スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。

PDCA

<はじめに>

「PDCAという言葉だけを知っていてもどうにもならない職場の現実」

01. 仕事を「うまく進める」とは?
02. PDCAというけれど
03. 本書の使い方
04.「OJT」というけれど(指導者向け 本書の使い方)



<PLANとは?(ゴール編)>

ミスややり直しを防ぐだけではなく、
 「頑張って工夫した」が
 「余計なお世話」にならないようにするための
 仕事の受け方・理解の仕方について

「ゴールイメージ」という考え方にさいて


05. Planは2つに分けて考える
06. 達成してもうれしくない目標
07. ゴールイメージとは何か
08. ゴールイメージでやる事が変わる
09. 「ちゃんと○○する」にご用心
10. ゴールイメージのすり合わせ方
11. すり合わせに役立つ質問
12. ゴールイメージと仕事の面白さ
13. +αと余計なお世話は紙一重
14. ゴールイメージの「松竹梅」
15. 中間ゴールイメージを作ろう
16. 中間ゴールイメージの落とし穴
17. こんな所にもゴールイメージ
18.(指導者向け)「言われたことしかやらない」と文句を言う前に



<PLANとは?(段取り編)>

「段取りが悪い」と言うのは簡単ですが、
 もっと細かく分析するための言葉がないと、
 上達の手がかりをつかめないまま時間が過ぎてしまいます。
改善点は人によってさまざまです。
そもそもの初期状態に問題があったり、
 いくつかあるハードルの1つだけを見落としていたり。
「段取り」という一言で済ませがちな部分を、
 7つのトピックに解きほぐしました。

19. きちんと段取りをつけるとは?
20. 下地を整える
21. 仕事を分解する
22. 時間を見積もる
23. スケジュールに組み入れる
24. 発注者と調整・合意する
25. 割り込み仕事とどう向き合うか




<DOとは?>

仕事を進めていく中で発生する
 コミュニケーションについてまとめました。
「ミスを防ぐ」だけではなく、
 「周囲からの支援をうまく引き出す」ためのコミュニケーションとは、
 どのようなものか。

26. わかったつもりの報連相
27. 仕事途中の「進捗確認」
28. 仕事が止まった時の相談
29. 心の壁を乗り越える
30.「聴き方」で支援を引き出す
31.「メールで連絡」の落とし穴
32. 依頼をする時の留意点
33. 話し合いを始める前に
34. より良い話し合いにするために
35.(指導者向け)業務遂行を支援する4つの切り口




<CHECKとは?>

仕事の「振り返り」について掘り下げた10トピックです。
昔から社員の採用や昇進昇格の面接で使われてきた
 「自覚しているかどうかを見極める方法」を応用した、
 「3点セット」というシンプルで強力なツールを紹介しています。
また周囲から正しく評価してもらうための
 「自分から周囲への働きかけ」についても触れています。

36.「振り返り」と「感想」は違う
37. 振り返りのバランス
38.「気づき」の量を増やす
39. 評価や意見を取りにいく
40. 気づきを強い自覚に変える
41. 3点セットの具体例
42. 3点セットの洗い出し方
43. 評価される側の責任
44.(指導者向け)振り返りの支援とは?




<ACTIONとは?>

自分の仕事にPDCAサイクルをあてはめた時、
 Actionとは何をすることでしょうか。
Actionには、
 「同じ仕事を繰り返す時の改善」だけではなく
 「新しい仕事にチャレンジする時の、
 過去の経験の活かし方」も含まれています。

既成の「何とかスキル」に振り回されるのではなく、
 オリジナルのスキルを自力で発明するための「マイセオリー」という考え方と
 具体的な実践方法について解説しました。

45. 2種類のAction
46. 自分の記憶に頼らない仕掛け
47. ○○○という意味では同じ
48. マイセオリーの作り方
49. マイセオリーのサンプル
50. マイセオリーのテスト
51. マイセオリーの更新
52. 観察は「攻めの行為」
53.「やりたい仕事」とマイセオリー
54.(指導者向け)「学び方」を学ばせる
スポンサーサイト

ゴールイメージとは何か

ゴールイメージとは、
 「いつ、何が、どのような状態になっていれば、
  この仕事はOKなのか?」
 を表現したものです。


実現するための手段や
 具体的にやる作業と、
 ゴールイメージを
 混同しないように気をつけてください。



たとえば「会議の配布資料の準備」という仕事が与えられたとします。
 「印刷用データを入手する」
 「参加人数を確認する」
 「コピーをとってホチキスで止める」

 というのは手段です。

「○時までに、会議の参加者全員に、
 議事進行に必要な資料を配布できる状態にする」

 というのがゴールイメージです。

私たちの多くは、
 PDCAの
 Planで「何をやるか」を決め、
 Doで実行に移し、
 Checkでやったことの良し悪しを評価することで
 仕事のサイクルを回していると考えがちです。


