今、学ぶべき教養

ビジネスパーソン1000人が考える
「今、学ぶべき教養」ベスト10


1位 【日本史】 全般      47.9 %
2位 【学問】  経済学     47.4 %
3位 【文化】  日本文化の知識 41.8 %


2013/02/05付の日経新聞の記事
 (出典は日経ビジネスアソシエ2月号の特集
 「今、知るべき教養」との記載あり)にこんなアンケート結果が載っていた。

ビジネスパーソン1000人が考える
「今、学ぶべき教養」ベスト10

1位 【日本史】 全般      47.9 %
2位 【学問】  経済学     47.4 %
3位 【文化】  日本文化の知識 41.8 %
4位 【世界史】 全般      36.5 %
5位 【現代文学】全般      35.5 %
6位 【学問】  経営学     34.0 %
7位 【語学】  英語      33.0 %
8位 【衣服】  スーツ     30.8 %
9位 【音楽】  全般      30.5 %
10位【語学】  正しい日本語  28.5 %

* 有効回答 1,037人(会社員755人、経営層282人)
100分野の選択肢から
 「ビジネスパーソンとして身につけるべきだ」と考える分野はどれかを尋ねたもの(複数回答)

”仕事術 ”や ”自己啓発 ”のような類が
 トップ10に入っていないことに違和感を感じたのは私だけだろうか。

ただよくよく考えれば・・・

”仕事術 ”や ”自己啓発 ”と言えば、
 知名度のある著者のeasyな本ばかり発行されているジャンル。

日本史や世界史といった古い時代の成功事例や名言を求めたり、
 経済学や経営学といった学問や語学など、
 仕事に直結しない知識や道具に頼ろうとするのかも知れない。

日経新聞の考察はこうだ。
●第1は実学志向。
 「経済学」(2位)、「経営学」(6位)、「英語」(7位)といった、
  仕事に直結する分野が順当にランクインした。

●第2は、日本人らしさの再確認。
 「日本史全般」(1位)と「日本文化の知識」(3位)がトップ3に入った背景には、
  グローバル化が進む中、
  日本のことをしっかり知り、
  語れるようにしたいといった意識がうかがえる。

●第3の特徴は、大づかみに理解したい欲求だ。
 調査では、例えば「日本史」の中でも「幕末」「戦国時代」など、
  関心が高そうな個別の選択肢も用意したが、

 1位に選ばれたのは「日本史全般」だった。
 そのほかも
 「世界史全般」(4位)、「現代文学全般」(5位)、
 「音楽全般」(9位)のように「幅広く全体像をつかみたい」というニーズが高い。
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スケジューリングの上手な作り方

【仕事のクスリ】
 『スケジューリングの3機能』
  ~仕事の遅延を未然に防ぎ【ゆとり】を手に入れるコツ ~


私達は普段仕事をするとき、
 どこまで緻密な計画を立てるかは別として、
 常にスケジュールを意識して仕事をしている。

自己完結できる仕事は、
 マイペースで進めていけるが、
たいていの場合は、
 複数のメンバーと連携し合わなければならず、
当初のスケジュール通りに終えることは、
 そうたやすいことではない。

経験を積めば、
 困難な調整もスムーズに行えるようになり、
予定通りに進めやすくはなるが、
 
難易度の高い仕事であればあるほど、
 計画を立案することよりも、
 細かな進捗管理や当初の計画の見直しに伴う
 調整の方が重要になってくる。


私達は「スケジューリング」という言葉を何気なく使っているが、
 働いている機能を整理すると
 次の3種類に大別することができる。

 【1】計画機能
 【2】管理機能
 【3】調整機能



プロジェクト管理等においては一般的な考え方であるが、
 実は私たち自身が抱えている仕事の管理においても応用できるのである。

プロジェクトの場合には、
 プロジェクトリーダーや事務局のメンバーがいて、
 彼らの役割として計画立案や進捗管理を行い、
 トラブルが発生した場合には、
 責任者に判断を仰いで調整してくれる、
 という手厚いフォロー体制が敷かれているかもしれない。

