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報告と連絡の違い

どんな会社でも、
 ほうれんそう(報告・連絡・相談)が
 大事だと教えられます。


しかし、相談は別としても、
 報告と連絡の違いは何かと尋ねられると、
 答えに窮するかもしれません。

報告と連絡の境界線は非常に曖昧です。

報告と連絡の違いは辞書を引いても、
 その明確な違いを特定することはできません。


ビジネスで一般的な解釈は、
 
報告とは、
 命令や指示を受けている仕事について上司に結果を伝えることです。
 伝える対象者も上司などに特定されていて、
  主に組織の縦方向に伝えられます。

連絡とは、
 報告よりも広範囲で相手が特定されず、
 組織の縦方向だけでなく、横方向にも伝えられます。


飲み会における「連絡」と「報告」を考えるとその違いがより明確になります。

飲み会における「連絡」というのは、
 これから行われる飲み会の日時や場所のことについて誰かに伝えることです。

ところが、
「報告」とは
 飲み会を実施したあと、
 みんな盛り上がったのか、
 有意義だったのかを誰かに伝えることです。


たとえば、
飲み会の真っ最中に本日の欠席者に電話して
 「いま、盛り上がってるよ」と伝えることは、
 状況"連絡"とはいわず、
 状況"報告"という言葉が適しています。


また、火事が起きたとき、
 「どこそこで火事が発生しました。
  至急、消防署に"報告"してください」とはいいません。

この場合、
 消防署に"連絡"してください、
 が正しい表現でしょう。

このように
「連絡」とは、
 これからのことを伝えることであり、

「報告」とは、
 既に起こったことを伝えることです。


両者を厳密に区別する必要はありませんが、

「連絡」は
 未来について、

「報告」は
 過去について、


 と覚えておくとよいでしょう。
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ボクの彼女は美人

たとえば、
「ボクの彼女は美人です」
 という報告はいかがでしょうか。


一見、
 きわめて明快でわかりやすい表現です。
ところが、
 どんな女性を美しいと思うかは
 好みもあって人それぞれです。



ある人は
 「美女だ」と思っても、
別のある人からは
 「そうかなぁ」というのが、主観というものです。

では、
 「女優の○○さん似で、とても美人です」という報告はいかがでしょうか。

 これも、適切ではありません。

「女優の○○似」というのも、やはり主観だからです。
人によって「イエス」とも「ノー」ともとれるからです。


事実報告として適切なのは、
 本人を連れてきて紹介したり、
 いくつかの写真をみせて「このような人物です」と事実を示すことです。
その後、「ボクは彼女が美人だと思いますが…」と第一人称で伝え、
 事実と主観を区別することが重要なのです。

事実と主観をわけて報告せよ

報告の〝上級者〟とは、
 客観的な事実と主観を
 きちんと区別して上司に伝えられる人です。


主観とは
 自分の考えのことです。


なぜ、
事実と主観を分けなければならないのでしょうか。

それは、
報告を受ける際、
上司がもっとも知りたいのは、
 客観的な事実だからです。


事実を正確に把握してこそ、
 上司は正しい判断を導き出すことができるのです。

結論から先に述べよ

報告する際心掛けるべきは、
 まず最初に結論から述べるということです。


何はさておき、結論です。

たとえば、
 「結論から申しあげますと、
  ○○の件につきましては○○という結論になりました。
  理由は…」

 
 が正しい報告の仕方です。


大事なことは、上司の立場を理解して報告することです。
上司がもっとも聞きたいことは何か。
それは、結論です。
うまくいったか、いかなかったか、結論が知りたいのです。


ところが、プロセスばかり長々と説明して、なかなか結論をいわない部下がいます。


「昨日A社を訪問しました。
駅から結構距離がありまして、道に少し迷ってしまいました。
しかも、日差しも強かったので、背中が汗ばみ…」と時間軸に沿って延々説明するのです。


苦労談や経過も順を追ってすべて話したい気持ちはわかりますが、とにかく先に結論をいうことが大切です。結論を先に述べ、次にその理由(根拠)、そして最後に経緯や背景を述べます。簡潔に結論から話すようになるには、常日頃から報告事項を整理しまとめる癖をつけておくことが大切です。

報告できない部下は信用されない

報告ができていない人の特徴は、
 いつも上司から
 「あの仕事どうなった?」とか
 「いまどんな状況?」
 などと先に聞かれてしまう人です。

報告は重要な仕事のひとつです。
仕事ができる人ほど報告の重要性に気づいています。

上司から見て安心して仕事を任せられる部下とは、
 ×仕事は早いが報告ができないAさん
 ○仕事は遅くとも報告を自ら進んで積極的に行うBさん


 Bさんの方なのです。


Aさんは「こんな小さな情報はわざわざ報告するまでもない」など自分の勝手な解釈で決めつけたり、「面倒だな」とか「あとで伝えればいいや」など報告の手間を惜しむ人です。メール(文章)で伝えたから、あるいは上司の隣で仕事をしているのだから、イチイチ報告なんかしなくても『わかってくれているだろう』と考えるのは大間違いです。


報告を受けることによって、上司は部下の仕事の進捗状況を把握することができます。どんなに素晴らしい仕事をしても、報告がきちんとできないような人は上司には評価されません。


「あの件どうなった?」と上司に催促されるようではすでに『失格』なのです。「あの件どうなった?」の言葉の裏には「こまめに仕事の進捗状況を報告してほしい」という上司の願いが含まれているのです。
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