しかし
 これでは
 「いつ、何が、どのような状態になっていれば良いといえるのか」
 という観点が抜け落ちていて、
 良し悪しを正しく評価することができません。


Planでは
 まず「どのような状態になっていれば良いのか」
 という
 「ゴールイメージ」の設定をしなくてはなりません。

そして
 Checkの段階 で、
 Planで作成した「ゴールイメージ」が
 実現できたかどうかを確認するのです。


ゴールイメージは、
 あなたが一人で勝手に決めていいものではありません。

基本的に、
 ゴールイメージは
 上司やお客様などの発注者の頭の中にあるものです。


あなたは
 発注者からの情報をもとにして
 ゴールイメージをつくり、
 それが正しいか、
 ズレや誤解がないかを発注者と確認し、
 すり合わせる必要があります。


複数人、複数の部署、複数の会社が
 関わりながら仕事をする時には、
 
発注者だけでなく
 関係者全員が同じゴールイメージを共有しなくてはいけません。

各々が
 バラバラなゴールイメージを持ったまま
 仕事を進めてしまうと、
 協力関係はあっさりと崩れてしまいます。


ゴールイメージをすり合わせないまま仕事を進めることは、
 発注者とのトラブルや、
 仕事のやり直しの原因となります。

ゴールイメージのズレは、
 仕事の終盤になってから明らかになる事が多いものです。

ですから、やり直しをしようと思っても時間が足りなかったり、
 余計な追加作業によって関係者に迷惑をかけたり、利益を圧迫してしまいます。

また、
 ゴールイメージがすり合っていないと、
 仕事を終えた後で
 その仕事の良し悪しを評価することができません。


良し悪しが評価できないということは
 「その仕事から何も学べない」ということも意味します。


ピンが何本倒れたかわからないまま
 ボウリングを続けるようなものです。
何本倒れたかわからない投球を何回続けても、
 正しい投球フォームは永遠に見つかりませんし、
 やりがいも感じられません。


「ゴールイメージ」を
 意識せずに仕事をしてきた人は、
 「ゴールイメージ」と「手段や手順」を混同しがちです。

決めた手段を、
 手順通り行う。
いわゆる「To-Doリスト」をこなせばいいと考えがちです。

混同を防ぐためには
 「○○することによって~」
 という言葉を使って検証するのが効果的です。

「○○することによって~」という言葉を後に付け足せるということは、
 それが手順や手段であることを示しています。たとえば、


・品質検査を3回行う(3日後までに)
 →品質検査を3回行うことによって、
   3日後に商品を出荷可能な状態にする



この場合「品質検査を3回行う」は、
 ゴールイメージではなくて手段です。

「商品を出荷可能な状態にする」が
 ゴールイメージです。



PDCAのPlanの段階でゴールイメージを明確にしておかないと、
 その後のDo、Check、Actionが全てうまく続かなくなってしまいます。
ゴールイメージの明確化は、
 仕事の定義そのものです。
どのような仕事であってもゴールイメージのすり合わせを忘れないようにしてください。

達成してもうれしくない目標

ある会社の管理職研修で「週末の目標」という課題がありました。
部下へ与える仕事の目標をどうやって作るか?
 ということを考えるための練習です。

以下のような目標が挙げられました。


・部屋の掃除をする
・犬を散歩に連れて行く
・リフレッシュする
・家族サービスをする
・読みかけの本を読む
・旅行の計画を立てる
・旧友と会って飲む
・息子と一緒に遊園地に行く


「息子と一緒に遊園地に行く」という
 目標を挙げた方にくわしい話を伺いました。


どうやら、
 息子さんとの「心の距離」が
 遠くなりつつあることが最近の悩みだったようです。


仕事が忙しくて、
 息子が起きてこないうちに会社に出かける。
寝てしまってからしか帰宅できない。
土日もなかなか休めない。


最近息子と会話をしたのはいつだっただろうか。
一緒にいるわずかな時間さえも会話が減ってきている気がする。
なかなか懐いてこない。まずい。
数少ない会話が
 「また来てね、おじさん」
 だけになってしまったらどうしよう。


よし、今度の週末はしっかり休みをとって、
 遊園地に連れていこう! 
 …このような背景がありました。


さて、後日の話。
この受講者は無事に週末は仕事を休むことができました。
張り切って息子さんを遊園地に連れて行くことができたそうです。
「良かったですね!
 これで心の距離も縮まったのではないですか?」と訊くと、
 こんな答えが返ってきました。

