「表題」は、読むだけで内容や結論が分かるように。

とくに、ビジネス・シーンでは、
 時間の浪費を避けるために、
 簡潔で明瞭な文書が求められます。


「表題」だけで、
 内容や結論が分かるようにする工夫が必要です。

 
たとえば、
 前項の例文に表題をつけるとしたら、
 どのようなのがよいでしょうか。 

×悪い例
 A社との取引開始の件

○よい例
 A社からの取引開始の申し出を謝絶する件

 
表題のない文章であっても、
 しばらく読んでいかないと
 何がテーマなのか分からないような文章は
 ×です。

書き出しのところか、
 なるべく早い段階で言いたいことが分かるように配慮しましょう。
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結論を先に書く。

もっぱらビジネス文書や論文などに言えることですが、

原則、
 結論を先に、

説明を
 後に書きます。


最後まで読まなければ、
 何が言いたいのか分からないような文章は、
 それだけで減点です。

口頭で報告をする場合なども、
 デキるビジネスマンはそのようにします。

×悪い例
 A社から、取引開始の申し出があり、業歴が60年と長く、
 ここ数年の業績も無難に推移しているものの、
 最近、取引銀行の顔ぶれが頻繁に変わっているので、謝絶したいと思います。

○よい例
 A社から、取引開始の申し出がありましたが、
  謝絶したいと思います。

 業歴が60年と長く、
 ここ数年の業績も無難に推移しているものの、
 最近、取引銀行の顔ぶれが頻繁に変わっているからです。

文章の書きだしは、短文のほうがよい。

書き出しの文があまり長いと、
 歯切れが悪く、読み手を惹きつけることができません。

できるだけ短く簡潔な方が、効果的です。

×悪い例
 吾輩は、名前もまだなく、どこで生まれたか頓と見当がつかない猫である。

○よい例
 吾輩は猫である。名前はまだない。
 どこで生まれたか頓と見当がつかぬ。

カギカッコでくくった文には、句点を打たない。

カギカッコがあることで、
 1文の終わりと分かるので、
 閉じカッコの前にも後にも句点を打つ必要はありません。

×悪い例
①「昨日は、とても寒かったですね」
②「昨日は、とても寒かったですね

○よい例
 「昨日は、とても寒かったですね」

ただし、
カギカッコの後に、
 新しい1文を続ける場合には、閉じカッコの後に句点を打ちます。

×悪い例
 「昨日は、とても寒かったですね」花子は言った。

○よい例
 「昨日は、とても寒かったですね」花子は言った。

カギカッコの後に、カギカッコの文が続くときは、その間の句点は不要です。

×悪い例
 「昨日は、とても寒かったですね」「明日も寒いでしょうね」

○よい例
「昨日は、とても寒かったですね」「明日も寒いでしょうね」

必要な句読点を忘れない。

必要な句読点を忘れない。

句読点など、
 初歩的・基本的なミスのある文章は、
 それだけで読みづらくなり、嫌になってしまいます。

句点は、
 文の終わりに打ちます。


 当たり前のことですが、
  意外に忘れる人が多いので注意しましょう。

読点は、
 文を読みやすくし、
 誤解を防ぐために打つものです。

ただし、
 あまり多く打ち過ぎるのも禁物です。


読点をつける原則としては
 次のような場合があげられます。

 ①語句を対等に並べる場合、
 ②重文の境目
 ③倒置文の場合
 ④ある語を強調する場合
 ⑤感動詞の後
 ⑥挿入句の前後または前


×悪い例
 母親は楽しそうに砂遊びをしている息子を見ていた。
(↑ 「楽しそうに」しているのが母親なのか息子なのか分からない)

○よい例
①母親は、楽しそうに砂遊びをしている息子を見ていた。
②母親は楽しそうに、砂遊びをしている息子を見ていた。
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