しかし、
 私たち自身の仕事のスケジューリングにおいては、
 秘書でもいない限り、そうはいかない。


それでは、
 3つの機能についてご紹介していこう。

【1】計画機能
 仕事の実行においては、
  まず実行可能な計画を立案し、
  その進捗をチェックし、
  不具合があれば調整する。


 そして再度実行可能な計画にメンテナンスする・・・
  という流れが一般的である。

よく言われることだが、
 計画は最初に作りっぱなしではあまり意味がない


 【計画】・【管理】・【調整】の3つの機能が
  互いに補完しあうことにより、
  計画を立てる事の価値が高まる。

 計画を立てること自体が仕事ではない!


【2】管理機能
 【管理機能】は
  単純に計画通りに進捗しているかをチェックするだけではなく、
  次の3つの役割をふまえた確認を行うことが重要である。

  ①完了管理 ・・・ 予定通り完了したか?
  ②進行管理 ・・・ 予定通り進行しているか?
  ③着手管理 ・・・ 予定通り着手されたか?


 (時間軸では③<①と逆だが、①<③で難易度が低い)

 「完了管理」ができていなければ、期限日を迎えてから
 「申し訳ございません。まだ終わっていません」という事になり、
 「社会人失格」の烙印を押されてしまうかも知れない。


◆「進行管理」ができていれば・・・
 予定通り「着手」した後に発生したトラブルに対して、
  遅延リスクを察知できるので、
  期限の直前に発覚するよりも、対処がしやすくなる。

◆「着手管理」まで行うことができれば・・・
 早い段階で
 「予定通り着手できそうもないので
  期限を延期してもらえないでしょうか」

 という申し出が可能となり、
  期限を延長してもらえる可能性も出てくるのだ。

 進行過程でトラブルが発覚するよりも、
  後工程の計画変更も容易となり、
 全体の失敗リスクを減らすことにつながるのは言うまでもない。

 万一遅延が生じていた場合には、
  次の【調整機能】を発動させよう。

【3】調整機能
 【管理機能】がなくても、
  自然に計画通り完了するのが理想だが、
  残念ながら遅延リスクがゼロの仕事はない。

 できる限りハードルの低い調整で解決させるためには、
 「着手」段階か、早期の「進行」段階で遅延リスクを察知したい。

 万一、遅延が生じた場合、【調整機能】を発動させよう。


 この【調整機能】の発動には、
  いくつかのレベルがあり、

 例としては
  次のようなレベルが考えられる。

 レベル① 例 ・・・ 自分自身の「ゆとり」内で吸収
 レベル② 例 ・・・ (社内)部署内で調整
 レベル③ 例 ・・・ (社内)部署横断的に調整
 レベル④ 例 ・・・ 社外を含めて調整



この例は、
 部下がいない決裁権限のないプレイヤーの場合の想定だが、

例えば
 自分が部門長としての権限を持っていれば、
 ②のレベルがこの例としてのレベル①に該当すると考えるのだ。

低いレベルで調整できることが一番楽なのは言うまでもない。
いかに低いレベルで発動できるか?
 その鍵は「ゆとり」の確保にある。


◆「ゆとり」確保の重要性
 レベル③・④の場合、多くのメンバーを巻き込んで調整が必要となり、
  かなり大掛かりな事態となる。

 このような事態を避けるためには、
  計画を立てる際に、
  予定通りいかなかった場合に対応するための「ゆとり」を
  なるべく多く持っておくのだ。

 「ゆとり」は、
  公にするとどんどん食い潰されてしまうので、
  こっそり確保するのがコツだ。

例えば、
 実際に必要な開発期間は3週間だが、
他部署や他社に見せるスケジュールには
 4週間と記載しておく・・・

という行為が初歩の「ゆとり」確保術だ。


 「ゆとり」は時間的な意味はもちろんのこと、
  気持ちの「ゆとり」を生み、ストレスを遠ざける
  ことにつながるのだ。

この「ゆとり」こそ、
 トラブル発生時に要領良く立ち回れない
 不器用な人(例えば私)にとっては救世主であり、
 またこの「ゆとり」に救われた瞬間、
 「遅延リスクを自分の力で食い止めた!」
 (勘違いではあるのだが)

