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ウナギ文に注意する

主語(動作・行為の主体)述語(動作・行為)に関する話です。

文章の骨格ですから、
 この要素は非常に重要です。
しっかりポイントを押さえるようにしましょう。

~例文~

改善前

●佐藤さんは靴を買いました。私はバッグです。
●山下さんは「効率優先」という意見だ。
●以前、私は恵比寿に住んでいた、今は西新宿だ。


改善後!

●佐藤さんは靴を買いました。私が買ったのはバッグです。
●山下さんが言っているのは「効率優先」という意見だ。
●以前、私は恵比寿に住んでいた、今住んでいるのは西新宿だ。



ここが問題

日本語は構造上、動作や行為の言葉をしばしば省略します。
特によく見られるのが今回ご紹介する「ウナギ文」です。
例えば、レストランで友達がカレーライスを注文した後「じゃ、私はウナギで…」といってしまうことです。
もちろんここで言いたかったのは「私はウナギを注文します」ということです。
このように動作が省略された文をウナギ文といいます。

日常会話では、
 文脈から考えれば意味が通じる場合もあります。
しかし、
 文章の場合には読み手には通じないことが多くなるので気をつけなければなりません。



「動作の言葉を入れる」で解決

まず、「ウナギ文」を使っている、という意識を持ちましょう。
そして、今一度その文章を読み手の立場で見直します。
文脈がやや不明瞭で分かりにくい場合や、
 言葉を省略すると粗雑な印象を与えてしまう場合には要注意です。
文章は一方通行がゆえに話し言葉に比べて、
 ともすると独りよがりになりがちです。
話し言葉の感覚で省略してしまうと誤解のもとになります。


原則、文章には動作を表現する言葉を入れるようにしましょう。
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主語と述語を近づける

分かりやすい文章を書くためのコツとして、
 まず気をつけていただきたいことが「主語と述語を近づける」ということです。

~例文~

●改善前

当社は今年秋をめどに顧客満足度を上げるような品質管理体制の新しいしくみをつくるための準備ともいえるCSに関するアンケート調査を今回実施した


●改善後!

当社はCSに関するアンケート調査を実施した
これは今年秋をめどに顧客満足度を上げるような品質管理体制の新しいしくみをつくるためで、本調査はその準備といえる。




ここが問題

改善前の文章は「当社は…」から始まり、
 最後まで結論が分からず、文意を捉えるのに手間取ってしまいます。

日本語は構造上、最後に「~だった」「~です」などの述語を持ってきます。
その結果、主語と述語の間にいろいろな情報を入れてしまい、
 文の最後には「この文の主語は何だった?誰だった?」と迷ってしまうこともしばしばあります。
加えて、一文が長くなり意味が分かりにくくなる原因にもなります。



「主語と述語を近づける」で解決

文章のなるべく早い段階で述語を持ってきましょう。
そのためには、あらかじめ「何を伝えたいか」を明確にして書き始めなければなりません。
一番大事な情報を冒頭に持ってきてしまうのです。


「何が」「どうした」かが見えてきにくい文章は読み手にとって負担です。
特にビジネス文章は何よりも「分かりやすいこと=読み手に負担をかけない」ということが大事です。
正確な情報を、分かりやすく伝えるためには主語と述語を近づけることを意識しましょう。

一文を短くする

~例文~
改善前

「スポーツジムXYの店舗を今後2年間で6店舗拡大する計画が先月決まり、若年層の減少に伴って、シニアをターゲットに都心部だけでなく都心から1時間圏内の地域にも展開していく予定である。」


改善後!

「スポーツジムXYの店舗を今後2年間で6店舗拡大する計画が先月決まった。
若年層の減少に伴って、シニアをターゲットにする。
これらは都心部だけでなく都心から1時間圏内の郊外にも展開していく予定である。」



ここが問題
一文の中にさまざまなトピックを次から次へと入れ込み、
 88文字という長文になってしまっています。
これでは読み取りにくく、内容も理解しにくくなってしまいます。


「文を切ってつなぐ」で解決

日本語の特徴の1つに、
 単語や語句を重ねてつなげることで文章が作れてしまう、ということがあげられます。
このため文章が長くなっていく傾向があります。
気づくと「私は何を伝えたかったのだろう?」と迷うこともしばしばです。
思いつくままに書いていくとこのような状況に陥ってしまいます。
そこで、長い文章にならないように一文40~50文字くらいに収めるようにしましょう。
特にメール文の場合には40文字以下を目指すとよいでしょう。

読み返して、50文字以上になっているようであれば
 対策として「一文を切って、接続詞や副詞などを入れてつなげる」とよいでしょう。
文を切る目安は1トピックごとです。
毎トピックで区切るようにします。

改善前・後の文でいうとトピックとしては
 ①「…の計画が先月決まった」、
 ②「…をターゲットにする」、
 ③「…の予定である」
 の3つです。

こうして、区切れるようになると議事録や報告書なども箇条書きで作れるようになります。
その上、情報も整理されます。推敲の際にまずは文の長さをチェックするようにしましょう。

読みやすい語順

~例文~

改善前

●御社の事務所に弊社の井上がご注文いただいたコピー機を一昨日納品しました。
●中国語を中国にいたときには私はあいにく学ぶ機会がなかった。


改善後!

●一昨日御社の事務所に弊社の井上が注文いただいたコピー機を納品しました。
●中国にいたときには私は中国語を学ぶ機会があいにくなかった。



ここが問題

どの言葉をどこに持ってくるのか語順を考えずに書いているため、
 読みにくく分かりにくい文章になってしまっています。


語順を変えて解決

分かりやすい語順(原則)
 「いつ」→「どこで」→「誰が」→「誰に」→「何を」→「した」です。


1つのひな型としてこの語順を使うのは有効です。
特にいろいろな情報が入っていて複雑な文章のときにはぜひ、
 思い出してみてください。

ただし、
 この語順よりも下記の2つのケースは
 優先されるルールがあります。


[ケース1]
  主語と述語以外の情報が長い場合
  →「誰が」「した」を近づける

彼は今期大改訂され、ボリュームが3倍になったシステムプログラムを 実施した。

  →今期大改訂され、ボリュームが3倍になったシステムプログラムを 彼は 実施した。


[ケース2]
  「それ」「これ」「あれ」などの指示代名詞が指し示す言葉と離れてしまう場合
 →指し示す言葉の近くに指示代名詞を置く

  佐藤さんが会議でプレゼンをしたプロジェクト内容を、協議の結果、変更することとなった。
  吉田さんは会議に欠席していたため、それを知らなかった。

 →佐藤さんが会議でプレゼンをしたプロジェクト内容を、協議の結果、変更することとなった。
  それを吉田さんは会議に欠席していたため知らなかった。


意味を分かりやすくすることはひな型の語順よりも優先されるため、
 例外があるのです。

クッション言葉を使いこなす

~例文~

●改善前
昨日のお話の件について、
 今月中はP社システムの件で多忙のため、他に手が回りません。
山下部長にどなたかお願いしていただくよう、ご相談ください。

●改善後!
昨日のお話の件について、
 大変申し訳ございませんがどなたかにお願いできないでしょうか。
今月中はP社システムの件で多忙のため、他に手が回りません。
恐縮ですが、山下部長にご相談いただければ幸いです。



「今回は見送らせていただきます」のようなお断りや、
 「~してください」のような依頼は、相手に伝える際に配慮が必要です。
まして、
 メールなど文字だけですと一方的に押しつけている印象になりかねません。


ここが問題

クッション言葉を用いないと粗雑な印象になってしまいます。
断る場合、またはこちらから何かを依頼する場合には、相手に不快感を与えないようにしましょう。


「便利なクッション言葉」で解決 

言いにくいことを和らげて伝えるのに便利なのが、クッション言葉です。
これには下記のような表現があります。

・依頼
「お手数ですが」「申し訳ございませんが」
「恐縮ですが」「恐れ入りますが」

・断り
「あいにくですが」「せっかくですが」
「残念ながら」


これらの言葉を文頭に用いるだけで、
 途端に印象がソフトで丁寧になります。
表現を和らげる役割をしているから、
 クッション言葉と呼ばれているのです。

 何かを依頼する、お断りする際には常にクッション言葉をセットにして使うとよいでしょう。


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