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ビジネスメールの定型フォーマット

1.宛先
 株式会社○○産業
 営業部 ××様

2.書き出し
 いつも大変お世話になっております。

3.名乗り
 株式会社 ○△□産業 営業部 山田です。

4.本文(用件)
 このたびは貴社新商品○○PRホームページ開設に
 際しまして、弊社をご起用いただき誠にありがとうございます。
 弊社といたしましては、現在数々のヒット商品を開発されている
 貴社とのお取引を祈念しておりましたが、
 今回、弊社インターネット××をご用命いただきましたこと、
 光栄に存じます。
 この上は、貴社のご期待に万が一にも背かぬよう、
 全力を尽くしてホームページ開設に取り組んでまいります。

5.結び
 これを機に、なにとぞ末永くお付き合いいただけますよう、
 お願い申し上げます。

6.署名
*******************
株式会社 ○△□産業 営業部 山田太郎
ADDRESS:〒56-8502 東京都世田谷区桜丘1-1-1
TEL :0776-50-3013 
FAX :0776-67-7509
E-mail :yamada@xxxx.co.jp
*******************



宛先の書き方
宛先は、
 受信メールの宛先に書いてあるから本文中にはいらないという意見もありますが、
 ビジネスメールの場合、
 個人で使用しているアドレスとは限りません。
確実に相手に伝わるように、
 本文中にも宛先を書きましょう。


特定の宛先宛
 所属のない個人宛の場合(例)
   山田 太郎様、山田 花子様
 
 会社に所属する個人宛の場合(例)
   株式会社 山田商事
  人事部 山田 太郎 様

複数の相手宛
 特定のグループに所属する全員に出す場合(例)
  広報担当者各位、
  報道関係者各位、
  広報担当者の皆様、
  報道関係者の皆様

 複数のグループ等にまたがって出す場合(例)
  教育改善プロジェクト関係者各位、
  番組制作関係者各位

 
書き出し
書き出し 本文
仕事相手に
  •いつもお世話になっております。
  •貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
  •貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  •ますますご健勝(活躍)のことと存じます。
  •いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。
  •いつもお世話になっております。
  •いつもお手数をおかけしております。
  •ご無沙汰しております。
  •先日はお世話さまでした。
  •先日はお疲れさまでした。
  •先日はごちそうさまでした。
  •お久しぶりです。
  •お元気ですか。
  •お変わりありませんか。
  •いかがお過ごしですか。

数日前に会った相手先へ
  •先日は、お付き合い下さり、誠にありがとうございました。
  •過日は、たいへんお世話になり感謝いたしております。

しばらく会っていない相手先へ
  ご無沙汰ばかりで申し訳ありません。
 
会ったことのない相手先へ
  •突然のメール失礼いたします。
  •はじめてメールを送らせていただきます。

連絡した理由を伝える
   ○○様よりメールアドレスを教えていただき連絡いたしております。

名乗り
あなたが何者かを名乗りましょう。
あなたが企業に所属しているのであれば、
 宛先と同じように、
 組織名と所属部署、名称を書きましょう。
送信者欄に表示されているので名乗りをしないで、
 本文に入る人も多いですが、
 誰からのメールかが分かりスムーズに呼んでもらうためにも
 名乗りをすることが望ましいでしょう。

(例)
 株式会社山田商事 営業部の山田太郎です。

本文
何より分かりやすく書くことが肝心です。
簡潔・丁寧に伝えるためには、
 社内メール(文例),社外メール(文例),社交メール(文例)を参照して下さい。

結び
結び 本文
  仕事相手に 何卒よろしくお願い申し上げます。
  ご高配賜りますようお願い申し上げます。
  (どうぞ)よろしくお廟い致します。
  あしからずご了承ください。
  oo様によろしくお伝えください。
  お詫びまで
  御礼まで
  お知らせまで
  ご連絡まで
  用件のみにて失礼します。

簡潔に 用件のみにて失礼いたします。
  はじめての相手に まずはご挨拶まで。
  後日、連絡が必要な場合に (それ)では、
   決まり次第ご連絡させていただきます。
  (それ)では、またご連絡いたします。
  (それ)では、分かり次第ご連絡させていただきます。

返事が必要な場合
  ご返信をお待ち申し上げております。
  お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願いいたします。
  恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。
  恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします。
  お手数ですが、10日(月)午前中までに、
   ご返信賜りますようお願い申し上げます。


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文頭の挨拶の言葉

文頭の挨拶の言葉

いつもお世話になっております。
いつも大変お世話になっております。
いつもお世話になり、ありがとうございます。
その節は大変お世話になり、ありがとうございます。
いつもご利用ありがとうございます。
いつもお引き立ていただき誠にありがとうございます。
いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
いつも格別のご協力をいただき、ありがとうございます。
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

ご無沙汰しております。
先日はありがとうございました。
早速のご連絡ありがとうございます。
ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。
ご連絡ありがとうございます。
ご連絡いただきありがとうございます。

毎度ありがとうございます。
毎度お引き立ていただき、厚く御礼申しあげます。
日頃より弊社製品をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
格別のご愛顧を賜り、従業員一同心より感謝しております。

平素は格別のお引き立てをいただき、ありがとうございます。
平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申しあげます。
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜りまして誠に有難うございます。
平素はお引き立て誠に有難うございます.
平素は格別のお引き立てにあずかり誠にありがとうございます。
平素はご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
平素はご愛顧を賜り厚くお礼申しあげます。
平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。

日頃のお引立てありがとうございます。
日頃は一方ならぬご愛顧を賜り、心より御礼を申し上げます。
日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。

挨拶の言葉

ビジネスメールは
 手紙と違い、
 時候の挨拶などは省略するのが一般的です。

とは言え、
 名前を名乗っていきなり用件に入っては、
 無粋なメールになってしまいますので、
 やはりひと言挨拶の言葉を入れたいものです。


「いつもお世話になっております。」だけでなく
いろいろな挨拶の言葉を使いましょう

お礼メール、依頼メール、お詫びのメールなど、
 内容によって使い分けましょう。


いつも一緒に仕事をしている人に出す 挨拶のメール
 ・いつもお世話になっております。
 ・いつも大変お世話になっております。
 ・いつもお世話になり、ありがとうございます。

久しぶりにメールを出す人 依頼のメール
 ・ご無沙汰しております。

一緒に仕事をした人に出す お礼のメール
 ・先日はありがとうございました。

お願いのメールを出して 返事を頂いた人に出す お礼のメール
 ・早速のご連絡ありがとうございます。

メールをもらって 返事が遅れた時に出す お詫びのメール
 ・ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。

連絡メールをもらって  すぐに返事を出す お礼のメール。
 ・ご連絡ありがとうございます。
 ・ご連絡いただきありがとうございます。

お礼

ビジネス文書文例集

1.厚く御礼申し上げます。
2.まずは略儀ながら書中をもってお礼申し上げます。
3.本来であればお伺いしてお礼申し述べるところ、
 略儀ではございますが、書面をもってお礼申し上げます。
4.ご挨拶かたがたお礼申し上げます。
5.本当にありがとうございました。
6.誠にありがとうございました。
7.急なお願いにもかかわらず、すぐにお手配くださり、誠にありがとうございました。
8.お忙しいところ、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

9.いろいろとお心遣いをいただき、ありがとうございました。
10.本日は、(  )へご招待いただき、誠にありがとうございました。
11.(   )にご快諾いただきまして、誠にありがとうございました。