 という遣り甲斐につながるのだ。

逆に確保した「ゆとり」を使わずに済んだ場合は、
期限より早く仕事を終えることができるので、
 依頼者からは感謝される。

○○さんと仕事をすると気持ちいいと言わる仕事のやり方

仕事がスムーズにいかずいつも慌ただしいあなたに

仕事のクスリ
 『キャッチボール』
  
 相手と気持ち良く仕事をするための初心者向けのクスリ

「○○さんと仕事をすると気持ちいい!」
 あなたもこんな風に言われてみたいと思ったことは
  ないだろうか?
 

たいていの仕事は、
 いろいろなプレイヤーが関わり合いながら進む。

仕事をお願いする基本
 1.仕事をお願いする時は、
  相手が受けられる状況かどうかの確認を行うのは勿論のこと、

 2.お願いした後は、
  こちらの意図が正しく伝わっているかどうかの
  確認を行うことは、基本中のキホン・・・


だが、
 私はここで堅苦しい説教をしたいのではない。


他のプレイヤーと気持ち良く仕事をすることが、
 気持ちの「ゆとり」を生み、
結果的に
 疲れて病んでしまうのを
 未然に食い止めることができるということを伝えたいのだ。

なぜなら、
 最近は病んでしまう人も多いからである




「ボールは今どこにあるのか?」
 この問いかけは、
  仕事の進捗を確認したり、
  何か問題が発生して
  その原因を確認したりする時によく使うフレーズだ。


 説明するまでもなく、
  仕事をボールに例えているのだが、
  細かな説明をしなくても済む便利な表現なのである。

他のプレイヤーとの仕事のやりとりは、
 まさにキャッチボールのようなものだ。

相手からボールを受け取り、
 また相手にボールを返す。

もちろん別の相手にパスすることもあるが、
 相手に声をかけてボールを渡すという点では共通。

仕事のやりとりをキャッチボールに当てはめてみると、
 次のような一連の流れができて始めて、
 スムーズに仕事が進むと言えよう。

スムーズに仕事を進めるコツ
 ①「行くよ」と声かけする(相手に仕事の内容を伝える)
 ② 相手にボールを投げる(相手に仕事を依頼する)
 ③ 相手がボールをキャッチしたか確認する
   (相手が依頼を受けたことを確認する)
 ④ 相手の合図を待つ(与えられた仕事をする)


この一連の流れができていない場合、
 相手にこちらの意図が伝わっていなくて期限に間に合わなかったり、
 お願いした期限になっても何の連絡もなく、
 不安になったりする。

これはストレスの原因だ。

では
 キャッチボール(仕事)がなぜうまくいかないのか、

次の事例を通して一緒に考えてみよう。



【事例①】
 部下のAさんは上司からある仕事の指示を受けた。
 Aさんは○○さんの協力を得て、その仕事を終わらせるつもりだったが、
  期限日になっても○○さんからは何の音沙汰もない。
 このような状況で心配になったAさんが
  上司に相談を持ちかけているケースである。

部下A 「○○さんにお願いしていた仕事の期限が今日なんですが
      返事がまだないんです・・・どうしたらいいでしょうか?」
上司  「途中で進捗の確認をしたのかい?」
部下A 「いいえ」
上司  「じゃ依頼内容は相手に伝わっているか確認したのかい?」
部下A 「メールで依頼したので伝わっていると思うのですが・・・」
上司  「 ・ ・ ・ 」


あなたは、この上司が「・・・」と
 言葉を失ってしまう理由が分かるだろうか?
 

