでしょう。

会議がうまく進行できない!そんな時は・・・

ファシリテーションのコツ!

会議の進行にあたり、
 中立的な立場で参加者の意見を引き出し、
 活発な議論を促すための調整役となる「ファシリテーター」。

限られた時間を有効活用し、
 充実した会議となるよう、
 ファシリテーターとして押さえておくべきポイントをご紹介します。

◆イメージする
「どんな人が来るのか」
「どのように進めるのか」など、
 当日の進行をあらかじめイメージしておきます。

なかなか思うように進まないのが現実ですが、
 そんな時は1つの進行案にこだわりすぎないように注意しましょう。

事前に複数の進行案を考えておけば、
 それらを柔軟に組み合わせることもできます。

※参加者全員で、
 会議のテーマや目的・到達目標を共有しよう!


議論やワークショップを始める前に、
 「何を話し合うのか」
 「なぜ話し合いが必要なのか」
 「どこまで話し合うのか」
 など、会議の目的や到達目標、
  発案者の思いを共有し、会議の方向性をきちんと確認しましょう。


◆ほぐす
参加者の緊張をほぐしましょう。
雑談やアイスブレークで、
 初対面の参加者同士にもつながりを持たせ、
 発言しやすい雰囲気をつくります。

◆よく見る
参加者の表情や話し合いの姿勢をよく見て、
 「なんだか元気がない」
 または
 「置いていかれている」参加者がいないか、
 「本音で、本当に話し合いたいこと」を話せているか、
 しっかり確認しましょう。


◆問いかける
「○○について」といったテーマだけ掲げて、
 「さあ、話し合いましょう」と言っても、
 なかなか意見は出ません。

「●●を実現するためには、
 どんな方法があるでしょう?」

「▲▲の時、どうしますか?」といった、
 意見の出やすい具体的な「問い」を、
  いくつか考えておきましよう。


◆「聴く」と「待つ」
ファシリテーターに必要な力の中でも、
 「聴く」と「待つ」は2大巨塔といえます。

参加者の声を「しっかりと聴く」、
 参加者の反応や答えを「しっかりと待つ」ことを心がけましょう。

◆整理する
意見は出しっぱなしでは意味がありません。
全体の意見を見渡しながら、
 会議のテーマや方向性に当てはまっているかどうかの精査や、
 似たもの同士の意見をグループ別に分類するなど、
 きちんと整理していきましょう。

◆返す
意見の整理ができたら、
 会議のふりかえりを行い、
 集約した「まとめ」や、
 「次に向けた宿題」などを参加者へ返します。
返したものを参加者全員がきちんと受け止めているか、
 しっかり確認しましょう。

◆しっかりと居る
ファシリテーターとして自信を持ち、
 しっかりと会議に向き合いましょう。
参加者の力を信頼すると同時に、
 自分の力を信頼してもらうことも重要

ファシリテーターが身につけるべき5つのテクニック

会議をうまく仕切る為に
 ファシリテーターが身につけるべき
 5つのテクニック


ファシリテーターとは
 議論に対して中立な立場で
 深い議論がなされるよう調整する役割を負った人。


ファシリテーションには
 必要不可欠な人です。

自分はファシリテーションで役割を担った時に
 どんなテクニックが必要なのでしょうか?

■ 3つの大きな役割

会議の中での進行役であり、
 会議の目的を達成するために
 メンバーに働きかけをする支援者です。

具体的にどんなことをするのでしょう。

1)話を聞きだす

 会議メンバーから
  会議目的に対する「網羅的な」意見を聞きだし、
  それをホワイトボード等に書き出し、
  会議メンバーが目に見える形で全体像を示しながら、
  メンバー間の合意(共通認識)を形成していきます。

 その際大切なのは、
  受動的に聞くのではなく、
  能動的に聞き出すことです。

 普段発言をしないような人からの発言も促します。


2)話をまとめる

会議メンバーは
  様々な立場、
  様々な性格・キャラクターを持っています。

 聞き出した意見を
  会議メンバー全員が眺め、
  ほんとうにそれだけか?
 他にはないかと網羅性を意識させながら
  「聞き出し」と「まとめ」を繰り返します。

 そうやって共通認識が形成され、
  メンバーの一体感が生まれるようになるのです。


3)合意する
 
「聞き出し」と「まとめ」の繰り返しを通じて
  形成された共通認識について
  特に何が重要か、
  重点事項は何かを導き、
  会議の目的を達成するために
  必要不可欠な意見を選択します。