断りのお決まりフレーズ

フレーズ
 使用例

お断り申しあげます。
 誠に、残念ではございますが、お断り申しあげます。

いまのところ必要ございません。
 せっかくのお申し出ではございますが、今のところ必要ございません。

結構でございます。
 ご出席のお返事は送らなくとも結構でございます。

お申し出はお受けいたしかねます。
 直接ご来社頂いてのお申し出はお受けいたしかねます。

お申し出はお引受けかねます。
 今回のお申し出はお引受けかねます。

お受けすることはできません。
 当社の規程で、贈呈品はお受けすることはできません。

お受けいたしかねます。
 お受けいたしかねますが、担当には伝えておきます。

お断りせざるを得ない状況です。
 今回は残念ながら条件が合いませんので、
 お断りせざるを得ない状況です。

ご要望には添いかねます。
 今回のご要望には添いかねますので、あしからずご了承ください。

ご遠慮申し上げます。
 けっくなお話ではありますが、ご遠慮申し上げます。

お気持ちだけ頂戴します。
 せっかくのお申し出ですが、
 お気持ちだけありがたく頂戴します。

謹んでご辞退させていただきたく思います。
 今回は、謹んでご辞退させていただきたく思います。

ご勘弁いただきたく思います。
 スピーチだけはご勘弁いただきたく思います。

ご容赦のほどお願い申し上げます。
 申し訳ありませんが、今回はご容赦のほどお願い申し上げます。

とても私には力が及びません。
 何はともあれ、お役に立ちたいところですが、
 とても私には力が及びません。

私ではまだ荷が重すぎます。
 そんな大役をお引き受けするのは、
 私ではまだ荷が重すぎます。

私などが出る幕ではございません。
 そうそうたる面々の中で、
 とても私などが出る幕ではございません。

どうにもご用立てはいたしかねます。
 申し訳ありませんが、
 どうにもご用立てはいたしかねます。

金子の都合はつきかねます。
 仰せの通りの金子の都合はつきかねます。

お引受けしたいのですが
 お引受けしたいのですが、
 とても私には力が及びません。

お役に立ちたいところですが
 お役に立ちたいところですが、
 とても私には力が及びません。

ご協力申し上げたい気持ちは山々でございますが
 ご協力申し上げたい気持ちは山々でございますが、
 とても私には力が及びません。

誠に残念ではございますが
 慎重に選考致しました結果、
 誠に残念ではございますが、
 ご期待に副うことができませんでした。


不本意ながら
 不本意ながら、ご辞退させていただきたく思います。

申し訳なく存じますが
 申し訳なく存じますが、ご辞退させていただきたく思います。

せっかくのお申し出ではありますが、
 せっかくのお申し出ではありますが、
 貴社との新規お取引の件は、見送らせていただきたいと存じます。

せっかくのご依頼ではございますが、
 せっかくのご依頼ではございますが、お引き受けすることができません。

せっかくお頼り下さいましたのに
 せっかくお頼り下さいましたのに、お引き受けすることができません。

お力になれなくて
 お力になれなくて申しわけなく思っております。

お役に立てなくて
 お役に立てなくて申し訳ありません。

ご協力できなくて
 せっかくですが、ご協力できなくて申し訳ありません。

なにとぞ事情をご賢察のうえ
 なにとぞ事情をご賢察のうえ、
 ご高承賜わりますよう伏してお願い申し上げます。

なにとぞ事情をご高察賜りまして
 なにとぞ当方の事情をご高察賜りまして、
 あしからずご了承のほどお願い申し上げます。

なにとぞ本事情をお察しいただき
 なにとぞ本事情をお察しいただき、
 あしからずご了承のほどお願い申し上げます

難しい状況です
 あいにく他に予定が入っており、日程調整が難しい状況です。

せっかくですが
 せっかくですが、
 今回は都合がつかずに申し訳ございません。

あいにく
 あいにく既に予定が入っており、参加できそうにありません。

願ってもない機械ですが
 願ってもない機械ですが、ご一緒するのは難しい状況です。

私の一存では決めかねます
 ありがたいお話ですが、私の一存では決めかねます。

認められません
 納期の延長は申し訳ありませんが認められません。

納得できません
 今になって見合わせるというのは納得できません。

承服いたしかねます
 今になって契約条件の変更は承服いたしかねます。



断りの言い換えフレーズ
フレーズ
 使用例

遠慮しておきます
 •辞退します
 •ご遠慮申し上げます
 •お気持ちだけ頂戴します

お断りします
 •お受けすることはできません
 •お受けいたしかねます
 •ご要望に沿いかねます

難しいと思います
 •難しい状況です
 •私の一存では決めかねます
 •お断りせざるを得ない状況です

認められません
 •認められません
 •納得できません
 •承服いたしかねます

お断りしてすみません
 •せっかくですが
 •あいにく
 •願ってもない機会ですが
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