初歩的なことだが、
 この例では
 Aさんが「相手がボールをキャッチした事を確認する
 (相手が依頼を受けたことを確認する)」ことを怠っているのだ。

つまり相手がメールを読んでいない可能性があり、
 お願いされたことすら気付いていない可能性がある。


依頼を受けたことすら相手が認識していないとすると、
 その仕事に着手しているはずはない。

おそらく期限には間に合わないだろう。

仕事はキャッチボールなのだから、相手がキャッチする
(キャッチしたことを確認する)までは自分のボールである。

そして相手が投げ返して来たボールを受け取らなければ、
 キャッチボールは成立しない。

最低限、
 相手がボール(この場合はメール)を受け取ったかどうかの確認は行うべきである。
逆に自分が相手のボールを待っている立場の時には、
 相手を安心させるよう早めにボールを投げ返すか、
 受け取ったことを伝える心遣いは大切である。


次の事例は
 上司の方から進捗確認を行っているケースだ。

【例②】
 上司  「お願いしていたあの仕事終わってるかい?」
 部下B 「あっ、そう言えば○○さんにお願いしていたのですが・・・
      期限は昨日まででしたね。まだ返事がないので確認してみます」
 上司  「 ・ ・ ・ 」



この上司が言葉を失ってしまう理由は、
 単純に依頼した仕事が期限通りに終わっていないという事だけではない。

「相手がボールをキャッチした事を確認する
 (相手が依頼を受けたことを確認する)」 ことを怠っている点では、

事例①と同じだが、Bさん自身が期限を意識していなかった点が大きく異なるのだ。

つまり
 Bさんは、上司から指示を受けた仕事について、
  ○○さんの協力を得て行うつもりだったのだが、
  ○○さんにボール(仕事)を投げただけで、
  任せっきりにしてしまったのである。

「私は仕事を○○さんにお願いしました、
 だから(遅れても)私は悪くない」


Bさんがこのような意識を持っていたとしたら
 非常に問題だ。


キャッチボールでも同様だが、
 相手が受け取るまでは自分のボールである。

相手がボールをキャッチするのを確認したら、
 次は相手が投げ返してくるのを当然待つはずだろう・・・

このケースはキャッチボールに例えるなら、
 ボールを暴投しても気にしない、
相手が投げ返して来ようとも構えもしないという感じだろうか。

上司が言葉を失っている理由は、
 期限云々(うんぬん)について言う以前に、
 キャッチボール(仕事)をしようとする
 心構えができていないからかも知れない。

仕事の依頼者(上司)にとっては、
 引き受けた相手(Bさん)が
 他のメンバー(○○さん)の協力を得ようと得まいと関係ないのである。

 引き受けたBさんが納期を意識して
  仕事を進めなければならないことに
  気づいてほしいものである


仕事をキャッチボールに例えて説明してきたが、
 
加えて言うならば、
 なるべく相手の取りやすい懐に優しいパスを出すように心がけたい。

そしてボールを受け取ったら、
 長い間抱えておかずに、早めにボールを渡して、
 相手に「ゆとり」を与えてあげるのだ。

このような意識でキャッチボール(仕事)を続けていると、
 あなたもいつか「○○さんと仕事をすると気持ちいい!」


と言われるようになるだろう。

そして誰かとこの
 「気持ちのいい関係」が構築できたとしたら、
 それは自分の味方が1人増えたことを意味する。

この関係を維持する事はとても大変だが、
 あなたが常に「キャッチボール」を意識して仕事をしていれば、
 周囲のメンバーは安心して仕事に取り組めるし、
 万一のトラブルの際にも、
 気持ち良くあなたに協力してくれるだろう。

私が今の会社に転職して早々に病んでしまったのは、
 仕事で関わるメンバーで
 心を許せる支援者が少なかったせいもあるかも知れない・・・

もしあなたが十分な助けを得られず、
 孤軍奮闘しなければならないような事態に陥っているとしたら、
 じきに心身ともに疲れ果てて病んでしまうかも知れない。

このような状況を防ぐためにも、
 日々「キャッチボール」を意識しながら
 コミュニケーションを取り、
 自分の味方となる支援者を見つけよう。

そして「気持ちのいい関係」を構築しよう。

これはスキル云々以前の心がけの問題だから、
 焦らず、
 無理せず、
 少しずつ取り組んでみよう。

そしてこの心がけが、
 心の「ゆとり」を生み出す源泉である点を頭に入れておきたい。
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