「遊園地には行けたのですが…。
あの、実は、帰り際に息子に泣かれてしまったんです。
『もうパパとは一緒に来たくない!』って。
ショックですよ。せっかく休みが取れたのに」


そして、こう訊かれました。

「立てた目標は達成したのですけどね。
 でも、これで良かったのでしょうか?」


たぶん(いや、きっと)良くないです。
遊園地で何があったのかわかりませんが。

さて、これはプライベートのエピソードでした。
これがもし仕事だったらどうでしょう?
「目標は達成したのに誰も嬉しくない」ということです。
一体、何のための目標なのか。


すると、
目標は作る必要がないものでしょうか?
そうではありません。
目標の作り方が
 間違っていただけです。


先述の受講者は
 「息子と一緒に遊園地に行く」という
 「手段」を目標にしてしまいました。
手段は「期待される成果」ではありません。

そこを混同してしまった。

「期待される成果」は、
 このエピソードだと
 「息子との心の距離が縮まった状態になる」
 「息子が今まで以上になついてくる状態になる」
 などと表現されるでしょう。


遊園地は、
 そのための手段の一つです。

もしかしたら、
 遊園地ではなく
 公園でキャッチボールでも良かったもしれません。


手段を目標にしてしまうので、
 「でも遊園地に連れて行ったんだから、
  いいだろう」と開き直ってしまう。


そして奥さんに
 「あなた、ただ連れて行けばいいと思っていたんでしょ!」
 などと怒られる。


同じ事が仕事でも起こります。
決めた手段をその通りにやったとしても、
 期待される成果が達成できなかったら、
 それは仕事をしたとは言えません。
どれだけ苦労したとしても
 「言われたことをやりました」
 は単なる言い訳に過ぎません。

では、どうすればいいか?
期待される成果を明らかにし
 それを目標にすることです


具体的には
 「『手段』と『ゴールイメージ』
 を分ける」ことが求められます。
この「ゴールイメージ」という言葉は、
 ぜひ正しく理解して、仕事の中で使っていただきたい言葉です。
次のトピックで、ゴールイメージについて詳しく解説します。

Planは2つに分けて考える

PDCAの「Plan」から考えていきます。

「プラン」という言葉は色々な所で使われています。
似たような言葉で「プランニング」や「プランナー」というのも良く見かけます。
プランという言葉から、
 計画や構想、案、アイデアといったものをイメージする人も多いでしょう。
あるいはカレンダーに線を引っぱってスケジュールを組んだり、
 何ページにも渡って丁寧に作り込まれた企画書のようなものを想像する人もいるかもしれません。



そういった「プラン」という言葉の持つイメージから、
 以下のような事を感じる人もいるでしょう。

・自分の仕事は「プラン」が必要なほど大掛かりなものではない。
・いちいちプランを作るなんて大げさだ。
 上司に「まず動け」と言われてしまう。
・現場は何が起こるかわからない。
 プランを作っても、その通りにいくはずがない。

このような先入観からPDCAの「Plan」についても、
 大げさなもの、理想論的なもの、などと考えるかもしれません。
本トピックはそういった誤った先入観を改めてもらうために用意されました。

あなたの仕事におけるPlanとは
 「期待される成果を実現するための準備を整える」ということです。

大切なことなので繰り返します。
「期待される成果」を
 「実現するための準備」が、
 Planです。


スケジュールを組んだり
 作業計画書を作ったりする前に、
 あなたは「期待される成果」を
 正しく理解しなければなりません。


わざわざ
 計画書を作る必要の無い小さな仕事にも
 「期待される成果」はあります。


「期待される成果」の理解を誤ると、
 いくら立派な実行計画を作ったとしても
 仕事がおかしな方向に進んでしまいます。


苦労して生み出した成果は
 何の使いものにもなりません。

やり直しが可能ならまだ救われますが、
 少なくとも注ぎ込んだ
 労力、時間、コスト等が無駄になってしまいます。

仕事のやり直しが起こる最大の原因が
 「期待される成果」の理解不足です。
どんな小さな仕事でも、
 確認不足は起こります。
そして以下のような会話が、
 あなたと発注者
 (上司や先輩やお客様)との間で行われることになります。


「私は言われた通りにやっただけです」
「そうかもしれないけど、これは使い物にならないよ」

「どうして○○を含めて処理しなかったの?仕事の意味わかってる?」
「すみません。でも、私は○○だと思いました」

「うーん、イメージと違うな。作り直してくれる?」
「そんな事おっしゃっていなかったじゃないですか。
 作り直すにしても、追加で費用がかかります」
「それでは話が違うじゃないか!」