 出された意見をすべて実行すれば
  会議のテーマは
  実現されるかもしれませんが、
  実際には様々制約もあり困難であることが多いので、
  一番効果が現れると思われることは
  何かを選択することがとても重要になります。

 これを選択することが、
  網羅的な共通認識の中から発見された
  「真に追求すべき事項」が
  会議メンバーによって合意されたものとなるのです。




■ 身につけたい5つテクニック

1) 直接的な質問や要望をしながら発言を掘り下げていく


 短い相槌から直接的な要望や質問に流れを作ります。

【話し方の例】
・「どうしてそうなったのですか」
・「なぜ、そう思うのですか」
・「~について、もっと話してください」
・「それは、○○さんが~について発言したことと関係がありますか」
・「~とはどういう意味でしょうか。説明してください」
・「もう少し具体的にいうと」
・「それについて、もっと詳しく説明してください」
・「何か例を挙げてくれませんか」



2) 目線、相槌、沈黙を使い、発言者の話を引き出す
 
 「ほう」とか「なるほど」といった
  短いあいづちからなどの
  言語的なテクニックに加え、

  うなずく、
  視線を合わせる、
  沈黙するなどしながら、
  発言者の話を引き出しながら更に深く考えさせる方法もあります。


3) わかりやすく言い換える
 
 ファシリテーターの言い換えを聞いて、
  自分の理解を再確認することができます。

【言い換えの例】
・メンバーの発言趣旨が不明確な場合
「○○さん、あなたの言っていることは~ということなのですね」

・メンバーが一度にいくつものアイデアを出したり、
 複数の主張をした場合

「私たちが考えなければならないアイデアがいくつか出ましたね。
 第一に、○○さんが言ったことは~だと思いますが、
 それで合っていますか」

アイデアを正しく理解しているかどうかを確認したら、
「次に、○○さんは~という話をしましたね。
 このアイデアも検討の対象にしてもよろしいですか」


4) 発言の少ないメンバーを引き入れる

【発言の少ないメンバーをディスカッションに引き入れるテクニック】
・直接的だが穏やかなアプローチを取る。
相手の名前を呼びかけながら発言を求める
「○○さん、これについて、あなたはどんな意見がありますか」

・メンバー全員に同じ質問をして発言を引き出す
この際、全員に質問に対する意見を紙に書いてもらい、
 それを一人ずつ順番に発表してもらうとさらに効果的

・組織内に発言しないメンバーが数人いたり、
 一角にいるメンバーだけが口数が少ない場合は、
 「まだ、何人かの意見を聞いていませんね。
  発言されていない人はどう思っているのでしょうか」
 「そちらに座っている人たちにも意見を聞いてみましょう」
  と誘い込む


5) ファシリテーター自身の熱意を伝える

 ファシリテーターに自信や熱意が感じなければ、
  グループの士気は低下するし、
  作業も遅れることになります。

 どうやって熱意を見せるかは、
  ファシリテーター一人ひとりの
  スタイルに合った方法で行ないます。

【2タイプの例】
・ファシリテーターが冷静で物静かなタイプの場合
「今日の午後は、作業がかなり進みましたね。
徐々に実現可能な解決策に近づいてきました。」

・ファシリテーターが、
 普段からエネルギッシュで表現力が豊かなタイプの場合


「これをみてください!
 今日のみなさんの仕事ぶりはすばらしいですね。
 とても感激しました」

ファシリテーター

意味付け
 グルーピングで発言を整理する

拡散のプロセスで発言がたくさん出た後は、
 議論を収束させる段階へと移っていきます。

収束させるといっても、
 いきなり「○○ということで良いですね」と
 ファシリテーターがまとめてしまってはいけません。


最終的に参加者全員の合意形成を得るためには、
 自分の発言が
 議論においてどのように作用したのかを
 納得してもらう必要があります。


そのために行うべきことは発言を
 「構造化」することです。

構造化をするために使える手法が
 「グルーピング」です。


ホワイトボートに書いた発言を眺めながら、
 同じような発言にキーワードをつけてグループ化していくのです。

例えば、
 売り上げが低迷している製品の
 問題点について議論していて、
 以下のような発言が出た場合、

 「価格」
 「プロモーション」
 「市場環境」
 「営業」
 といったキーワードでグルーピングできます。

 値引きをしないと顧客が買ってくれない
 製品の品質の良さが顧客に伝わっていない
 競合他社が低価格化を進めている
 他業界からの新規参入が活発化している
 営業の人員が不足している
 製品名がまだ浸透していない
 市場全体が縮小傾向にある
 営業が効率的に顧客を訪問できていない


<価格>
 値引きをしないと顧客が買ってくれない
 競合他社が低価格化を進めている

<プロモーション>
 製品の品質の良さが顧客に伝わっていない
 製品名がまだ浸透していない

<市場環境>
 他業界からの新規参入が活発化している
 市場全体が縮小傾向にある

<営業>
 営業の人員が不足している
 営業が効率的に顧客を訪問できていない
 

このようにグルーピングをした後で
 「皆さんから出された意見は、
  価格、プロモーション、市場環境、営業といった
  4つの方向性にまとめられると思いますが、
  よろしいでしょうか?」

 といった問い掛けを行い、

 参加者全員の合意を得ているかどうか確認します。

この意味付けのプロセスで
 しっかりと参加者の合意が得られていないと、
 次の意思決定のプロセスで
 「やっぱり○○だと思う」といった新たな意見が出てきてしまい、
 議論が堂々巡りとなり、
 いつまでも収束しないという事態に陥ってしまうのです。



意思決定
 合理的な判断基準で合意形成する


意味付けのプロセスで、
 議論の内容を整理した後は、
 いよいよ意思決定へのプロセスへと移っていきます。

意思決定というと
 一般的には多数決がよく使われる手法ですが、
 ビジネスの世界で集団による意思決定を行う場合は、
 できるだけ合理的に判断したいものです。

合理的な判断基準で
 合意形成をする代表的な手法として
 「メリット・デメリット法」
 「ペイオフマトリクス」を紹介します。

1. メリット・デメリット法
 選択肢のメリット、デメリットをそれぞれ列挙していき、
  メリットが一番大きく、
  デメリットが一番小さい案を選択するというものです。

 図1の場合は、
  メリットの数が一番多く、
  デメリットが少ないC案を選択するということになります。

 分かりやすい手法なので導入しやすいという利点がありますが、
  選択肢が多すぎる場合には時間がかかるので
  あまり向いていないという面もあります。

20140922 メリットデメリット

図1 メリット・デメリット法




2.ペイオフマトリックス
 選択肢を評価するための判断基準を2つ選び出し、
 その2軸に基づいて選択肢を評価していく手法です。

例えば、
 「効果の大きさ」と「実行までのスピード」を判断基準とした場合、
 図2のようなマトリックス表を作成して、
 各案がどの位置にくるのかを並べていきます。

 その結果、
  成果が大きくてすぐに実行できる案を
  最優先して実行するということになります。

 図2の場合は、
  1と5の案を優先的に実行するということになります。

 マトリックス表を作ることで
  各案を判断基準に基づいて可視化できるための、
  優先順位が付けやすくなります。

 成果の大きさや実行までのスピードを厳密に算出するのは
  難しい場合もありますので、
  あまり厳密に考えずに、
  大、中、小の3段階ぐらいで
  評価して並べていくとよいでしょう。

20140922 マトリックス

図2 ペイオフマトリックス
 

上記以外にも、
 意思決定に使える多くの手法がありますが
 大切なことは参加者全員が納得して合意することです。

「どの案から実行すればよいと思いますか?」と、
 意思決定を参加者に問い掛けてしまうと、
 発言力が大きい人の判断基準で
 意思決定されることつながってしまいます。

そうならないためにも、
 ファシリテーターが、
 意思決定をするための判断基準を提示して、
 それに基づきながら合理的に意思決定していくことが大切です。


次へとつなげるまとめ方
 無事に意思決定できたからといって、
 そこで安心してはいけません。

 最後のまとめ方は、
  会議の良しあしに大きく影響します。
 まとめ方として
  「今日は、○○ということが決まりました」で終わってしまっては、
  いま一歩です。

なぜなら、
どんなに良い案が選択されたとしても、
 それが確実に実行されなければ意味がないからです。


実行を促すために使えるのが
 「3W」という手法です。


3Wとは、
 「Who」
 「What」
 「When」
  のことで、

 「誰が、何を、いつまでに行うか」
  を決めるということです。


 会議で決定した案を実行していくためには、
  どんなアクション(What)をする必要があるかを確認できていても、
 「誰が(Who)」
 「いつまでに(When)」という点が抜け落ちていては、
 実行案が途中で頓挫してしまいます。

 そうならないためにも、
  3Wに基づいて
  次回までのアクションを確認する
  クセを付けるようにしましょう。



「会議は時間のムダでできれば参加したくない」
 と多くの人が思っているのは、
 会議の運営方法に問題があるからです。


会議のかじ取りをできる人
 (ファシリテーター)が一人いるだけで、
 非生産的であった会議が、
 創造的な場へと変わっていくのです。
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