「○○を終えておくのも、君の役割だろう」
「そこまでやるなんて、聞いていません」

このように話がこじれてしまうと、
 「アイツは気が利かない」とか
 「社会人としてなっていない」というような精神論、
 人格攻撃になってしまうことも。
そうなっては大変です。
そうではなく、
 期待される成果を正しく理解していなかったことが原因です。
「期待される成果を理解する技術」を磨けば、
 このような事態におちいることは十分に防げます。
一方で「期待される成果」を正しく理解していても、
 それが実現できなければ仕事とは言えません。

実現するためには、
 何から手をつければいいか。
どのように進めていくか。
途中で作業が止まってしまう可能性はあるか。
後で困らないように、今のうちに何を準備しておけばいいか。
誰と、何について話し合っておけば、スムーズに仕事が進むだろうか。

このような事全てが「実現するための準備」です。
より期間が長く、
 より複雑(難易度が高い/関係者が多いなど)な仕事ほど、
 しっかりした準備が必要になるでしょう。
準備を怠ってしまった時に言われることは、たとえば下記のようなものです。


「このままじゃ終わらないよ、どうするの?」
「今になってそんな事言われても、困るよ」
「どうして○○をやっていないの?」
「時間管理がなっていないんじゃないの?」
「仕事の優先順位わかってる?」
「どうして○○さんに一声かけておかないの!」
「先に○○課を通さないと。でももう間に合わないよ」

これらの台詞は、
 たいていの場合「そう言われても、もう手遅れです」というタイミングでしか登場しません。
このようなことを言われないようにするためには、何をすればいいのか?

本書では、
 Planについて「期待される成果とは?」と
 「実現するための準備とは?」の二つに分けて解説していきます。
前半では「期待される成果」を正しく理解するための手法についてお伝えします。
そして後半で「実現するための準備」の仕方(段取りのつけかた)について考えていきます。

「OJT」というけれど(指導者向け)

部下や後輩の指導に役立てたいと考えている方向けに、使い方をまとめてみました。

OJTとは何か

部下や後輩に対して「OJT をしっかり行うように」と言われることがあります。

そもそも、OJT とは何なのでしょうか?
ある人が、

「OJT って、On the Job Training の略だというけど、
 ウチの会社のOJT はちょっと違うよね。

(O)お前等
(J)自分勝手に
(T)適当にやれの略だろう」

と言っていました。
(胸を張って言うことではありません)

似たような状況にあった多くの企業や組織では
 「このまま現場に任せていたら大変」といって、
 新人や若手社員の育成に力を入れ始めました。
それだけでなく教える側の体制を整備し、
 「OJT リーダー」や「新人指導担当者」といった役割もよく聞かれるようになりました。

だからといって OJT が
 (O)惜しみなく・
 (J) 十分に・
 (T)手取り足取り」
 になってしまったら、どうでしょう。

何でも教えてしまうと、
 おそらくその新人・若手社員は
 何も考えなくていいということを
 学習してしまいます。


本来自分から
 「取りにいく」はずの学習も、
 「与えてくれるもの、
  黙っていても教えてもらえるもの」
 と思ってしまいます。



その結果、
 「教わっていないので、
  できませんでした」
 「この会社は、
  私をどう成長させてくれるのですか?」


という受け身で他責な発言があたりまえになってしまっては大変です。



「仕事の進め方」そのものを教える

もちろん、
 仕事を前に進めるためには、
 具体的に教えなくてはいけない事柄はたくさんあるでしょう。

しかし、
 あなたに期待したいことは、
 仕事の中身を教えることだけではなく、
 「仕事の進め方」そのものを指導してほしい、ということで す。

本書における
 「仕事の進め方」には、
 「仕事を進めていく中での『学び方』」や、
 「周囲からの支援の『引き出し方』」という意味も込められています。

本書は、
 仕事の進め方についてできるだけ具体的に記載しています。
本書で使われている
 「ゴールイメージ」
 「一次納期」
 「現状と目標」
 「3 点セット」

 といった数々の言葉を使うことで、
 言いたいこと、
 指導したいことがきちんと伝えられます。

本書をうまく活用、引用する事で、
 あなたの部下指導・後輩指導の負荷はぐっと減らすことができるでしょう。

できるだけ早い段階で、
 あなたが指導する新人や若手社員が、
 「あなたが関与しないと学ばない」から、
 「自分で経験から学びを紡ぎだせる」ように。

「あなたから声をかけないと問題を解決しようとしない」から、
 「自分から周りに支援を求め、
 支援を引き出せる」ように。

進め方や学び方そのものについて早い段階から言及する事で、
 結果的に早く独り立ちできるようになります。

「魚を代わりに釣ってあげる」
 のではなく
「魚の釣り方」
 を教えてあげてください。

検索フォーム
最新記事
最新コメント
カテゴリ
リンク
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。
FC2オンラインカウンター ここから --> 現在の閲覧者数: